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Del caos de la temporada de impuestos a ingresos por retainer durante todo el año

Por Sandra Osei, Contadora Pública y Consultora de Contabilidad — Cleveland, OH

Durante los primeros nueve años de mi despacho contable, operé según el calendario tradicional de la profesión tributaria: de enero a abril a toda intensidad, de mayo a diciembre buscando trabajo por proyectos. La estacionalidad estaba incorporada en el modelo de negocio. La preparación de impuestos era el servicio principal. Todo lo demás era secundario.

En 2021, calculé lo que ese modelo me estaba costando en realidad. Mis ingresos del 30 de abril eran aproximadamente siete veces mis ingresos promedio de octubre. Tenía 84 clientes fiscales activos. De ellos, 31 tenían necesidades de contabilidad durante todo el año: llevar sus libros mensualmente, preparar estados financieros para su banco, hacer seguimiento de los pagos trimestrales estimados de impuestos. De esos 31, yo prestaba servicios continuos a exactamente 9.

Los otros 22 me usaban para los impuestos y buscaban a otra persona para la contabilidad mensual, o la hacían ellos mismos mal y me traían la limpieza cada abril.

Había estado dejando sobre la mesa ingresos recurrentes mensuales de clientes que ya confiaban en mí.

La conversión a retainers de contabilidad mensual

Contacté a los 22 clientes que identifiqué y les ofrecí un retainer de contabilidad mensual. La propuesta era simple: en lugar de traerme un año de transacciones sin conciliar cada febrero, déjame mantener tus libros mensualmente. Tendrás estados financieros precisos todo el año. La temporada de impuestos tomará dos semanas en lugar de seis.

Diecisiete de los veintidós dijeron que sí de inmediato. Tres dijeron que sí después de ver los precios. Dos declinaron: llevaban su propia contabilidad y estaban satisfechos.

Los precios del retainer mensual que estructuré:

Niveles de retainer de contabilidad:

El segundo reto de facturación: InvoiceFlow me permitió configurar facturas mensuales recurrentes para cada cliente en el nivel correspondiente, generadas automáticamente el primer día del mes.

La factura del retainer de contabilidad mensual

Facturas recurrentes de Invoice Flow app de una asesoría contable — igualas mensuales de contabilidad y una cuenta quincenal de procesamiento de nóminas
Las igualas y la cuenta de nóminas se facturan solas el día 1 — la ironía termina aquí.

Para cada cliente recurrente, InvoiceFlow envía:

Servicios de contabilidad mensual — [Nombre del negocio] — [Mes Año]:

Formato de factura consistente, mismo importe, misma fecha cada mes. Los clientes ven exactamente por qué están pagando. Las preguntas sobre el alcance del encargo prácticamente se detuvieron después de que agregué la descripción del alcance a la plantilla.

Facturas de preparación de impuestos para clientes anuales

Para los clientes que me usan solo para la preparación anual de impuestos, facturo al finalizar:

Servicios de preparación de impuestos — [Nombre del cliente] — Ejercicio fiscal [Año]:

El texto “presentada electrónicamente tras el pago” es intencional. Evita situaciones en las que la declaración está lista y el cliente retrasa el pago: la presentación solo ocurre después de que el pago se recibe y se confirma.

Declaraciones de impuestos corporativas y de empresas

Editor de facturas de Invoice Flow app de un contable: configuración de QuickBooks, limpieza de históricos, formación del personal y una revisión de inventario a tarifas por hora
Configuración, limpieza, formación, revisión: cada una a su tarifa, el encargo y el período registrados.

Las declaraciones de impuestos de entidades empresariales requieren más documentación en la factura:

Preparación de impuestos empresariales — [Nombre del negocio] — Ejercicio fiscal [Año]:

El depósito para declaraciones empresariales protege contra los clientes que desaparecen tras recibir la declaración sin pagar. El depósito del 50 % al inicio del encargo ahora es estándar para todas las declaraciones de entidades empresariales.

Facturas de asesoría financiera y consultoría CFO

Analíticas de Invoice Flow app de una asesoría contable — ingresos cobrados del año en curso con el pico de la temporada fiscal visible en la tendencia mensual
La firma que lleva las cuentas de todos por fin ve las suyas — con pico de temporada fiscal incluido.

A medida que crecían los clientes con retainer de contabilidad, también crecían las solicitudes de consultoría: análisis de flujo de caja, modelado de presupuestos, preparación de presentaciones para prestamistas. Facturo estos servicios por separado de la contabilidad:

Consultoría financiera — [Nombre del negocio] — [Fecha]:

Los clientes corporativos con departamentos de compras agregan campos de orden de compra:

Servicios de contabilidad — [Nombre de la empresa] — [Mes Año]:

Cinco años después de la conversión a retainers

Los indicadores de mi despacho han cambiado sustancialmente:

De enero a abril todavía llega la concentración de ingresos de la temporada de impuestos. Pero ahora gano más en septiembre de lo que ganaba en cualquier mes individual hace cinco años. El precipicio estacional desapareció.

Más importante aún: ya no incorporo nuevos clientes en temporada de impuestos con desastres contables que limpiar cada febrero. Los 20 clientes con retainer llegan a la temporada de impuestos con libros limpios y un año financiero completo ya conciliado.

Qué hace InvoiceFlow por los contadores y tenedores de libros

La facturación de un despacho contable abarca retainers mensuales recurrentes generados automáticamente según calendario, facturas de preparación anual de impuestos con condiciones de presentación tras el pago, declaraciones de impuestos de entidades empresariales con estructuras de depósito, facturas de consultoría y asesoría, y campos de orden de compra corporativos para clientes empresariales. InvoiceFlow gestiona todo esto desde una sola app de Android: la infraestructura de facturación recurrente que hace viable un despacho contable de todo el año.

Descarga InvoiceFlow. Identifica a tus clientes fiscales existentes con necesidades de contabilidad durante todo el año. Estructura los niveles de retainer. Configura las facturas recurrentes. Los clientes ya están ahí; solo necesitan una razón para consolidar contigo.

Sandra Osei es contadora pública y consultora de contabilidad en Cleveland, Ohio, que presta servicios de contabilidad mensual, preparación de impuestos de personas físicas y empresas, y servicios de asesoría CFO para pequeñas y medianas empresas.