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Cuando la boutique dijo que sí y yo no tenía factura

Por Fiona Walsh, vendedora de artesanía — Burlington, VT

Hago piezas de cerámica. Tazas, cuencos, jarrones, pequeñas piezas escultóricas. Llevo modelando cerámica desde 2014: primero como afición en un taller compartido, luego como ingreso complementario vendiendo en ferias de artesanía de Vermont, y desde 2019 como práctica a tiempo completo.

El modelo de las ferias de artesanía tiene un techo. Solo puedes hacer un número limitado de fines de semana, y las ventas dependen del clima, del flujo de gente y son agotadoras. En mi mejor temporada de ferias ganaba unos 2.400 USD/mes, bien de finales de verano y en otoño, flojo de enero a abril.

El cambio llegó cuando una boutique de artículos para el hogar del centro de Burlington se puso en contacto. Una clienta había fotografiado mi taza en una feria y etiquetó a la boutique en Instagram. La dueña de la boutique quería tener mi trabajo.

Estaba encantada. Entonces me preguntó: “¿Trabajas al por mayor o en consignación?”

Nunca había pensado en ninguna de las dos. No sabía la diferencia.

Por mayor vs. consignación: la diferencia en la facturación

Por mayor: el minorista compra tus productos directamente con un descuento mayorista (normalmente 40–50 % sobre el precio de venta al público). El inventario es suyo. Te pagan tanto si los artículos se venden como si no.

Consignación: tus productos permanecen en la tienda del minorista; te pagan solo cuando los artículos se venden, con un porcentaje sobre la venta (normalmente 50–60 % para ti, 40–50 % para la tienda). El minorista no posee nada hasta que se vende.

Ambas tienen implicaciones en la facturación.

La boutique de Burlington quería empezar con consignación, no estaba segura de cómo se venderían mis piezas en su tienda y no quería comprometerse con una compra al por mayor. Acepté.

En tres meses se había vendido todo lo que había dejado en consignación. Volvió a pedir en consignación otra vez. Para el quinto mes, me propuso pasar a la modalidad al por mayor.

La facturación de consignación fue la parte que costó afinar.

Liquidación de consignación — [Nombre del minorista] — [Mes]:

El registro de inventario adjunto a la factura de liquidación —que controla qué hay en la tienda en todo momento— es esencial para la consignación. Sin él, dependes por completo de la honestidad del minorista sobre lo que se vendió.

La factura al por mayor (después de que cambió)

Editor de facturas de Invoice Flow app de un fabricante de velas: velas de soja y un difusor de varillas a precio unitario mayorista con SKU y el PO del comprador en campos personalizados
SKU, precio unitario, el PO del comprador: el sistema de la boutique lo acepta como el de cualquier proveedor.

Una vez que la boutique pasó a la modalidad al por mayor, la facturación se volvió más sencilla y previsible.

Pedido al por mayor — [Nombre del minorista] — [Fecha]:

Artículos:

La nota de MAP (precio mínimo anunciado) en la factura protege mis precios de venta al público. Si una cuenta mayorista vende mis tazas a 18 USD (por debajo de lo que las vendo directamente), socava mi propia tienda. La política de MAP lo evita.

Facturas de encargos personalizados

Una parte de mis ingresos proviene de encargos personalizados: regalos de boda, piezas conmemorativas, proyectos de diseño de interiores.

Encargo personalizado — [Nombre del cliente] — [Fecha]:

La nota de cancelación sobre ofrecer la pieza a la venta general importa especialmente en cerámica. Una combinación de esmalte personalizada que desarrollé para un cliente puede no venderse fácilmente en otro lugar, pero un encargo con un esmalte estándar que uso habitualmente sí puede venderse sin problema. Los clientes que entienden esto cancelan menos.

Recibos de venta al público en ferias de artesanía

Documentos de Invoice Flow app de un vendedor de productos artesanales — un pedido mayorista de velas, un pedido de detalles de boda a medida con depósito, un pedido corporativo de regalos pagado y un borrador
Mayoreo, un pedido a medida con depósito, una tanda de regalos corporativos — el hobby ya es un negocio.

Las ventas en ferias de artesanía son en efectivo y con tarjeta. Pero algunos clientes —en particular diseñadores de interiores y compradores corporativos— necesitan un recibo a efectos de gastos.

Recibo de venta — [Nombre del taller] — [Fecha]:

InvoiceFlow los genera al momento desde una plantilla móvil. Los envío al correo del cliente antes de que se vaya del puesto.

Ventas en línea y facturas de Etsy/plataformas

Pantalla de productos de Invoice Flow app de un negocio de velas — velas, latas, ceras aromáticas, difusores y sets de regalo con SKUs y stock controlado
Cada línea con su propio SKU y recuento de stock — la estantería del estudio, digitalizada.

La mayoría de las ventas en plataformas en línea no requieren una factura aparte, la plataforma proporciona la confirmación. Pero para compradores que necesitan una factura formal (compradores internacionales con requisitos aduaneros, compradores empresariales), InvoiceFlow genera una rápidamente.

Factura de venta en línea — [Nombre del cliente] — [Fecha]:

El negocio seis años después

Desglose de ingresos actual:

Cuando solo hacía ferias de artesanía, ganaba 2.400 USD/mes en temporada alta y mucho menos en invierno. Las cuentas al por mayor me dieron ingresos independientemente de la temporada.

Lo que InvoiceFlow hace por los vendedores de artesanía

La facturación de un vendedor de artesanía abarca facturas de liquidación de consignación con control de inventario, pedidos al por mayor con política de MAP y Net-30, anticipos de encargos personalizados con condiciones de cancelación, recibos de venta en ferias de artesanía, y facturas complementarias para plataformas en línea. InvoiceFlow gestiona todo esto desde una sola app Android: plantillas separadas para cada tipo de facturación, seguimiento de anticipos para encargos, y el formato profesional que esperan los compradores minoristas y los clientes corporativos.

Descarga InvoiceFlow. Crea la plantilla de liquidación de consignación con la referencia al registro de inventario. Crea la plantilla al por mayor con la nota de política de MAP y las condiciones Net-30. Añade el anticipo y la política de cancelación a las facturas de encargos personalizados. La cuenta de la boutique que vuelve a pedir al por mayor cada trimestre es el ingreso que te saca adelante en las temporadas flojas de ferias.

Fiona Walsh es propietaria de Walsh Ceramics en Burlington, Vermont, donde vende cerámica artesanal en ferias, en línea, a través de cuentas minoristas al por mayor y por encargo personalizado.