Когато бутикът каза „да“, а аз нямах фактура

От Фиона Уолш, продавач на ръчно изработени изделия — Бърлингтън, Върмонт

Правя керамични съдове. Чаши, купи, вази, малки скулптурни творби. Хвърлям грънци от 2014 г. — първо като хоби в споделено ателие, после като страничен доход, продавайки на занаятчийски базари във Върмонт, а от 2019 г. — като основна дейност на пълен работен ден.

Моделът на занаятчийския базар има таван. Можете да правите само определен брой уикенди, а продажбите през уикенда зависят от времето, от посещаемостта и са изтощителни. В пика на сезона на базарите изкарвах около 4 800 лв. на месец — добре за края на лятото и есента, слабо от януари до април.

Промяната дойде, когато бутик за домашни стоки в центъра на Бърлингтън се свърза с мен. Клиент беше снимал моята чаша на базар и беше отбелязал бутика в Instagram. Собственичката на бутика искаше да предлага моите творби.

Бях във възторг. После тя попита: „Работите ли на едро или на консигнация?“

Никога не бях мислила за нито едно от двете. Не знаех разликата.

Едро срещу консигнация: разликата във фактурирането

Едро: търговецът купува продуктите ви директно с отстъпка на едро (обикновено 40–50% от цената на дребно). Той притежава стоката. Плаща ви независимо дали изделията се продават.

Консигнация: продуктите ви стоят в магазина на търговеца; получавате плащане само когато изделията се продадат, като процент от продажбата (обикновено 50–60% за вас, 40–50% за магазина). Търговецът не притежава нищо до момента на продажбата.

И двете имат последици за фактурирането.

Бутикът в Бърлингтън искаше да започне с консигнация — тя не беше сигурна как ще се продават творбите ми в магазина ѝ и не искаше да се ангажира с покупка на едро. Съгласих се.

В рамките на три месеца всичко, което бях дала на консигнация, се беше продало. Тя поръча отново на консигнация. До петия месец предложи да преминем към едро.

Фактурирането на консигнацията беше частта, която изискваше усилия, за да я направя правилно.

Консигнационен отчет — [Име на търговеца] — [Месец]:

• Отчетен период: [Начална дата] – [Крайна дата]
• Консигнационна стока в наличност в началото на периода: [N] бройки (виж приложения инвентарен дневник)
• Продадени изделия през този период:
  • Чаша — серия Forest (4): цена на дребно 96 лв. × 60% за майстора = 57,60 лв./бр. × 4 = 230,40 лв.
  • Ваза — Celadon (2): цена на дребно 190 лв. × 60% за майстора = 114,00 лв./бр. × 2 = 228,00 лв.
  • Купа — Salt Glaze (3): цена на дребно 124 лв. × 60% = 74,40 лв./бр. × 3 = 223,20 лв.
• Общо продажби за периода: 681,60 лв.
• Консигнационна стока в наличност в края на периода: [N] бройки (виж приложението)
• Плащане: дължимо в рамките на [N] дни от отчета

Инвентарният дневник, приложен към отчетната фактура — проследяващ какво има в магазина по всяко време — е от съществено значение за консигнацията. Без него разчитате изцяло на честността на търговеца за това какво се е продало.

Фактурата на едро (след като тя премина)

След като бутикът премина на едро, фактурирането стана по-просто и по-предвидимо.

Поръчка на едро — [Име на търговеца] — [Дата]:

• Клиент: [Име на бутика] | Номер на поръчка: [PO-####]
• Сертификат за препродажба: наличен

Изделия:

• Чаша — серия Forest (кол.: 12): цена на едро 44,00 лв. × 12 = 528,00 лв.
• Ваза — Celadon (кол.: 6): цена на едро 90,00 лв. × 6 = 540,00 лв.
• Купа — Salt Glaze (кол.: 8): цена на едро 56,00 лв. × 8 = 448,00 лв.
• Малка скулптура — Abstract (кол.: 4): цена на едро 110,00 лв. × 4 = 440,00 лв.
• Междинна сума: 1 956,00 лв.
• Доставка: 90,00 лв.
• Обща сума на поръчката: 2 046,00 лв.
• Условия за плащане: Net-30
• Забележка: цената на едро предполага, че изделията ще се продават на дребно на не по-малко от 2,1× цената на едро (политика за минимална обявена цена)

Бележката за MAP (минимална обявена цена) във фактурата защитава цената ми на дребно. Ако клиент на едро продава чашите ми на 36 лв. (под цената, на която ги продавам директно), това подбива собствения ми магазин. Политиката за MAP предотвратява това.

Фактури за поръчки по поръчка

Част от приходите ми идват от поръчки по поръчка — сватбени подаръци, възпоменателни изделия, проекти за интериорен дизайн.

Поръчка по поръчка — [Име на клиента] — [Дата]:

• Поръчка: [Описание — напр. комплект от 8 чинии за хранене, глазура по поръчка, избрана от клиента цветова палитра]
• Спецификации: [Размери, глазура, покритие, количество, дата на доставка]
• Консултация за дизайн: включена
• Прогнозно завършване: [Времеви диапазон]
• Такса за поръчка: [сума] лв.
• Надбавка за спешност (ако е приложимо): [сума] лв. (завършване в рамките на [N] седмици)
• Общо: [обща сума] лв.
• Депозит (50%, невъзстановим, дължим при потвърждаване на поръчката): [депозит] лв.
• Остатък (дължим при завършване, преди изпращане): [остатък] лв.
• Анулиране: депозитът е невъзстановим. Изделието може да бъде предложено за обща продажба, ако поръчката бъде анулирана след започване на производството.

Бележката за анулиране относно предлагането на изделието за обща продажба има значение специално за грънчарството. Комбинация от глазура по поръчка, която съм разработила за един клиент, може да не се продаде лесно другаде — но поръчка за стандартна глазура, която използвам редовно, определено може да бъде продадена. Клиентите, които разбират това, анулират по-рядко.

Разписки за продажби на дребно на занаятчийски базари

Продажбите на занаятчийски базари са в брой и с карта. Но някои клиенти — особено интериорни дизайнери и корпоративни купувачи — се нуждаят от разписка за целите на разходите.

Разписка за продажба на дребно — [Име на ателието] — [Дата]:

• Събитие/Локация: [Име на занаятчийския базар, град]
• Изделия:
  • [Име на изделието]: [цена] лв.
  • [Име на изделието]: [цена] лв.
• Общо: [обща сума] лв.
• Плащане: [В брой / С карта]
• Забележка: Ръчно изработена керамика — [Име на ателието], Бърлингтън, Върмонт

InvoiceFlow ги генерира на място от мобилен шаблон. Изпращам ги на имейла на клиента, преди да напусне щанда.

Онлайн продажби и фактури от Etsy/платформи

Повечето продажби от онлайн пазари не изискват отделна фактура — платформата предоставя потвърждение. Но за купувачи, които се нуждаят от официална фактура (международни купувачи с митнически изисквания, бизнес купувачи), InvoiceFlow генерира такава бързо.

Фактура за онлайн продажба — [Име на клиента] — [Дата]:

• Платформа: [Etsy / Уебсайт] | Поръчка №: [номер на поръчката от платформата]
• Изделие: [Описание]
• Цена: [сума] лв.
• Доставка: [сума] лв.
• Общо: [обща сума] лв.
• Забележка: Фактура за митнически/разходни отчети. Транзакцията в платформата е меродавният запис.

Бизнесът шест години по-късно

Текуща разбивка на приходите:

• Клиенти на едро (3 бутика): 2 046 + 1 680 + 1 240 = средно 4 966 лв./месец
• Онлайн продажби (Etsy + уебсайт): приблизително 4 200 лв./месец
• Поръчки по поръчка (3–5/месец): приблизително 4 800 лв./месец
• Занаятчийски базари (пролетен и есенен сезон): приблизително средно 3 600 лв./месец (повече в сезона)
• Корпоративен и интериорен дизайн на едро: приблизително 1 800 лв./месец
• Общ месечен приход: приблизително 19 366 лв./месец

Когато правех само занаятчийски базари, изкарвах 4 800 лв./месец в пиковия сезон и много по-малко през зимата. Клиентите на едро ми дадоха доход независимо от сезона.

Какво прави InvoiceFlow за продавачите на ръчно изработени изделия

Фактурирането на продавач на ръчно изработени изделия обхваща консигнационни отчетни фактури с проследяване на инвентара, поръчки на едро с MAP политика и net-30, депозити по поръчки с условия за анулиране, разписки за продажба на дребно на базари и допълнителни фактури за онлайн платформи. InvoiceFlow се справя с всички тях от едно Android приложение — отделни шаблони за всеки тип фактуриране, проследяване на депозити за поръчки и професионалният формат, който търговците на дребно и корпоративните клиенти очакват.

Изтеглете InvoiceFlow. Изградете шаблона за консигнационен отчет с референция към инвентарния дневник. Изградете шаблона за едро с бележка за MAP политика и условия net-30. Добавете депозита и политиката за анулиране към фактурите за поръчки по поръчка. Бутиковият клиент, който поръчва на едро всяко тримесечие, е доходът, който ви преживява през слабите сезони на базарите.

Фиона Уолш е собственик на Walsh Ceramics в Бърлингтън, Върмонт, продавайки ръчно изработена керамика на занаятчийски базари, онлайн, чрез търговци на едро и по поръчка.