Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Từ hỗn loạn mùa quyết toán đến nguồn thu ổn định quanh năm

Bởi Sandra Osei, CPA & Chuyên viên tư vấn kế toán — Cleveland, OH

Trong chín năm đầu hành nghề kế toán, tôi vận hành theo lịch truyền thống của nghề thuế: từ tháng Một đến tháng Tư căng thẳng hết công suất, từ tháng Năm đến tháng Mười Hai chật vật tìm việc dự án. Tính mùa vụ đã ăn sâu vào mô hình kinh doanh. Khai thuế là dịch vụ cốt lõi. Mọi thứ khác chỉ là phụ.

Năm 2021, tôi tính xem mô hình đó thực sự đang khiến tôi mất bao nhiêu. Doanh thu ngày 30 tháng Tư của tôi cao gấp khoảng bảy lần doanh thu trung bình tháng Mười. Tôi có 84 khách hàng thuế đang hoạt động. Trong số đó, 31 người có nhu cầu kế toán quanh năm — quản lý sổ sách hằng tháng, lập báo cáo tài chính cho ngân hàng, theo dõi thuế tạm tính quý. Trong 31 người đó, tôi chỉ đang cung cấp dịch vụ thường xuyên cho đúng 9 người.

22 người còn lại dùng tôi để khai thuế rồi tìm người khác làm sổ sách hằng tháng, hoặc tự làm một cách kém cỏi rồi mang mớ hỗn độn đến cho tôi dọn mỗi tháng Tư.

Tôi đã bỏ lỡ nguồn thu định kỳ hằng tháng từ chính những khách hàng vốn đã tin tưởng tôi.

Chuyển đổi sang gói dịch vụ kế toán hằng tháng

Tôi liên hệ 22 khách hàng đã xác định và đề xuất gói dịch vụ kế toán hằng tháng. Lời chào rất đơn giản: thay vì mang cho tôi cả năm giao dịch chưa đối chiếu vào mỗi tháng Hai, hãy để tôi duy trì sổ sách của bạn hằng tháng. Bạn sẽ có báo cáo tài chính chính xác quanh năm. Mùa quyết toán sẽ chỉ mất hai tuần thay vì sáu.

Mười bảy trong hai mươi hai người đồng ý ngay lập tức. Ba người đồng ý sau khi xem bảng giá. Hai người từ chối — họ tự làm sổ sách và thấy hài lòng.

Bảng giá gói dịch vụ hằng tháng tôi xây dựng:

Các bậc gói dịch vụ kế toán:

Thách thức thu phí thứ hai: InvoiceFlow cho phép tôi thiết lập hóa đơn hằng tháng định kỳ cho từng khách hàng theo đúng bậc, tự động tạo vào ngày đầu tháng.

Hóa đơn gói dịch vụ kế toán hằng tháng

Hóa đơn định kỳ Invoice Flow app của một hãng kế toán — các hợp đồng ghi sổ hàng tháng và một tài khoản xử lý bảng lương nửa tháng một lần
Hợp đồng giữ chỗ và tài khoản bảng lương tự lập hóa đơn vào ngày 1 — điều trớ trêu kết thúc ở đây.

Với mỗi khách hàng định kỳ, InvoiceFlow gửi:

Dịch vụ kế toán hằng tháng — [Tên doanh nghiệp] — [Tháng Năm]:

Định dạng hóa đơn nhất quán, cùng số tiền, cùng ngày mỗi tháng. Khách hàng thấy chính xác họ đang trả cho điều gì. Những câu hỏi về phạm vi hợp đồng gần như biến mất sau khi tôi thêm phần mô tả phạm vi vào mẫu.

Hóa đơn khai thuế cho khách hàng theo năm

Với khách hàng chỉ dùng tôi để khai thuế năm, tôi xuất hóa đơn khi hoàn thành:

Dịch vụ khai thuế — [Tên khách hàng] — Năm thuế [Năm]:

Câu “nộp điện tử sau khi thanh toán” là có chủ ý. Nó ngăn tình huống tờ khai đã sẵn sàng nhưng khách hàng trì hoãn thanh toán — việc nộp chỉ diễn ra sau khi nhận và xác nhận thanh toán.

Quyết toán thuế cho công ty và doanh nghiệp

Trình chỉnh sửa hóa đơn của Invoice Flow app của một kế toán — thiết lập QuickBooks, dọn dẹp dữ liệu lịch sử, đào tạo nhân viên và rà soát tồn kho theo giá giờ
Thiết lập, dọn dẹp, đào tạo, rà soát — mỗi việc theo giá riêng, hợp đồng và kỳ được ghi lại.

Tờ khai thuế của pháp nhân doanh nghiệp cần nhiều chứng từ hơn trên hóa đơn:

Chuẩn bị thuế doanh nghiệp — [Tên doanh nghiệp] — Năm thuế [Năm]:

Khoản đặt cọc cho tờ khai doanh nghiệp bảo vệ khỏi những khách hàng biến mất sau khi nhận tờ khai mà không thanh toán. Đặt cọc 50% khi bắt đầu nay là quy chuẩn cho mọi tờ khai pháp nhân doanh nghiệp.

Hóa đơn tư vấn tài chính và CFO

Phân tích của Invoice Flow app cho một hãng kế toán sổ sách — doanh thu đã thu từ đầu năm với đỉnh mùa thuế hiện rõ trên xu hướng theo tháng
Hãng quản lý sổ sách cho mọi người rốt cuộc cũng thấy sổ của chính mình — cả đỉnh mùa thuế và tất cả.

Khi số khách hàng gói dịch vụ kế toán tăng, các yêu cầu tư vấn cũng tăng theo — phân tích dòng tiền, lập mô hình ngân sách, chuẩn bị hồ sơ thuyết trình vay vốn. Tôi tính phí những việc này tách biệt với dịch vụ kế toán:

Tư vấn tài chính — [Tên doanh nghiệp] — [Ngày]:

Khách hàng doanh nghiệp có phòng mua sắm thì thêm trường đơn đặt hàng (PO):

Dịch vụ kế toán — [Tên công ty] — [Tháng Năm]:

Năm năm sau khi chuyển đổi gói dịch vụ

Các chỉ số của văn phòng tôi đã thay đổi đáng kể:

Từ tháng Một đến tháng Tư vẫn mang lại doanh thu mùa quyết toán tập trung. Nhưng giờ tôi kiếm được nhiều hơn trong tháng Chín so với bất kỳ tháng nào năm năm trước. Vách đứng mùa vụ đã biến mất.

Quan trọng hơn: tôi không còn phải tiếp nhận khách hàng mùa quyết toán với những mớ kế toán hỗn độn cần dọn dẹp mỗi tháng Hai. 20 khách hàng gói dịch vụ đến mùa quyết toán với sổ sách sạch sẽ và cả một năm tài chính đã đối chiếu hoàn chỉnh.

InvoiceFlow làm được gì cho Kế toán và Kế toán viên

Việc thu phí của văn phòng kế toán bao gồm gói dịch vụ định kỳ hằng tháng tự tạo theo lịch, hóa đơn khai thuế năm với điều khoản nộp-sau-khi-thanh-toán, tờ khai thuế pháp nhân doanh nghiệp với cấu trúc đặt cọc, hóa đơn tư vấn, và trường PO cho khách hàng doanh nghiệp. InvoiceFlow xử lý tất cả những điều này từ một ứng dụng Android — hạ tầng thu phí định kỳ giúp một văn phòng kế toán vận hành khả thi quanh năm.

Tải InvoiceFlow. Xác định những khách hàng thuế hiện có của bạn có nhu cầu kế toán quanh năm. Xây dựng các bậc gói dịch vụ. Thiết lập hóa đơn định kỳ. Khách hàng đã ở đó rồi — họ chỉ cần một lý do để gộp mọi thứ về với bạn.

Sandra Osei là CPA và chuyên viên tư vấn kế toán tại Cleveland, Ohio, cung cấp dịch vụ kế toán hằng tháng, khai thuế cá nhân và doanh nghiệp, cùng dịch vụ tư vấn CFO cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.