Când boutique-ul a spus da și eu nu aveam nicio factură

De Fiona Walsh, vânzătoare de produse handmade — Burlington, VT

Fac vase din ceramică. Căni, boluri, vaze, mici piese sculpturale. Modelez ceramică din 2014 — mai întâi ca hobby într-un atelier comun, apoi ca venit secundar vânzând la târguri de artizanat din Vermont, apoi ca activitate cu normă întreagă începând din 2019.

Modelul târgurilor de artizanat are un plafon. Poți face doar un anumit număr de weekenduri, iar vânzările de weekend depind de vreme, de trafic și sunt epuizante. Făceam cam 2.400 $/lună în vârful sezonului de târguri — bine la sfârșitul verii și toamna, slab din ianuarie până în aprilie.

Schimbarea a venit când un boutique de obiecte pentru casă din centrul Burlington m-a contactat. Un client fotografiase cana mea la un târg și etichetase boutique-ul pe Instagram. Proprietara boutique-ului voia să comercializeze lucrările mele.

Eram încântată. Apoi m-a întrebat: „Lucrezi en-gros sau în consignație?”

Nu mă gândisem niciodată la vreuna dintre variante. Nu știam diferența.

En-gros vs. consignație: diferența de facturare

En-gros: retailerul cumpără produsele tale definitiv la un discount en-gros (de obicei 40–50% din prețul de retail). Ei dețin stocul. Îți plătesc indiferent dacă articolele se vând.

Consignație: produsele tale stau în magazinul retailerului; ești plătit doar când articolele se vând, la un procent din vânzare (de obicei 50–60% pentru tine, 40–50% pentru magazin). Retailerul nu deține nimic până la vânzare.

Ambele au implicații de facturare.

Boutique-ul din Burlington voia să înceapă cu consignație — nu era sigură cum se vor vinde lucrările mele în magazinul ei și nu voia să se angajeze la o achiziție en-gros. Am fost de acord.

În trei luni, tot ce dădusem în consignație se vânduse. A recomandat din nou în consignație. Până în luna a cincea, mi-a propus să trecem la en-gros.

Facturarea în consignație a fost partea care a necesitat efort pentru a fi făcută corect.

Decontare consignație — [Numele retailerului] — [Luna]:

Perioadă de decontare: [Data început] – [Data sfârșit]
Stoc în consignație la începutul perioadei: [N] piese (vezi jurnalul de stoc atașat)
Articole vândute în această perioadă:
- Cană — Seria Forest (4): preț retail 48 $ × 60% pentru creator = 28,80 $/piesă × 4 = 115,20 $
- Vază — Celadon (2): preț retail 95 $ × 60% pentru creator = 57,00 $/piesă × 2 = 114,00 $
- Bol — Salt Glaze (3): preț retail 62 $ × 60% = 37,20 $/piesă × 3 = 111,60 $
Total vânzări în această perioadă: 340,80 $
Stoc în consignație la sfârșitul perioadei: [N] piese (vezi atașat)
Remitere: Datorată în [N] zile de la decontare

Jurnalul de stoc atașat facturii de decontare — care urmărește ce se află în magazin în orice moment — este esențial pentru consignație. Fără el, te bazezi în întregime pe onestitatea retailerului cu privire la ce s-a vândut.

Factura en-gros (după ce a convertit)

Editorul de facturi din Invoice Flow app al unui producător de lumânări — lumânări de soia și un difuzor cu bețișoare la preț unitar en-gros cu SKU-uri și PO-ul cumpărătorului în câmpuri personalizate — SKU-uri, preț unitar, PO-ul cumpărătorului — sistemul boutique-ului îl acceptă ca al oricărui furnizor.

Odată ce boutique-ul a trecut la en-gros, facturarea a devenit mai simplă și mai previzibilă.

Comandă en-gros — [Numele retailerului] — [Data]:

Cont: [Numele boutique-ului] | Număr PO: [PO-####]
Certificat de revânzare: La dosar

Articole:

Cană — Seria Forest (cant.: 12): preț en-gros 22,00 $ × 12 = 264,00 $
Vază — Celadon (cant.: 6): preț en-gros 45,00 $ × 6 = 270,00 $
Bol — Salt Glaze (cant.: 8): preț en-gros 28,00 $ × 8 = 224,00 $
Sculptură mică — Abstract (cant.: 4): preț en-gros 55,00 $ × 4 = 220,00 $
Subtotal: 978,00 $
Transport: 45,00 $
Total comandă: 1.023,00 $
Termeni de plată: Net-30
Notă: Prețul en-gros presupune că articolele vor fi vândute cu amănuntul la nu mai puțin de 2,1× prețul en-gros (politică de preț minim de publicitate)

Nota MAP (preț minim de publicitate) de pe factură îmi protejează prețurile de retail. Dacă un cont en-gros vinde cănile mele la 18 $ (sub prețul la care le vând eu direct), subminează propriul meu magazin. Politica MAP previne acest lucru.

Facturi pentru comenzi la comandă

O parte din veniturile mele provin din comenzi la comandă — cadouri de nuntă, piese comemorative, proiecte de design interior.

Comandă la comandă — [Numele clientului] — [Data]:

Comandă: [Descriere — de ex., set de 8 farfurii, glazură personalizată, paleta de culori aleasă de client]
Specificații: [Dimensiuni, glazură, finisaj, cantitate, data livrării]
Consultanță de design: Inclusă
Finalizare estimată: [Interval de date]
Onorariu comandă: [sumă] $
Suprataxă de urgență (dacă e cazul): [sumă] $ (finalizare în [N] săptămâni)
Total: [total] $
Avans (50%, nerambursabil, datorat la confirmarea comenzii): [avans] $
Sold (datorat la finalizare, înainte de expediere): [sold] $
Anulare: Avansul este nerambursabil. Piesa comandată poate fi oferită spre vânzare generală dacă este anulată după începerea producției.

Nota privind anularea despre oferirea piesei spre vânzare generală contează în mod special pentru ceramică. O combinație de glazură personalizată pe care am dezvoltat-o pentru un client s-ar putea să nu se vândă ușor în altă parte — dar o comandă cu o glazură standard pe care o folosesc în mod regulat poate fi absolut vândută. Clienții care înțeleg acest lucru anulează mai rar.

Chitanțe de retail de la târgurile de artizanat

Documente în aplicația Invoice Flow ale unui vânzător de produse handmade — o comandă en-gros de lumânări, o comandă personalizată de favoruri de nuntă cu avans, o comandă corporate de cadouri plătită și o ciornă — En-gros, o comandă personalizată cu avans, un lot de cadouri corporate — hobby-ul e acum o afacere.

Vânzările la târgurile de artizanat sunt cu numerar și card. Dar unii clienți — în special designeri de interior și cumpărători corporativi — au nevoie de o chitanță în scopuri de cheltuieli.

Chitanță de retail — [Numele atelierului] — [Data]:

Eveniment/Locație: [Numele târgului de artizanat, oraș]
Articole:
- [Numele articolului]: [preț] $
- [Numele articolului]: [preț] $
Total: [total] $
Plată: [Numerar / Card]
Notă: Ceramică handmade — [Numele atelierului], Burlington, Vermont

InvoiceFlow le generează pe loc dintr-un șablon mobil. Le trimit clientului pe e-mail înainte să plece de la stand.

Vânzări online și facturi Etsy/platformă

Ecranul de produse din Invoice Flow app al unei afaceri de lumânări — lumânări, cutii de tablă, tablete de ceară, difuzoare și seturi cadou cu SKU-uri și stoc urmărit — Fiecare poziție cu propriul SKU și număr de stoc — raftul studioului, digitalizat.

Majoritatea vânzărilor din marketplace-uri online nu necesită o factură separată — platforma oferă confirmarea. Dar pentru cumpărătorii care au nevoie de o factură formală (cumpărători internaționali cu cerințe vamale, cumpărători de afaceri), InvoiceFlow generează una rapid.

Factură vânzare online — [Numele clientului] — [Data]:

Platformă: [Etsy / Site] | Comandă #: [numărul comenzii de pe platformă]
Articol: [Descriere]
Preț: [sumă] $
Transport: [sumă] $
Total: [total] $
Notă: Factură pentru raportare vamală/de cheltuieli. Tranzacția de pe platformă este evidența oficială.

Afacerea după șase ani

Structura actuală a veniturilor:

Conturi en-gros (3 boutique-uri): 1.023 $ + 840 $ + 620 $ = medie de 2.483 $/lună
Vânzări online (Etsy + site): aproximativ 2.100 $/lună
Comenzi la comandă (3–5/lună): aproximativ 2.400 $/lună
Târguri de artizanat (sezoanele de primăvară și toamnă): medie de aproximativ 1.800 $/lună (mai mult în sezon)
En-gros corporativ și design interior: aproximativ 900 $/lună
Venit lunar total: aproximativ 9.683 $/lună

Când făceam doar târguri de artizanat, câștigam 2.400 $/lună în vârful sezonului și mult mai puțin iarna. Conturile en-gros mi-au adus venit indiferent de sezon.

Ce face InvoiceFlow pentru vânzătorii de produse handmade

Facturarea vânzătorilor de produse handmade cuprinde facturi de decontare a consignației cu urmărirea stocului, comenzi en-gros cu politică MAP și net-30, avansuri pentru comenzi la comandă cu termeni de anulare, chitanțe de retail de la târguri și facturi suplimentare pentru platforme online. InvoiceFlow gestionează toate acestea dintr-o singură aplicație Android — șabloane separate pentru fiecare tip de facturare, urmărirea avansurilor pentru comenzi și formatul profesional pe care cumpărătorii de retail și clienții corporativi îl așteaptă.

Descarcă InvoiceFlow. Construiește șablonul de decontare a consignației cu referința la jurnalul de stoc. Construiește șablonul en-gros cu nota de politică MAP și termeni net-30. Adaugă politica de avans și de anulare la facturile pentru comenzi la comandă. Contul de boutique care recomandă en-gros în fiecare trimestru este venitul care te ajută să treci peste sezoanele slabe de târguri.

Fiona Walsh este proprietara Walsh Ceramics din Burlington, Vermont, vânzând lucrări din ceramică handmade la târguri de artizanat, online, prin conturi de retail en-gros și la comandă.