Invoice Flow app icon Invoice Flow management Вземи приложението
BG

От хаоса на данъчния сезон към целогодишни приходи от абонаменти

От Сандра Осей, дипломиран счетоводител и консултант по счетоводство

През първите девет години от счетоводната си практика работех по традиционния календар на данъчната професия: от януари до април с пълна интензивност, от май до декември изстъргвах за проектна работа. Сезонността беше вградена в бизнес модела. Изготвянето на данъчни декларации беше основната услуга. Всичко останало беше второстепенно.

През 2021 г. изчислих какво всъщност ми струваше този модел. Приходите ми в края на данъчния сезон бяха приблизително седем пъти по-високи от средните ми приходи през есента. Имах 84 активни данъчни клиенти. От тях 31 имаха нужда от счетоводство целогодишно — водене на счетоводството им месечно, изготвяне на финансови отчети за банката им, проследяване на тримесечни авансови данъци. От тези 31 предоставях текущи услуги на точно 9.

Другите 22 ме използваха за данъци и намираха някой друг за месечно счетоводство, или си водеха счетоводството сами и зле, и ми носеха бъркотията за подреждане всеки април.

Бях оставял месечни повтарящи се приходи на масата от клиенти, които вече ми се доверяваха.

Преминаването към месечни счетоводни абонаменти

Свързах се с 22-мата клиенти, които идентифицирах, и им предложих месечен счетоводен абонамент. Предложението беше просто: вместо да ми носите цяла година неравнени транзакции всеки февруари, оставете ме да поддържам счетоводството ви месечно. Ще имате точни финансови отчети целогодишно. Данъчният сезон ще отнема две седмици вместо шест.

Седемнадесет от двадесет и двамата казаха „да“ веднага. Трима казаха „да“ след като видяха цените. Двама отказаха — водеха си собственото счетоводство и бяха доволни.

Изградената месечна структура на абонаментите:

Нива на счетоводен абонамент:

Второто предизвикателство при фактурирането: InvoiceFlow ми позволи да настроя повтарящи се месечни фактури за всеки клиент на съответното ниво, генерирани автоматично на първо число на месеца.

Фактурата за месечен счетоводен абонамент

Повтарящи се фактури в Invoice Flow app на счетоводна практика — месечни хонорари за счетоводство и акаунт за обработка на заплати два пъти месечно
Хонорарите и акаунтът за заплати се фактурират сами на 1-во число — иронията свършва тук.

За всеки повтарящ се клиент InvoiceFlow изпраща:

Месечни счетоводни услуги — [Име на фирма] — [Месец Година]:

Последователен формат на фактурата, същата сума, същата дата всеки месец. Клиентите виждат точно за какво плащат. Въпросите относно обхвата на ангажимента практически спряха, след като добавих описанието на обхвата към шаблона.

Фактури за данъчни декларации за годишни клиенти

За клиентите, които ме използват само за годишно изготвяне на данъчни декларации, фактурирам при завършване:

Услуги по данъчна декларация — [Име на клиент] — Данъчна година [Година]:

Формулировката „подадена след плащане“ е умишлена. Тя предотвратява ситуации, при които декларацията е готова, а клиентът забавя плащането — подаването става само след като плащането е получено и потвърдено.

Данъчни декларации за фирми и юридически лица

Редактор на фактури в Invoice Flow app на счетоводител — настройка на QuickBooks, историческо изчистване, обучение на персонала и преглед на инвентара по почасови ставки
Настройка, изчистване, обучение, преглед — всяко по своята ставка, ангажиментът и периодът записани.

Данъчните декларации на юридически лица изискват повече документация във фактурата:

Изготвяне на данъчна декларация за фирма — [Име на фирма] — Данъчна година [Година]:

Депозитът за фирмени декларации предпазва от клиенти, които изчезват след получаване на декларацията, без да платят. 50-процентният депозит при започване на ангажимента вече е стандарт за всички декларации на юридически лица.

Фактури за финансово консултиране (CFO услуги)

Анализи в Invoice Flow app на счетоводна фирма — събрани приходи от началото на годината с видим пик по време на данъчния сезон в месечния тренд
Фирмата, която управлява счетоводството на всички, най-накрая вижда своето — пик в данъчния сезон и всичко.

Докато клиентите на счетоводен абонамент нарастваха, растяха и заявките за консултации — анализ на паричния поток, бюджетно моделиране, подготовка на презентации за кредитори. Фактурирам ги отделно от счетоводството:

Финансово консултиране — [Име на фирма] — [Дата]:

Корпоративните клиенти с отдели за доставки добавят полета за поръчка:

Счетоводни услуги — [Име на компания] — [Месец Година]:

Пет години след преминаването към абонаменти

Показателите на практиката ми се промениха съществено:

От януари до април все още идват концентрирани приходи от данъчния сезон. Но сега печеля повече през септември, отколкото през който и да е отделен месец преди пет години. Сезонната пропаст изчезна.

По-важното е: вече не приемам нови данъчни клиенти със счетоводни бъркотии за подреждане всеки февруари. 20-те клиенти на абонамент пристигат за данъчния сезон с чисто счетоводство и цяла завършена и равнена финансова година.

Какво прави InvoiceFlow за счетоводителите

Фактурирането на счетоводна практика обхваща месечни повтарящи се абонаменти, генерирани автоматично по график, годишни фактури за данъчни декларации с условия за подаване след плащане, декларации на юридически лица с депозитни структури, консултантски фактури и полета за поръчки за фирмени клиенти. InvoiceFlow се справя с всичко това от едно Android приложение — инфраструктурата за повтарящо се фактуриране, която прави целогодишната счетоводна практика жизнеспособна.

Изтеглете InvoiceFlow. Идентифицирайте съществуващите си данъчни клиенти с целогодишни счетоводни нужди. Изградете нивата на абонаментите. Настройте повтарящите се фактури. Клиентите вече са там — просто им трябва причина да консолидират при вас.

Сандра Осей е дипломиран счетоводител и консултант по счетоводство, предоставящ месечни счетоводни услуги, изготвяне на данъчни декларации за физически лица и фирми, както и финансови консултантски услуги (CFO) за малки и средни предприятия.