Invoice Flow app icon Invoice Flow management להורדת האפליקציה
HE

מכאוס עונת המסים להכנסת ריטיינר לאורך כל השנה

מאת סנדרה אוסיי, רואת חשבון ויועצת ניהול חשבונות

בתשע השנים הראשונות של משרד רואי החשבון שלי פעלתי לפי לוח השנה המסורתי של מקצוע המס: ינואר עד אפריל בעצימות מלאה, מאי עד דצמבר בחיפוש אחר עבודת פרויקטים. העונתיות הייתה מובנית במודל העסקי. הכנת דוחות מס הייתה השירות המרכזי. כל השאר היה משני.

בשנת 2021 חישבתי כמה המודל הזה עולה לי בפועל. ההכנסה שלי בסוף אפריל הייתה גבוהה פי שבעה בערך מההכנסה הממוצעת שלי באוקטובר. היו לי 84 לקוחות מס פעילים. מתוכם, ל-31 היו צרכי ניהול חשבונות לאורך כל השנה — ניהול הספרים חודשית, הכנת דוחות כספיים עבור הבנק שלהם, מעקב אחר מקדמות מס רבעוניות. מתוך אותם 31, סיפקתי שירותים שוטפים ל-9 בלבד.

22 האחרים השתמשו בי לצורכי מס ומצאו מישהו אחר לניהול חשבונות חודשי, או עשו זאת בעצמם בצורה גרועה והביאו לי את הניקוי בכל אפריל.

השארתי על השולחן הכנסה חודשית מחזורית מלקוחות שכבר סמכו עליי.

המעבר לריטיינרים חודשיים לניהול חשבונות

פניתי ל-22 הלקוחות שזיהיתי והצעתי ריטיינר חודשי לניהול חשבונות. המסר היה פשוט: במקום להביא לי שנה שלמה של תנועות לא מותאמות בכל פברואר, תנו לי לתחזק את הספרים שלכם חודשית. יהיו לכם דוחות כספיים מדויקים לאורך כל השנה. עונת המסים תיקח שבועיים במקום שישה.

שבעה עשר מתוך עשרים ושניים אמרו כן מיד. שלושה אמרו כן לאחר שראו את התמחור. שניים סירבו — הם ניהלו את הספרים בעצמם והיו מרוצים.

תמחור הריטיינר החודשי שבניתי:

מדרגות ריטיינר לניהול חשבונות:

אתגר החיוב השני: InvoiceFlow אפשר לי להגדיר חשבוניות חודשיות מחזוריות לכל לקוח במדרגה המתאימה, הנוצרות אוטומטית בראשון לחודש.

חשבונית הריטיינר החודשי לניהול חשבונות

חשבוניות חוזרות באפליקציית Invoice Flow של משרד רואי חשבון — ריטיינרים חודשיים להנהלת חשבונות וחשבון עיבוד שכר דו-חודשי
הריטיינרים וחשבון השכר מחייבים את עצמם ב-1 לחודש — האירוניה נגמרת כאן.

עבור כל לקוח מחזורי, InvoiceFlow שולח:

שירותי ניהול חשבונות חודשיים — [שם העסק] — [חודש שנה]:

פורמט חשבונית עקבי, אותו סכום, אותו תאריך בכל חודש. הלקוחות רואים בדיוק על מה הם משלמים. שאלות לגבי היקף ההתקשרות פסקו כמעט לחלוטין לאחר שהוספתי את תיאור ההיקף לתבנית.

חשבוניות הכנת מס ללקוחות שנתיים

עבור לקוחות המשתמשים בי רק להכנת דוחות מס שנתיים, אני מחייבת עם השלמת העבודה:

שירותי הכנת מס — [שם הלקוח] — שנת מס [שנה]:

הנוסח “מוגש עם קבלת התשלום” מכוון. הוא מונע מצבים שבהם הדוח מוכן והלקוח מעכב תשלום — ההגשה מתבצעת רק לאחר שהתשלום התקבל ואושר.

דוחות מס לחברות ולעסקים

עורך החשבוניות של Invoice Flow app של מנהל חשבונות — הקמת QuickBooks, ניקוי היסטורי, הדרכת צוות וסקירת מלאי בתעריפים שעתיים
הקמה, ניקוי, הדרכה, סקירה — כל אחד בתעריפו, ההתקשרות והתקופה מתועדים.

דוחות מס לישויות עסקיות דורשים תיעוד רב יותר בחשבונית:

הכנת מס לעסק — [שם העסק] — שנת מס [שנה]:

המקדמה עבור דוחות עסקיים מגנה מפני לקוחות הנעלמים לאחר קבלת הדוח מבלי לשלם. מקדמה של 50% בתחילת ההתקשרות היא כעת סטנדרט עבור כל דוחות הישויות העסקיות.

חשבוניות ייעוץ פיננסי וייעוץ CFO

אנליטיקה באפליקציית Invoice Flow של משרד הנהלת חשבונות — הכנסה שנגבתה מתחילת השנה עם זינוק עונת המס גלוי במגמה החודשית
המשרד שמנהל את הספרים של כולם סוף סוף רואה את שלו — כולל זינוק עונת המס.

ככל שלקוחות הריטיינר לניהול חשבונות גדלו, כך גדלו גם בקשות הייעוץ — ניתוח תזרים מזומנים, מידול תקציב, הכנת מצגות למלווים. אני מחייבת עליהם בנפרד מניהול החשבונות:

ייעוץ פיננסי — [שם העסק] — [תאריך]:

לקוחות עסקיים עם מחלקות רכש מוסיפים שדות הזמנת רכש:

שירותי הנהלת חשבונות — [שם החברה] — [חודש שנה]:

חמש שנים לאחר המעבר לריטיינר

מדדי המשרד שלי השתנו באופן משמעותי:

ינואר עד אפריל עדיין מביא הכנסת עונת מסים מרוכזת. אך כעת אני מרוויחה יותר בספטמבר מכפי שהרווחתי בכל חודש בודד לפני חמש שנים. הצוק העונתי נעלם.

וחשוב מכך: אינני קולטת לקוחות עונת מסים חדשים עם אסונות ניקוי חשבונות בכל פברואר. 20 לקוחות הריטיינר מגיעים לעונת המסים עם ספרים נקיים ושנה כספית שלמה שכבר הותאמה.

מה InvoiceFlow עושה עבור רואי חשבון ומנהלי חשבונות

חיוב במשרד רואי חשבון מכסה ריטיינרים חודשיים מחזוריים הנוצרים אוטומטית לפי לוח זמנים, חשבוניות הכנת מס שנתיות עם תנאי הגשה-בעת-תשלום, דוחות מס לישויות עסקיות עם מבני מקדמה, חשבוניות ייעוץ, ושדות הזמנת רכש עבור לקוחות עסקיים. InvoiceFlow מטפל בכל אלה מאפליקציית Android אחת — תשתית החיוב המחזורי שהופכת משרד רואי חשבון פעיל לאורך כל השנה לבר-קיימא.

הורידו את InvoiceFlow. זהו את לקוחות המס הקיימים שלכם בעלי צורכי ניהול חשבונות לאורך השנה. בנו את מדרגות הריטיינר. הגדירו את החשבוניות המחזוריות. הלקוחות כבר שם — הם רק צריכים סיבה להתאחד תחתיכם.

סנדרה אוסיי היא רואת חשבון ויועצת ניהול חשבונות, המספקת שירותי ניהול חשבונות חודשיים, הכנת דוחות מס ליחידים ולעסקים, ושירותי ייעוץ CFO לעסקים קטנים ובינוניים.