Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hanki sovellus
FI

Verokauden kaaoksesta ympärivuotisiin toimeksiantotuloihin

Kirjoittanut Sandra Osei, KLT ja kirjanpidon konsultti

Kirjanpitotoimistoni ensimmäiset yhdeksän vuotta toimin verokauden perinteisen kalenterin mukaan: tammikuusta huhtikuuhun täydellä teholla, toukokuusta joulukuuhun projektitöitä kaapien. Kausiluonteisuus oli rakennettu sisään liiketoimintamalliin. Veroilmoitusten laadinta oli ydinpalvelu. Kaikki muu oli toissijaista.

Vuonna 2021 laskin, mitä tämä malli todella minulle maksoi. Huhtikuun lopun liikevaihtoni oli noin seitsemänkertainen keskimääräiseen lokakuun liikevaihtooni verrattuna. Minulla oli 84 aktiivista veroasiakasta. Näistä 31:llä oli ympärivuotisia kirjanpitotarpeita — kuukausittainen kirjanpidon hoito, tilinpäätösten laadinta pankkia varten, ennakkoverojen seuranta. Näistä 31:stä tarjosin jatkuvia palveluita täsmälleen 9:lle.

Loput 22 käyttivät minua verotukseen ja etsivät jonkun muun kuukausittaiseen kirjanpitoon, tai hoitivat sen itse huonosti ja toivat minulle korjaustyön joka huhtikuu.

Olin jättänyt kuukausittaisia toistuvia tuloja pöydälle asiakkailta, jotka jo luottivat minuun.

Siirtyminen kuukausittaisiin kirjanpitotoimeksiantoihin

Otin yhteyttä tunnistamiini 22 asiakkaaseen ja tarjosin kuukausittaista kirjanpidon toimeksiantoa. Myyntipuhe oli yksinkertainen: sen sijaan että tuot minulle vuoden verran täsmäyttämättömiä tapahtumia joka helmikuu, anna minun ylläpitää kirjanpitoasi kuukausittain. Sinulla on tarkat taloustiedot ympäri vuoden. Verokausi kestää kaksi viikkoa kuuden sijaan.

Seitsemäntoista kahdestakymmenestäkahdesta sanoi kyllä heti. Kolme sanoi kyllä nähtyään hinnoittelun. Kaksi kieltäytyi — he hoitivat oman kirjanpitonsa ja olivat tyytyväisiä.

Rakentamani kuukausittainen toimeksiantohinnoittelu:

Kirjanpitotoimeksiannon tasot:

Toinen laskutushaaste: InvoiceFlow’lla saatoin asettaa toistuvat kuukausilaskut kullekin asiakkaalle sopivalla tasolla, muodostuen automaattisesti kuun ensimmäisenä.

Kuukausittaisen kirjanpitotoimeksiannon lasku

Invoice Flow app -toistuvat laskut tilitoimistolta — kuukausittaiset kirjanpitoretainerit ja puolen kuukauden välein laskutettava palkanlaskentatili
Retainerit ja palkanlaskentatili laskuttavat itsensä 1. päivänä — ironia päättyy tähän.

Kullekin toistuvalle asiakkaalle InvoiceFlow lähettää:

Kuukausittainen kirjanpitopalvelu — [Yrityksen nimi] — [Kuukausi vuosi]:

Johdonmukainen laskumuoto, sama summa, sama päivämäärä joka kuukausi. Asiakkaat näkevät tarkalleen, mistä maksavat. Kysymykset toimeksiannon laajuudesta käytännössä loppuivat, kun lisäsin laajuuskuvauksen malliin.

Veroilmoituslaskut vuosiasiakkaille

Asiakkaille, jotka käyttävät minua vain vuosittaiseen veroilmoitukseen, laskutan valmistuttua:

Veroilmoituspalvelu — [Asiakkaan nimi] — Verovuosi [Vuosi]:

“Lähetetään maksun jälkeen” -ehto on tarkoituksellinen. Se estää tilanteet, joissa ilmoitus on valmis ja asiakas viivyttelee maksua — lähetys tapahtuu vasta kun maksu on vastaanotettu ja vahvistettu.

Yhtiöiden veroilmoitukset

Invoice Flow app -laskueditori kirjanpitäjältä — QuickBooks-käyttöönotto, historiadatan siivous, henkilöstön koulutus ja varastokatselmus tuntihinnoilla
Käyttöönotto, siivous, koulutus, katselmus — kukin hinnallaan, toimeksianto ja kausi kirjattuna.

Yhtiömuotoisten toimijoiden veroilmoitukset vaativat enemmän dokumentaatiota laskuun:

Yrityksen veroilmoituksen laadinta — [Yrityksen nimi] — Verovuosi [Vuosi]:

Yritysilmoitusten ennakkomaksu suojaa asiakkailta, jotka katoavat saatuaan ilmoituksen maksamatta. 50 %:n ennakkomaksu toimeksiannon alussa on nyt vakiokäytäntö kaikille yhtiömuotoisille veroilmoituksille.

Talousjohtajan neuvonta- ja talouskonsultointilaskut

Invoice Flow app -analytiikka kirjanpitotoimistolle — vuoden alusta kerätty liikevaihto veroajan piikin näkyessä kuukausittaisessa kehityksessä
Toimisto, joka hoitaa kaikkien kirjanpidon, näkee vihdoin oman — veroajan piikkeineen kaikkineen.

Kirjanpitotoimeksiantoasiakkaiden kasvaessa kasvoivat myös konsultointipyynnöt — kassavirta-analyysi, budjettimallinnus, lainaneuvottelujen valmistelu. Laskutan nämä erikseen kirjanpidosta:

Talouskonsultointi — [Yrityksen nimi] — [Päivämäärä]:

Yritysasiakkaat, joilla on hankintaosasto, lisäävät ostotilausnumerokentät:

Kirjanpitopalvelut — [Yrityksen nimi] — [Kuukausi vuosi]:

Viisi vuotta toimeksiantosiirtymän jälkeen

Toimistoni mittarit ovat muuttuneet olennaisesti:

Tammikuusta huhtikuuhun tuo edelleen keskittynyttä verokauden liikevaihtoa. Mutta ansaitsen nyt syyskuussa enemmän kuin missään yksittäisessä kuukaudessa viisi vuotta sitten. Kausiluonteinen pudotus on poissa.

Vielä tärkeämpää: en ota enää joka helmikuu uusia verokauden asiakkaita kirjanpidon korjauskatastrofien kera. Ne 20 toimeksiantoasiakasta saapuvat verokaudelle puhtain kirjoin ja täydellisellä, jo täsmäytetyllä talousvuodella.

Mitä InvoiceFlow tekee kirjanpitäjille ja tilitoimistoille

Kirjanpitotoiminnan laskutus kattaa kuukausittaiset toistuvat toimeksiannot, jotka muodostuvat aikataulun mukaan automaattisesti, vuosittaiset veroilmoituslaskut maksun jälkeen lähetettävine ehtoineen, yhtiöiden veroilmoitukset ennakkomaksurakenteineen, konsultointi- ja neuvontalaskut sekä yritysasiakkaiden ostotilauskentät. InvoiceFlow hoitaa nämä kaikki yhdestä Android-sovelluksesta — toistuvan laskutuksen infrastruktuurin, joka tekee ympärivuotisesta kirjanpitotoiminnasta kannattavan.

Lataa InvoiceFlow. Tunnista nykyiset veroasiakkaasi, joilla on ympärivuotisia kirjanpitotarpeita. Rakenna toimeksiantotasot. Aseta toistuvat laskut. Asiakkaat ovat jo olemassa — he tarvitsevat vain syyn keskittää palvelut sinulle.

Sandra Osei on KLT-kirjanpitäjä ja kirjanpidon konsultti, joka tarjoaa kuukausittaisia kirjanpitopalveluita, henkilöiden ja yritysten veroilmoitusten laadintaa sekä talousjohtajan neuvontapalveluita pienille ja keskisuurille yrityksille.