Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Khi boutique nói “Đồng ý” mà tôi không có hóa đơn

Bởi Fiona Walsh, Người bán đồ thủ công — Burlington, VT

Tôi làm đồ gốm — cốc, tô, bình, những tác phẩm điêu khắc nhỏ. Tôi đã chuốt gốm từ năm 2014 — đầu tiên như một sở thích trong một studio dùng chung, rồi thành một nguồn thu nhập phụ bán tại các hội chợ thủ công ở Vermont, rồi thành công việc toàn thời gian từ năm 2019.

Mô hình hội chợ thủ công có một giới hạn trần. Bạn chỉ làm được bấy nhiêu cuối tuần, và doanh số cuối tuần phụ thuộc vào thời tiết, lượng khách qua lại, và rất mệt mỏi. Vào mùa cao điểm hội chợ tôi kiếm được khoảng 2.400$/tháng — tốt vào cuối hè và mùa thu, ế ẩm từ tháng Một đến tháng Tư.

Bước ngoặt đến khi một boutique đồ gia dụng ở trung tâm Burlington liên hệ. Một khách hàng đã chụp ảnh chiếc cốc của tôi tại hội chợ và gắn thẻ boutique trên Instagram. Chủ boutique muốn bày bán tác phẩm của tôi.

Tôi rất vui. Rồi cô ấy hỏi: “Chị làm theo kiểu bán sỉ hay ký gửi?”

Tôi chưa từng nghĩ đến cả hai. Tôi không biết chúng khác nhau chỗ nào.

Bán sỉ và ký gửi: Sự khác biệt về cách lập hóa đơn

Bán sỉ: nhà bán lẻ mua đứt sản phẩm của bạn với mức chiết khấu sỉ (thường giảm 40–50% so với giá bán lẻ). Họ sở hữu hàng tồn kho. Họ trả tiền cho bạn bất kể món hàng có bán được hay không.

Ký gửi: sản phẩm của bạn nằm trong cửa hàng của nhà bán lẻ; bạn chỉ được trả tiền khi hàng bán được, theo một tỷ lệ phần trăm trên giá bán (thường 50–60% cho bạn, 40–50% cho cửa hàng). Nhà bán lẻ không sở hữu gì cho đến khi bán được.

Cả hai đều có ý nghĩa về mặt lập hóa đơn.

Boutique ở Burlington muốn bắt đầu bằng hình thức ký gửi — cô ấy chưa chắc tác phẩm của tôi sẽ bán chạy thế nào trong cửa hàng và không muốn cam kết mua sỉ. Tôi đồng ý.

Trong vòng ba tháng, mọi thứ tôi ký gửi đều đã bán hết. Cô ấy đặt lại theo hình thức ký gửi lần nữa. Đến tháng thứ năm, cô ấy đề nghị chuyển sang mua sỉ.

Chính phần lập hóa đơn ký gửi mới là thứ tốn công để làm cho đúng.

Quyết toán ký gửi — [Tên nhà bán lẻ] — [Tháng]:

Nhật ký tồn kho đính kèm với hóa đơn quyết toán — theo dõi những gì đang có trong cửa hàng tại bất kỳ thời điểm nào — là điều thiết yếu với hình thức ký gửi. Không có nó, bạn hoàn toàn phụ thuộc vào sự trung thực của nhà bán lẻ về những gì đã bán.

Hóa đơn bán sỉ (sau khi cô ấy chuyển đổi)

Trình chỉnh sửa hóa đơn của Invoice Flow app của một người làm nến — nến đậu nành và một khuếch tán tinh dầu que với giá bán sỉ theo đơn vị cùng mã SKU và PO của bên mua trong trường tùy chỉnh
SKU, giá theo đơn vị, PO của bên mua — hệ thống của boutique chấp nhận như bất kỳ nhà cung cấp nào.

Khi boutique chuyển sang mua sỉ, việc lập hóa đơn trở nên đơn giản và dễ dự đoán hơn.

Đơn hàng sỉ — [Tên nhà bán lẻ] — [Ngày]:

Các món:

Ghi chú MAP (giá quảng cáo tối thiểu) trên hóa đơn bảo vệ giá bán lẻ của tôi. Nếu một tài khoản sỉ bán cốc của tôi với giá 18$ (thấp hơn giá tôi bán trực tiếp), nó phá giá chính cửa hàng của tôi. Chính sách MAP ngăn điều này.

Hóa đơn đặt riêng theo yêu cầu

Một phần doanh thu của tôi đến từ các đơn đặt riêng theo yêu cầu — quà cưới, đồ tưởng niệm, các dự án thiết kế nội thất.

Đơn đặt riêng — [Tên khách hàng] — [Ngày]:

Ghi chú về việc hủy đơn về việc đưa tác phẩm ra bán chung đặc biệt quan trọng với đồ gốm. Một tổ hợp men tùy chỉnh tôi phát triển riêng cho một khách có thể không dễ bán ở nơi khác — nhưng một đơn đặt với loại men tiêu chuẩn tôi hay dùng thì chắc chắn có thể bán được. Những khách hiểu điều này thường ít hủy đơn hơn.

Biên nhận bán lẻ tại hội chợ thủ công

Tài liệu của Invoice Flow app cho một người bán hàng thủ công — một đơn sỉ nến, một đơn quà cưới tùy chỉnh đã đặt cọc, một đơn quà tặng doanh nghiệp đã thanh toán và một bản nháp
Bán sỉ, một đơn tùy chỉnh đã cọc, một đợt quà doanh nghiệp — sở thích giờ đã là một doanh nghiệp.

Bán hàng tại hội chợ thủ công là tiền mặt và thẻ. Nhưng một số khách — đặc biệt là nhà thiết kế nội thất và khách doanh nghiệp — cần biên nhận cho mục đích chi phí.

Biên nhận bán lẻ — [Tên studio] — [Ngày]:

InvoiceFlow tạo các biên nhận này ngay tại chỗ từ một mẫu trên điện thoại. Tôi gửi chúng đến email của khách trước khi họ rời gian hàng.

Bán hàng trực tuyến và hóa đơn Etsy/nền tảng

Màn hình sản phẩm Invoice Flow app của một doanh nghiệp nến — nến, hộp thiếc, sáp thơm, máy khuếch tán và bộ quà tặng với SKU và tồn kho được theo dõi
Mỗi dòng có SKU và số lượng tồn riêng — kệ hàng studio, được số hóa.

Hầu hết giao dịch bán hàng trên chợ trực tuyến không cần một hóa đơn riêng — nền tảng đã cung cấp xác nhận. Nhưng với những người mua cần hóa đơn chính thức (khách quốc tế có yêu cầu hải quan, khách doanh nghiệp), InvoiceFlow tạo một hóa đơn nhanh chóng.

Hóa đơn bán hàng trực tuyến — [Tên khách hàng] — [Ngày]:

Việc kinh doanh sau sáu năm

Cơ cấu doanh thu hiện tại:

Khi tôi chỉ làm hội chợ thủ công, tôi kiếm 2.400$/tháng vào mùa cao điểm và ít hơn nhiều vào mùa đông. Các tài khoản sỉ mang lại cho tôi thu nhập bất kể mùa nào.

InvoiceFlow làm được gì cho người bán đồ thủ công

Việc lập hóa đơn của người bán đồ thủ công trải rộng từ hóa đơn quyết toán ký gửi kèm theo dõi tồn kho, đơn hàng sỉ với chính sách MAP và net-30, đặt cọc đơn đặt riêng với điều khoản hủy, biên nhận bán lẻ tại hội chợ thủ công, đến hóa đơn bổ sung trên nền tảng trực tuyến. InvoiceFlow xử lý tất cả những việc này từ một ứng dụng Android — mẫu riêng cho từng loại hóa đơn, theo dõi đặt cọc cho các đơn đặt riêng, và định dạng chuyên nghiệp mà những người mua bán lẻ và khách doanh nghiệp mong đợi.

Tải InvoiceFlow. Dựng mẫu quyết toán ký gửi với phần tham chiếu nhật ký tồn kho. Dựng mẫu bán sỉ với ghi chú chính sách MAP và điều khoản net-30. Thêm chính sách đặt cọc và hủy đơn vào hóa đơn đặt riêng. Tài khoản boutique đặt lại hàng sỉ mỗi quý chính là nguồn thu nhập giúp bạn vượt qua những mùa hội chợ ế ẩm.

Fiona Walsh là chủ của Walsh Ceramics ở Burlington, Vermont, bán đồ gốm thủ công tại các hội chợ thủ công, trực tuyến, qua các tài khoản bán lẻ sỉ, và theo đơn đặt riêng.