Invoice Flow app icon Invoice Flow management App downloaden
NL

Toen de boetiek ja zei en ik geen factuur had

Door Fiona Walsh, maker van handgemaakte producten — Burlington, VT

Ik maak keramische vormen. Mokken, kommen, vazen, kleine sculpturale stukken. Ik draai pottenbakkerswerk sinds 2014 — eerst als hobby in een gedeeld atelier, daarna als bijverdienste met verkoop op ambachtsmarkten in Vermont, en sinds 2019 als fulltime praktijk.

Het ambachtsmarktmodel heeft een plafond. Je kunt maar zoveel weekenden doen, en weekendverkoop is afhankelijk van het weer, de toeloop, en het is uitputtend. Op mijn drukste marktseizoen verdiende ik zo’n € 2.400 per maand — goed voor de late zomer en herfst, traag van januari tot april.

De omslag kwam toen een woonwinkel in het centrum van Burlington contact opnam. Een klant had mijn mok op een markt gefotografeerd en de boetiek getagd op Instagram. De eigenaar van de boetiek wilde mijn werk gaan voeren.

Ik was dolblij. Toen vroeg ze: “Doe je groothandel of consignatie?”

Ik had nog nooit over een van beide nagedacht. Ik kende het verschil niet.

Groothandel versus consignatie: het verschil in facturatie

Groothandel: de retailer koopt je producten direct af met groothandelskorting (meestal 40–50% van de winkelprijs). Zij worden eigenaar van de voorraad. Ze betalen je ongeacht of de stukken verkopen.

Consignatie: je producten staan in de winkel van de retailer; je krijgt pas betaald wanneer stukken verkopen, tegen een percentage van de verkoop (meestal 50–60% voor jou, 40–50% voor de winkel). De retailer bezit niets tot de verkoop.

Beide hebben gevolgen voor de facturatie.

De boetiek in Burlington wilde beginnen met consignatie — ze wist niet zeker hoe mijn werk in haar winkel zou verkopen en wilde zich niet vastleggen op een groothandelsinkoop. Ik ging akkoord.

Binnen drie maanden was alles wat ik in consignatie had gegeven verkocht. Ze bestelde opnieuw in consignatie. Tegen maand vijf bood ze aan over te stappen op groothandel.

De consignatiefacturatie was het deel dat moeite kostte om goed te krijgen.

Consignatieafrekening — [Naam retailer] — [Maand]:

Het voorraadlogboek bij de afrekenfactuur — dat bijhoudt wat er op elk moment in de winkel ligt — is essentieel voor consignatie. Zonder dat vertrouw je volledig op de eerlijkheid van de retailer over wat er verkocht is.

De groothandelsfactuur (nadat ze overstapte)

Invoice Flow app factuureditor van een kaarsenmaker — sojakaarsen en een geurstokjesdiffuser tegen groothandelsprijs per stuk met SKU's en de PO van de koper in aangepaste velden
SKU's, stukprijs, de PO van de koper — het systeem van de boutique accepteert het als van elke leverancier.

Toen de boetiek overstapte op groothandel, werd factureren eenvoudiger en voorspelbaarder.

Groothandelsorder — [Naam retailer] — [Datum]:

Artikelen:

De MAP-opmerking (minimum advertised price) op de factuur beschermt mijn winkelprijzen. Als een groothandelsklant mijn mokken voor € 18 verkoopt (onder wat ik er direct voor vraag), ondermijnt dat mijn eigen winkel. MAP-beleid voorkomt dit.

Facturen voor maatwerkopdrachten

Een deel van mijn omzet komt uit maatwerkopdrachten — trouwgeschenken, herdenkingsstukken, interieurontwerpprojecten.

Maatwerkopdracht — [Naam klant] — [Datum]:

De annuleringsopmerking over het aanbieden van het stuk voor algemene verkoop is specifiek voor keramiek van belang. Een eigen glazuurcombinatie die ik voor één klant ontwikkelde, verkoopt elders misschien niet makkelijk — maar een opdracht met een standaardglazuur dat ik regelmatig gebruik, is absoluut te verkopen. Klanten die dit begrijpen, annuleren minder vaak.

Verkoopbonnen op ambachtsmarkten

Invoice Flow app documenten van een verkoper van handgemaakte producten — een groothandelsorder kaarsen, een op maat gemaakte order bruiloftsbedankjes op aanbetaling, een betaalde order bedrijfsgeschenken en een concept
Groothandel, een maatorder op aanbetaling, een bedrijfsgeschenkenserie — de hobby is nu een bedrijf.

Verkopen op ambachtsmarkten zijn contant en met kaart. Maar sommige klanten — met name interieurontwerpers en zakelijke kopers — hebben een bon nodig voor onkostendoeleinden.

Verkoopbon — [Naam atelier] — [Datum]:

InvoiceFlow maakt deze ter plekke vanuit een mobiele sjabloon. Ik stuur ze naar het e-mailadres van de klant voordat die de kraam verlaat.

Online verkoop en Etsy-/platformfacturen

Productenscherm van de Invoice Flow app van een kaarsenbedrijf — kaarsen, blikken, waxmelts, diffusers en cadeausets met SKU's en bijgehouden voorraad
Elke regel met een eigen SKU en voorraadaantal — de studioplank, gedigitaliseerd.

De meeste online marktplaatsverkopen vereisen geen aparte factuur — het platform levert de bevestiging. Maar voor kopers die een formele factuur nodig hebben (internationale kopers met douanevereisten, zakelijke kopers) maakt InvoiceFlow er snel een.

Online verkoopfactuur — [Naam klant] — [Datum]:

Het bedrijf na zes jaar

Huidige omzetverdeling:

Toen ik alleen ambachtsmarkten deed, verdiende ik € 2.400/maand in het hoogseizoen en veel minder in de winter. De groothandelsklanten gaven me inkomsten ongeacht het seizoen.

Wat InvoiceFlow doet voor makers van handgemaakte producten

Facturatie voor makers van handgemaakte producten omvat consignatieafrekeningen met voorraadbeheer, groothandelsorders met MAP-beleid en net-30, aanbetalingen voor maatwerkopdrachten met annuleringsvoorwaarden, verkoopbonnen op ambachtsmarkten en aanvullende platformfacturen. InvoiceFlow verwerkt al deze vanuit één Android-app — aparte sjablonen voor elk factuurtype, aanbetalingsregistratie voor opdrachten, en de professionele opmaak die retailkopers en zakelijke klanten verwachten.

Download InvoiceFlow. Bouw de consignatieafrekensjabloon met de verwijzing naar het voorraadlogboek. Bouw de groothandelssjabloon met MAP-beleidsopmerking en net-30-voorwaarden. Voeg de aanbetalings- en annuleringsvoorwaarden toe aan maatwerkfacturen. De boetiekklant die elk kwartaal opnieuw groothandel bestelt, is het inkomen dat je door de trage marktseizoenen heen helpt.

Fiona Walsh is eigenaar van Walsh Ceramics in Burlington, Vermont, en verkoopt handgemaakt keramisch werk op ambachtsmarkten, online, via groothandels-retailaccounts en op maatwerkopdracht.