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Quand la boutique a dit oui et que je n’avais pas de facture

Par Fiona Walsh, vendeuse d’artisanat fait main — Burlington, VT

Je fabrique des pièces en céramique. Des tasses, des bols, des vases, de petites pièces sculpturales. Je tourne de la poterie depuis 2014 — d’abord comme loisir dans un atelier partagé, puis comme revenu d’appoint en vendant sur les foires artisanales du Vermont, puis comme activité à plein temps à partir de 2019.

Le modèle des foires artisanales a un plafond. On ne peut faire qu’un certain nombre de week-ends, et les ventes du week-end dépendent de la météo, de la fréquentation et sont épuisantes. Je gagnais environ 2 400 $/mois au pic de la saison des foires — bon pour la fin de l’été et l’automne, calme de janvier à avril.

Le tournant est venu quand une boutique d’articles pour la maison du centre-ville de Burlington m’a contactée. Une cliente avait photographié ma tasse lors d’une foire et avait identifié la boutique sur Instagram. La propriétaire de la boutique voulait vendre mon travail.

J’étais ravie. Puis elle m’a demandé : « Vous faites de la vente en gros ou en dépôt-vente ? »

Je n’avais jamais réfléchi à l’un ni à l’autre. Je ne connaissais pas la différence.

Vente en gros ou dépôt-vente : la différence de facturation

Vente en gros : le détaillant achète vos produits directement à un tarif de gros remisé (généralement 40 à 50 % de moins que le prix de détail). Il devient propriétaire du stock. Il vous paie que les articles se vendent ou non.

Dépôt-vente : vos produits restent dans la boutique du détaillant ; vous êtes payée uniquement lorsque les articles se vendent, à un pourcentage de la vente (généralement 50 à 60 % pour vous, 40 à 50 % pour la boutique). Le détaillant ne possède rien jusqu’à la vente.

Les deux ont des implications sur la facturation.

La boutique de Burlington voulait commencer par du dépôt-vente — elle n’était pas sûre de la façon dont mon travail se vendrait dans son magasin et ne voulait pas s’engager sur un achat en gros. J’ai accepté.

En trois mois, tout ce que j’avais déposé s’était vendu. Elle a réapprovisionné en dépôt-vente à nouveau. Au cinquième mois, elle a proposé de passer à la vente en gros.

La facturation du dépôt-vente est la partie qui a demandé du travail pour bien faire les choses.

Règlement de dépôt-vente — [Nom du détaillant] — [Mois] :

Le registre d’inventaire joint à la facture de règlement — qui suit ce qui se trouve dans la boutique à tout moment — est essentiel pour le dépôt-vente. Sans lui, vous vous fiez entièrement à l’honnêteté du détaillant quant à ce qui s’est vendu.

La facture de vente en gros (après sa conversion)

Éditeur de factures de l'app Invoice Flow d'un fabricant de bougies — bougies de soja et un diffuseur à bâtonnets au prix unitaire de gros avec SKU et le PO de l'acheteur dans des champs personnalisés
SKU, prix unitaire, le PO de l'acheteur — le système de la boutique l'accepte comme celui de n'importe quel fournisseur.

Une fois que la boutique est passée à la vente en gros, la facturation est devenue plus simple et plus prévisible.

Commande en gros — [Nom du détaillant] — [Date] :

Articles :

La mention MAP (prix minimum annoncé) sur la facture protège mes prix de détail. Si un compte de gros vend mes tasses à 18 $ (en dessous du prix auquel je les vends en direct), cela cannibalise ma propre boutique. La politique MAP l’empêche.

Factures de commissions personnalisées

Une partie de mon chiffre d’affaires provient de commissions personnalisées — cadeaux de mariage, pièces commémoratives, projets de design d’intérieur.

Commission personnalisée — [Nom du client] — [Date] :

La note d’annulation concernant la proposition de la pièce à la vente générale compte particulièrement pour la poterie. Une combinaison d’émail personnalisée que j’ai développée pour un client peut ne pas se vendre facilement ailleurs — mais une commission pour un émail standard que j’utilise régulièrement peut tout à fait être vendue. Les clients qui comprennent cela annulent moins souvent.

Reçus de vente au détail sur les foires artisanales

Documents de l'app Invoice Flow d'un vendeur d'artisanat — une commande de bougies en gros, une commande sur mesure de cadeaux de mariage avec acompte, une commande cadeau d'entreprise payée et un brouillon
Vente en gros, une commande sur mesure avec acompte, une série de cadeaux d'entreprise — le loisir est devenu une entreprise.

Les ventes en foire artisanale se font en espèces et par carte. Mais certains clients — en particulier les architectes d’intérieur et les acheteurs d’entreprise — ont besoin d’un reçu à des fins de frais professionnels.

Reçu de vente au détail — [Nom de l’atelier] — [Date] :

InvoiceFlow les génère sur place à partir d’un modèle mobile. Je les envoie à l’e-mail du client avant qu’il ne quitte le stand.

Ventes en ligne et factures Etsy/plateformes

Écran des produits de l'app Invoice Flow d'une entreprise de bougies — bougies, boîtes, fondants, diffuseurs et coffrets cadeaux avec SKU et stock suivi
Chaque ligne avec son propre SKU et son compteur de stock — l'étagère de l'atelier, numérisée.

La plupart des ventes sur les places de marché en ligne ne nécessitent pas de facture séparée — la plateforme fournit une confirmation. Mais pour les acheteurs qui ont besoin d’une facture officielle (acheteurs internationaux ayant des exigences douanières, acheteurs professionnels), InvoiceFlow en génère une rapidement.

Facture de vente en ligne — [Nom du client] — [Date] :

L’entreprise après six ans

Répartition actuelle du chiffre d’affaires :

Quand je ne faisais que des foires artisanales, je gagnais 2 400 $/mois au pic de la saison et beaucoup moins en hiver. Les comptes de gros m’ont donné un revenu indépendamment de la saison.

Ce qu’InvoiceFlow fait pour les vendeurs d’artisanat fait main

La facturation des vendeurs d’artisanat fait main couvre les factures de règlement de dépôt-vente avec suivi des stocks, les commandes en gros avec politique MAP et Net 30, les acomptes de commissions personnalisées avec conditions d’annulation, les reçus de vente au détail en foire artisanale et les factures complémentaires des plateformes en ligne. InvoiceFlow gère tout cela depuis une seule application Android — des modèles distincts pour chaque type de facturation, le suivi des acomptes pour les commissions et le format professionnel que les acheteurs au détail et les clients d’entreprise attendent.

Téléchargez InvoiceFlow. Créez le modèle de règlement de dépôt-vente avec la référence au registre d’inventaire. Créez le modèle de vente en gros avec la note de politique MAP et les conditions Net 30. Ajoutez la politique d’acompte et d’annulation aux factures de commissions personnalisées. Le compte de boutique qui réapprovisionne en gros chaque trimestre est le revenu qui vous fait traverser les saisons de foires calmes.

Fiona Walsh est la propriétaire de Walsh Ceramics à Burlington, Vermont, où elle vend des céramiques faites main sur les foires artisanales, en ligne, via des comptes de vente en gros au détail et par commission personnalisée.