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Dal caos del periodo delle dichiarazioni a un reddito da canoni tutto l’anno

Di Sandra Osei, Dottoressa commercialista e consulente contabile — Cleveland, OH

Per i primi nove anni del mio studio ho lavorato seguendo il calendario tradizionale della professione: da gennaio ad aprile a pieno regime, da maggio a dicembre racimolando lavori a progetto. La stagionalità era insita nel modello di business. La predisposizione delle dichiarazioni era il servizio principale. Tutto il resto era secondario.

Nel 2021 ho calcolato quanto mi stesse effettivamente costando quel modello. Il fatturato di fine aprile era circa sette volte quello medio di ottobre. Avevo 84 clienti attivi per le dichiarazioni. Di questi, 31 avevano esigenze di contabilità tutto l’anno — tenuta dei libri mensile, predisposizione dei prospetti per la banca, monitoraggio degli acconti trimestrali. Di quei 31, fornivo servizi continuativi esattamente a 9.

Gli altri 22 si rivolgevano a me per le dichiarazioni e affidavano la contabilità mensile a qualcun altro, oppure la facevano male da soli e mi portavano da sistemare ogni aprile.

Stavo lasciando sul tavolo ricavi mensili ricorrenti da clienti che già si fidavano di me.

La conversione ai canoni mensili di contabilità

Ho contattato i 22 clienti che avevo individuato e ho proposto un canone mensile di contabilità. La proposta era semplice: invece di portarmi un anno di transazioni non riconciliate ogni febbraio, lasciami tenere la tua contabilità mese per mese. Avrai prospetti accurati tutto l’anno. Il periodo delle dichiarazioni durerà due settimane anziché sei.

Diciassette dei ventidue hanno detto sì subito. Tre hanno detto sì dopo aver visto i prezzi. Due hanno rifiutato — facevano la contabilità da soli ed erano soddisfatti.

I prezzi del canone mensile che ho costruito:

Piani del canone di contabilità:

La seconda sfida di fatturazione: InvoiceFlow mi ha permesso di impostare fatture mensili ricorrenti per ciascun cliente al piano adeguato, generate automaticamente il primo del mese.

La fattura del canone mensile di contabilità

Fatture ricorrenti di Invoice Flow app di uno studio contabile — retainer mensili di contabilità e un conto di elaborazione paghe bimensile
I retainer e il conto paghe si fatturano da soli il 1° — qui l'ironia finisce.

Per ciascun cliente ricorrente, InvoiceFlow invia:

Servizi di contabilità mensile — [Ragione sociale] — [Mese Anno]:

Formato della fattura costante, stesso importo, stessa data ogni mese. I clienti vedono esattamente per cosa stanno pagando. Le domande sull’ambito dell’incarico sono praticamente cessate dopo che ho aggiunto la descrizione dell’ambito al modello.

Fatture per le dichiarazioni dei clienti annuali

Per i clienti che si rivolgono a me solo per le dichiarazioni annuali, fatturo al completamento:

Servizi di predisposizione fiscale — [Nome cliente] — Anno d’imposta [Anno]:

La dicitura “trasmissione alla conferma del pagamento” è intenzionale. Evita le situazioni in cui la dichiarazione è pronta e il cliente ritarda il pagamento — l’invio avviene solo dopo che il pagamento è stato ricevuto e confermato.

Dichiarazioni di società ed enti

Editor di fatture dell'app Invoice Flow di un contabile — configurazione di QuickBooks, riordino dello storico, formazione del personale e una revisione di magazzino a tariffe orarie
Configurazione, riordino, formazione, revisione — ciascuna alla sua tariffa, incarico e periodo registrati.

Le dichiarazioni delle società richiedono più documentazione in fattura:

Predisposizione dichiarazioni società — [Ragione sociale] — Anno d’imposta [Anno]:

L’acconto per le dichiarazioni societarie protegge dai clienti che spariscono dopo aver ricevuto la dichiarazione senza pagare. L’acconto del 50% all’avvio dell’incarico è ora standard per tutte le dichiarazioni societarie.

Fatture di consulenza finanziaria e CFO advisory

Analisi dell'app Invoice Flow di uno studio di contabilità — ricavi incassati da inizio anno con il picco della stagione fiscale visibile sull'andamento mensile
Lo studio che gestisce i conti di tutti vede finalmente i propri — picco della stagione fiscale compreso.

Con la crescita dei clienti a canone, sono cresciute anche le richieste di consulenza — analisi dei flussi di cassa, modelli di budget, preparazione di presentazioni per i finanziatori. Le fatturo separatamente dalla contabilità:

Consulenza finanziaria — [Ragione sociale] — [Data]:

I clienti societari con uffici acquisti aggiungono i campi PO:

Servizi contabili — [Nome azienda] — [Mese Anno]:

Cinque anni dopo la conversione ai canoni

Le metriche del mio studio sono cambiate in modo sostanziale:

Da gennaio ad aprile arriva ancora il fatturato concentrato del periodo delle dichiarazioni. Ma ora guadagno più a settembre di quanto guadagnassi in qualsiasi singolo mese cinque anni fa. Il calo stagionale è sparito.

Ancora più importante: non accolgo più nuovi clienti del periodo delle dichiarazioni con disastri contabili da sistemare ogni febbraio. I 20 clienti a canone arrivano al periodo delle dichiarazioni con i conti in ordine e un intero anno finanziario già riconciliato.

Cosa fa InvoiceFlow per commercialisti e contabili

La fatturazione di uno studio contabile comprende canoni mensili ricorrenti generati automaticamente, fatture per le dichiarazioni annuali con termini di invio alla conferma del pagamento, dichiarazioni societarie con strutture ad acconto, fatture di consulenza e campi PO per i clienti societari. InvoiceFlow gestisce tutto questo da un’unica app Android — l’infrastruttura di fatturazione ricorrente che rende sostenibile uno studio contabile attivo tutto l’anno.

Scarica InvoiceFlow. Individua i tuoi attuali clienti delle dichiarazioni con esigenze di contabilità tutto l’anno. Costruisci i piani del canone. Imposta le fatture ricorrenti. I clienti sono già lì — hanno solo bisogno di un motivo per consolidare tutto con te.

Sandra Osei è dottoressa commercialista e consulente contabile a Cleveland, Ohio, e fornisce servizi di contabilità mensile, predisposizione di dichiarazioni di persone fisiche e società, e servizi di CFO advisory per piccole e medie imprese.