Invoice Flow app icon Invoice Flow management Κατέβασε την εφαρμογή
EL

Από το Χάος της Φορολογικής Περιόδου στα Έσοδα Παγίου Όλο τον Χρόνο

Της Sandra Osei, Ορκωτής Λογίστριας & Συμβούλου Τήρησης Βιβλίων — Cleveland, OH

Για τα πρώτα εννέα χρόνια του λογιστικού μου γραφείου, λειτουργούσα με το παραδοσιακό ημερολόγιο του φορολογικού επαγγέλματος: από τον Ιανουάριο έως τον Απρίλιο με πλήρη ένταση, από τον Μάιο έως τον Δεκέμβριο ψάχνοντας για έργα. Η εποχικότητα ήταν ενσωματωμένη στο επιχειρηματικό μοντέλο. Η προετοιμασία φορολογικών δηλώσεων ήταν η βασική υπηρεσία. Όλα τα άλλα ήταν δευτερεύοντα.

Το 2021, υπολόγισα τι μου κόστιζε πραγματικά αυτό το μοντέλο. Τα έσοδά μου στα τέλη Απριλίου ήταν περίπου επτά φορές μεγαλύτερα από τα μέσα έσοδά μου του Οκτωβρίου. Είχα 84 ενεργούς φορολογικούς πελάτες. Από αυτούς, οι 31 είχαν ανάγκες τήρησης βιβλίων όλο τον χρόνο — διαχείριση των βιβλίων τους μηνιαία, σύνταξη οικονομικών για την τράπεζά τους, παρακολούθηση τριμηνιαίων προκαταβολών φόρου. Από αυτούς τους 31, παρείχα συνεχείς υπηρεσίες σε ακριβώς 9.

Οι υπόλοιποι 22 με χρησιμοποιούσαν για τους φόρους και έβρισκαν κάποιον άλλο για τη μηνιαία τήρηση βιβλίων, ή την έκαναν οι ίδιοι κακώς και μου έφερναν την εκκαθάριση κάθε Απρίλιο.

Άφηνα στο τραπέζι μηνιαία επαναλαμβανόμενα έσοδα από πελάτες που ήδη με εμπιστεύονταν.

Η Μετάβαση σε Μηνιαία Πάγια Τήρησης Βιβλίων

Επικοινώνησα με τους 22 πελάτες που εντόπισα και τους πρόσφερα ένα μηνιαίο πάγιο τήρησης βιβλίων. Η πρόταση ήταν απλή: αντί να μου φέρνετε έναν ολόκληρο χρόνο ασυμφώνητων συναλλαγών κάθε Φεβρουάριο, αφήστε με να διατηρώ τα βιβλία σας μηνιαία. Θα έχετε ακριβή οικονομικά στοιχεία όλο τον χρόνο. Η φορολογική περίοδος θα διαρκεί δύο εβδομάδες αντί για έξι.

Δεκαεπτά από τους είκοσι δύο είπαν ναι αμέσως. Τρεις είπαν ναι αφού είδαν την τιμολόγηση. Δύο αρνήθηκαν — έκαναν μόνοι τους τα βιβλία τους και ήταν ικανοποιημένοι.

Η δομή τιμολόγησης μηνιαίου παγίου που έφτιαξα:

Επίπεδα Παγίου Τήρησης Βιβλίων:

Η δεύτερη πρόκληση τιμολόγησης: το InvoiceFlow μου επέτρεψε να ρυθμίσω επαναλαμβανόμενα μηνιαία τιμολόγια για κάθε πελάτη στο κατάλληλο επίπεδο, με αυτόματη δημιουργία την πρώτη του μήνα.

Το Τιμολόγιο Μηνιαίου Παγίου Τήρησης Βιβλίων

Επαναλαμβανόμενα τιμολόγια της εφαρμογής Invoice Flow μιας λογιστικής πρακτικής — μηνιαία retainers τήρησης βιβλίων και ένας δεκαπενθήμερος λογαριασμός επεξεργασίας μισθοδοσίας
Τα retainers και ο λογαριασμός μισθοδοσίας τιμολογούν τον εαυτό τους την 1η — η ειρωνεία τελειώνει εδώ.

Για κάθε επαναλαμβανόμενο πελάτη, το InvoiceFlow στέλνει:

Μηνιαίες Υπηρεσίες Τήρησης Βιβλίων — [Επωνυμία Επιχείρησης] — [Μήνας Έτος]:

Συνεπής μορφή τιμολογίου, ίδιο ποσό, ίδια ημερομηνία κάθε μήνα. Οι πελάτες βλέπουν ακριβώς για τι πληρώνουν. Οι ερωτήσεις για το αντικείμενο της συνεργασίας σχεδόν σταμάτησαν αφού πρόσθεσα την περιγραφή αντικειμένου στο πρότυπο.

Τιμολόγια Προετοιμασίας Φορολογικών Δηλώσεων για Ετήσιους Πελάτες

Για τους πελάτες που με χρησιμοποιούν μόνο για την ετήσια προετοιμασία δηλώσεων, τιμολογώ με την ολοκλήρωση:

Υπηρεσίες Προετοιμασίας Φορολογικής Δήλωσης — [Όνομα Πελάτη] — Φορολογικό Έτος [Έτος]:

Η διατύπωση «ηλεκτρονική υποβολή κατόπιν πληρωμής» είναι σκόπιμη. Αποτρέπει καταστάσεις όπου η δήλωση είναι έτοιμη και ο πελάτης καθυστερεί την πληρωμή — η υποβολή γίνεται μόνο αφού ληφθεί και επιβεβαιωθεί η πληρωμή.

Εταιρικές και Επιχειρηματικές Φορολογικές Δηλώσεις

Επεξεργαστής τιμολογίων της εφαρμογής Invoice Flow ενός λογιστή — ρύθμιση QuickBooks, ιστορικός καθαρισμός, εκπαίδευση προσωπικού και μια επισκόπηση αποθέματος σε ωριαίες τιμές
Ρύθμιση, καθαρισμός, εκπαίδευση, επισκόπηση — καθένα στην τιμή του, η ανάθεση και η περίοδος καταγεγραμμένες.

Οι φορολογικές δηλώσεις νομικών προσώπων απαιτούν περισσότερη τεκμηρίωση στο τιμολόγιο:

Προετοιμασία Εταιρικής Φορολογικής Δήλωσης — [Επωνυμία Επιχείρησης] — Φορολογικό Έτος [Έτος]:

Η προκαταβολή για τις εταιρικές δηλώσεις προστατεύει από πελάτες που εξαφανίζονται αφού λάβουν τη δήλωση χωρίς να πληρώσουν. Η προκαταβολή 50% στην έναρξη της συνεργασίας είναι πλέον στάνταρ για όλες τις δηλώσεις νομικών προσώπων.

Τιμολόγια Συμβουλευτικής CFO και Οικονομικής Συμβουλευτικής

Αναλυτικά στοιχεία της εφαρμογής Invoice Flow app μιας λογιστικής εταιρείας — εισπραγμένα έσοδα από την αρχή του έτους με την αιχμή της φορολογικής περιόδου ορατή στη μηνιαία τάση
Η εταιρεία που διαχειρίζεται τα βιβλία όλων βλέπει επιτέλους τα δικά της — με αιχμή φορολογικής περιόδου και όλα.

Καθώς μεγάλωσαν οι πελάτες παγίου τήρησης βιβλίων, αυξήθηκαν και τα αιτήματα συμβουλευτικής — ανάλυση ταμειακών ροών, μοντελοποίηση προϋπολογισμού, προετοιμασία παρουσιάσεων για δανειστές. Τα τιμολογώ ξεχωριστά από την τήρηση βιβλίων:

Οικονομική Συμβουλευτική — [Επωνυμία Επιχείρησης] — [Ημερομηνία]:

Οι εταιρικοί πελάτες με τμήματα προμηθειών προσθέτουν πεδία εντολής αγοράς:

Λογιστικές Υπηρεσίες — [Επωνυμία Εταιρείας] — [Μήνας Έτος]:

Πέντε Χρόνια Μετά τη Μετάβαση στο Πάγιο

Οι δείκτες του γραφείου μου έχουν αλλάξει σημαντικά:

Ο Ιανουάριος έως ο Απρίλιος εξακολουθεί να φέρνει συγκεντρωμένα έσοδα φορολογικής περιόδου. Αλλά τώρα κερδίζω περισσότερα τον Σεπτέμβριο απ’ ό,τι σε οποιονδήποτε μεμονωμένο μήνα πριν από πέντε χρόνια. Ο εποχικός γκρεμός εξαφανίστηκε.

Πιο σημαντικό: δεν υποδέχομαι πλέον νέους πελάτες φορολογικής περιόδου με λογιστικές καταστροφές προς εκκαθάριση κάθε Φεβρουάριο. Οι 20 πελάτες παγίου φτάνουν στη φορολογική περίοδο με καθαρά βιβλία και έναν πλήρη οικονομικό χρόνο ήδη συμφωνημένο.

Τι Κάνει το InvoiceFlow για Λογιστές και Τηρητές Βιβλίων

Η τιμολόγηση ενός λογιστικού γραφείου καλύπτει μηνιαία επαναλαμβανόμενα πάγια που δημιουργούνται αυτόματα βάσει προγράμματος, ετήσια τιμολόγια προετοιμασίας φορολογικών δηλώσεων με όρους υποβολής κατόπιν πληρωμής, φορολογικές δηλώσεις νομικών προσώπων με δομές προκαταβολής, τιμολόγια συμβουλευτικής, και εταιρικά πεδία εντολής αγοράς για επιχειρηματικούς πελάτες. Το InvoiceFlow τα διαχειρίζεται όλα αυτά από μία εφαρμογή Android — η υποδομή επαναλαμβανόμενης τιμολόγησης που κάνει βιώσιμο ένα λογιστικό γραφείο όλο τον χρόνο.

Κατεβάστε το InvoiceFlow. Εντοπίστε τους υπάρχοντες φορολογικούς σας πελάτες με ανάγκες τήρησης βιβλίων όλο τον χρόνο. Χτίστε τα επίπεδα παγίου. Ρυθμίστε τα επαναλαμβανόμενα τιμολόγια. Οι πελάτες είναι ήδη εκεί — απλώς χρειάζονται έναν λόγο να συγκεντρωθούν κοντά σας.

Η Sandra Osei είναι ορκωτή λογίστρια και σύμβουλος τήρησης βιβλίων στο Cleveland του Ohio, παρέχοντας μηνιαίες υπηρεσίες τήρησης βιβλίων, προετοιμασία φορολογικών δηλώσεων φυσικών και νομικών προσώπων, και συμβουλευτικές υπηρεσίες CFO για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις.