Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hämta appen
SV

Från kaos i deklarationstider till löpande arvodesintäkter året runt

Av Sandra Osei, auktoriserad revisor och bokföringskonsult — Göteborg

Under de första nio åren av min revisionsbyrå arbetade jag efter branschens traditionella kalender: full intensitet under vår och tidig sommar när deklarationerna ska in, och sedan kämpande efter projektarbete resten av året. Säsongsvariationen var inbyggd i affärsmodellen. Deklarationshjälp var kärntjänsten. Allt annat var sekundärt.

År 2021 räknade jag ut vad den modellen faktiskt kostade mig. Min intäkt i deklarationstider var ungefär sju gånger min genomsnittliga intäkt under hösten. Jag hade 84 aktiva deklarationskunder. Av dessa hade 31 bokföringsbehov året runt — sköta bokföringen månadsvis, ta fram underlag till banken, hålla koll på preliminärskatt. Av de 31 levererade jag löpande tjänster till exakt 9.

De övriga 22 använde mig för deklarationen och hittade någon annan för den löpande bokföringen, eller skötte den själva dåligt och kom till mig med städjobbet varje vår.

Jag hade lämnat återkommande månadsintäkter på bordet — från kunder som redan litade på mig.

Övergången till månatliga bokföringsarvoden

Jag kontaktade de 22 kunder jag identifierat och erbjöd ett månatligt bokföringsarvode. Argumentet var enkelt: istället för att komma till mig med ett helt år av oavstämda transaktioner varje februari, låt mig sköta din bokföring månadsvis. Du får korrekta siffror året runt. Deklarationssäsongen tar två veckor istället för sex.

Sjutton av de tjugotvå sa ja direkt. Tre sa ja efter att ha sett prissättningen. Två tackade nej — de skötte sin egen bokföring och var nöjda.

Prissättningen för månadsarvoden som jag byggde upp:

Nivåer för bokföringsarvode:

Den andra faktureringsutmaningen: InvoiceFlow lät mig ställa in återkommande månadsfakturor för varje kund på lämplig nivå, automatiskt genererade den första i månaden.

Fakturan för månatlig bokföring

Återkommande fakturor i Invoice Flow app för en redovisningsbyrå — månatliga bokföringsretainers och ett lönehanteringskonto varannan månad
Retainers och lönekontot fakturerar sig själva den 1:a — ironin slutar här.

För varje återkommande kund skickar InvoiceFlow:

Månatliga bokföringstjänster — [Företagsnamn] — [Månad År]:

Konsekvent fakturaformat, samma belopp, samma datum varje månad. Kunderna ser exakt vad de betalar för. Frågor om uppdragets omfattning upphörde i stort sett efter att jag lade till omfattningsbeskrivningen i mallen.

Deklarationsfakturor för årliga kunder

För kunder som endast använder mig för den årliga deklarationen fakturerar jag vid slutförande:

Deklarationstjänster — [Kundnamn] — Taxeringsår [År]:

Formuleringen “skickas in vid betalning” är avsiktlig. Den förhindrar situationer där deklarationen är klar men kunden dröjer med betalningen — inlämning sker först efter att betalning mottagits och bekräftats.

Företags- och bolagsdeklarationer

Invoice Flow app fakturaredigerare för en bokförare — QuickBooks-uppsättning, historisk rensning, personalutbildning och en lagergenomgång till timpriser
Uppsättning, rensning, utbildning, genomgång — var och en till sitt pris, uppdraget och perioden dokumenterade.

Deklarationer för juridiska personer kräver mer dokumentation på fakturan:

Bolagsdeklaration — [Företagsnamn] — Taxeringsår [År]:

Handpenningen för bolagsdeklarationer skyddar mot kunder som försvinner efter att ha fått deklarationen utan att betala. 50 % handpenning vid uppdragsstart är nu standard för alla bolagsdeklarationer.

Fakturor för CFO-rådgivning och ekonomisk konsultation

Invoice Flow app analys för en bokföringsbyrå — insamlade intäkter hittills i år med deklarationssäsongens topp synlig i den månatliga trenden
Byrån som sköter allas bokföring ser äntligen sin egen — deklarationstopp och allt.

I takt med att kunderna med bokföringsarvode blev fler ökade även rådgivningsförfrågningarna — kassaflödesanalys, budgetmodellering, förberedelse av underlag till långivare. Dessa fakturerar jag separat från bokföringen:

Ekonomisk konsultation — [Företagsnamn] — [Datum]:

Företagskunder med inköpsavdelning lägger till fält för inköpsordernummer:

Redovisningstjänster — [Företagsnamn] — [Månad År]:

Fem år efter övergången till arvoden

Måtten på min verksamhet har förändrats avsevärt:

Deklarationssäsongen ger fortfarande koncentrerade intäkter under våren. Men jag tjänar nu mer i september än jag gjorde någon enskild månad för fem år sedan. Det säsongsbetonade stupet är borta.

Ännu viktigare: jag tar inte längre emot nya deklarationskunder med bokföringskatastrofer att städa upp varje februari. De 20 arvodeskunderna kommer till deklarationssäsongen med ren bokföring och ett helt ekonomiskt år redan avstämt.

Vad InvoiceFlow gör för revisorer och bokförare

Fakturering på en revisionsbyrå omfattar månatliga återkommande arvoden som genereras automatiskt enligt schema, årliga deklarationsfakturor med villkor om inlämning vid betalning, bolagsdeklarationer med handpenningsstruktur, konsult- och rådgivningsfakturor samt fält för inköpsordernummer för företagskunder. InvoiceFlow hanterar allt detta från en enda Android-app — den återkommande faktureringsinfrastruktur som gör en revisionsbyrå livskraftig året runt.

Ladda ner InvoiceFlow. Identifiera dina befintliga deklarationskunder med bokföringsbehov året runt. Bygg arvodesnivåerna. Ställ in de återkommande fakturorna. Kunderna finns redan där — de behöver bara en anledning att samla allt hos dig.

Sandra Osei är auktoriserad revisor och bokföringskonsult i Göteborg och erbjuder månatliga bokföringstjänster, privat- och bolagsdeklaration samt CFO-rådgivning för små och medelstora företag.