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Du chaos de la saison fiscale à un revenu de forfait toute l’année

Par Sandra Osei, experte-comptable et consultante en tenue de livres — Cleveland, OH

Pendant les neuf premières années de mon cabinet comptable, j’ai fonctionné selon le calendrier traditionnel de la profession fiscale : de janvier à avril à pleine intensité, de mai à décembre à gratter pour trouver du travail au projet. La saisonnalité était intégrée au modèle économique. La préparation des déclarations fiscales était le service central. Tout le reste était secondaire.

En 2021, j’ai calculé ce que ce modèle me coûtait réellement. Mon chiffre d’affaires au 30 avril représentait environ sept fois mon chiffre d’affaires moyen d’octobre. J’avais 84 clients fiscaux actifs. Parmi eux, 31 avaient des besoins de tenue de livres toute l’année — gérer leur comptabilité chaque mois, préparer les états financiers pour leur banque, suivre les acomptes fiscaux trimestriels. De ces 31, je fournissais des services continus à exactement 9.

Les 22 autres faisaient appel à moi pour leurs impôts et trouvaient quelqu’un d’autre pour la tenue de livres mensuelle, ou la faisaient eux-mêmes mal et m’apportaient le nettoyage chaque avril.

Je laissais passer un revenu récurrent mensuel provenant de clients qui me faisaient déjà confiance.

La conversion aux forfaits mensuels de tenue de livres

J’ai contacté les 22 clients que j’avais identifiés et je leur ai proposé un forfait mensuel de tenue de livres. L’argumentaire était simple : au lieu de m’apporter une année de transactions non rapprochées chaque février, laissez-moi tenir votre comptabilité chaque mois. Vous aurez des états financiers exacts toute l’année. La saison fiscale prendra deux semaines au lieu de six.

Dix-sept des vingt-deux ont dit oui immédiatement. Trois ont dit oui après avoir vu les tarifs. Deux ont refusé — ils tenaient leur propre comptabilité et en étaient satisfaits.

La tarification des forfaits mensuels que j’ai construite :

Paliers de forfait de tenue de livres :

Le second défi de facturation : InvoiceFlow m’a permis de configurer des factures mensuelles récurrentes pour chaque client au palier approprié, générées automatiquement le premier du mois.

La facture de forfait mensuel de tenue de livres

Factures récurrentes de l'app Invoice Flow d'un cabinet comptable — forfaits de tenue de livres mensuels et un compte de traitement de paie bimensuel
Les forfaits et le compte de paie se facturent tout seuls le 1er — l'ironie s'arrête ici.

Pour chaque client récurrent, InvoiceFlow envoie :

Services mensuels de tenue de livres — [Nom de l’entreprise] — [Mois Année] :

Format de facture cohérent, même montant, même date chaque mois. Les clients voient exactement ce pour quoi ils paient. Les questions sur l’étendue de la mission ont pratiquement cessé après que j’ai ajouté la description de l’étendue au modèle.

Factures de préparation fiscale pour les clients annuels

Pour les clients qui font appel à moi uniquement pour la préparation fiscale annuelle, je facture à l’achèvement :

Services de préparation fiscale — [Nom du client] — Année fiscale [Année] :

La mention « télédéclaré après paiement » est intentionnelle. Elle évite les situations où la déclaration est prête et où le client retarde le paiement — le dépôt n’a lieu qu’après réception et confirmation du paiement.

Déclarations fiscales des sociétés et des entreprises

Éditeur de factures de l'app Invoice Flow d'un comptable — configuration QuickBooks, nettoyage historique, formation du personnel et une revue d'inventaire à des tarifs horaires
Configuration, nettoyage, formation, revue — chacun à son tarif, la mission et la période enregistrées.

Les déclarations fiscales des entités commerciales nécessitent plus de documentation sur la facture :

Préparation fiscale d’entreprise — [Nom de l’entreprise] — Année fiscale [Année] :

L’acompte pour les déclarations d’entreprise protège contre les clients qui disparaissent après avoir reçu leur déclaration sans payer. L’acompte de 50 % au début de la mission est désormais la norme pour toutes les déclarations d’entités commerciales.

Factures de conseil de directeur financier et de conseil financier

Statistiques de l'app Invoice Flow d'un cabinet comptable — chiffre d'affaires encaissé depuis le début de l'année avec le pic de la saison fiscale visible sur la tendance mensuelle
Le cabinet qui gère les comptes de tout le monde voit enfin les siens — pic de saison fiscale compris.

À mesure que les clients au forfait de tenue de livres se sont multipliés, les demandes de conseil ont augmenté — analyse de trésorerie, modélisation budgétaire, préparation de présentations pour les prêteurs. Je facture ces prestations séparément de la tenue de livres :

Conseil financier — [Nom de l’entreprise] — [Date] :

Les clients corporatifs disposant de services d’approvisionnement ajoutent des champs de bon de commande :

Services comptables — [Nom de la société] — [Mois Année] :

Cinq ans après la conversion aux forfaits

Les indicateurs de mon cabinet ont considérablement changé :

De janvier à avril, la saison fiscale apporte toujours un chiffre d’affaires concentré. Mais je gagne désormais plus en septembre que je ne gagnais en un seul mois il y a cinq ans. La falaise saisonnière a disparu.

Plus important encore : je n’accueille plus chaque février de nouveaux clients de la saison fiscale avec des désastres comptables à nettoyer. Les 20 clients au forfait arrivent à la saison fiscale avec une comptabilité propre et une année financière complète déjà rapprochée.

Ce qu’InvoiceFlow fait pour les experts-comptables et les teneurs de livres

La facturation d’un cabinet comptable couvre les forfaits mensuels récurrents générés automatiquement selon un calendrier, les factures de préparation fiscale annuelle avec conditions de dépôt après paiement, les déclarations fiscales d’entités commerciales avec structure d’acompte, les factures de conseil, et les champs de bon de commande corporatifs pour les clients commerciaux. InvoiceFlow gère tout cela depuis une seule application Android — l’infrastructure de facturation récurrente qui rend viable un cabinet comptable actif toute l’année.

Téléchargez InvoiceFlow. Identifiez vos clients fiscaux existants qui ont des besoins de tenue de livres toute l’année. Construisez les paliers de forfait. Configurez les factures récurrentes. Les clients sont déjà là — il leur faut juste une raison de tout regrouper chez vous.

Sandra Osei est experte-comptable et consultante en tenue de livres à Cleveland, dans l’Ohio, fournissant des services de tenue de livres mensuelle, de préparation fiscale individuelle et d’entreprise, et de conseil de directeur financier pour les petites et moyennes entreprises.