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Vom Chaos der Steuersaison zu ganzjährigen Retainer-Einnahmen

Von Sandra Osei, Steuerberaterin & Buchhaltungsberaterin — Köln

In den ersten neun Jahren meiner Steuer- und Buchhaltungspraxis richtete ich mich nach dem traditionellen Kalender des Berufsstands: Januar bis April mit voller Intensität, Mai bis Dezember mühsame Suche nach Projektarbeit. Die Saisonabhängigkeit war fest im Geschäftsmodell verankert. Die Steuererstellung war die Kerndienstleistung. Alles andere war zweitrangig.

2021 rechnete ich aus, was mich dieses Modell tatsächlich kostete. Mein Umsatz Ende April war ungefähr siebenmal so hoch wie mein durchschnittlicher Oktoberumsatz. Ich hatte 84 aktive Steuermandanten. Davon hatten 31 ganzjährigen Buchhaltungsbedarf — monatliche Buchführung, Erstellung von Auswertungen für ihre Bank, Nachverfolgung der vierteljährlichen Steuervorauszahlungen. Von diesen 31 betreute ich laufend genau 9.

Die anderen 22 nutzten mich für die Steuern und suchten sich für die monatliche Buchhaltung jemand anderen — oder machten sie selbst schlecht und brachten mir jeden April die Aufräumarbeit.

Ich hatte monatlich wiederkehrende Einnahmen von Mandanten liegen lassen, die mir bereits vertrauten.

Die Umstellung auf monatliche Buchhaltungs-Retainer

Ich kontaktierte die 22 identifizierten Mandanten und bot ihnen einen monatlichen Buchhaltungs-Retainer an. Der Vorschlag war einfach: Statt mir jeden Februar ein ganzes Jahr nicht abgestimmter Buchungen zu bringen, lass mich deine Bücher monatlich führen. Du hast das ganze Jahr über korrekte Zahlen. Die Steuersaison dauert dann zwei Wochen statt sechs.

Siebzehn der zweiundzwanzig sagten sofort zu. Drei sagten zu, nachdem sie die Preise gesehen hatten. Zwei lehnten ab — sie führten ihre Bücher selbst und waren zufrieden.

Die monatliche Retainer-Preisstruktur, die ich aufbaute:

Buchhaltungs-Retainer-Stufen:

Die zweite Abrechnungsherausforderung: Mit InvoiceFlow konnte ich für jeden Mandanten wiederkehrende Monatsrechnungen in der passenden Stufe einrichten, die automatisch am Monatsersten erstellt werden.

Die monatliche Buchhaltungs-Retainer-Rechnung

Wiederkehrende Rechnungen einer Buchhaltungspraxis in der Invoice Flow app – monatliche Buchhaltungsretainer und ein halbmonatliches Lohnabrechnungskonto
Die Retainer und das Lohnabrechnungskonto rechnen sich am 1. selbst ab – die Ironie endet hier.

Für jeden wiederkehrenden Mandanten versendet InvoiceFlow:

Monatliche Buchhaltungsleistungen — [Firmenname] — [Monat Jahr]:

Einheitliches Rechnungsformat, gleicher Betrag, gleiches Datum jeden Monat. Die Mandanten sehen genau, wofür sie zahlen. Rückfragen zum Leistungsumfang hörten praktisch auf, nachdem ich die Umfangsbeschreibung in die Vorlage aufgenommen hatte.

Rechnungen für die jährliche Steuererstellung

Für Mandanten, die mich nur für die jährliche Steuererstellung nutzen, stelle ich nach Fertigstellung in Rechnung:

Steuererstellungsleistungen — [Mandantenname] — Steuerjahr [Jahr]:

Die Formulierung „elektronische Übermittlung nach Zahlungseingang” ist bewusst gewählt. Sie verhindert Situationen, in denen die Erklärung fertig ist und der Mandant die Zahlung hinauszögert — die Einreichung erfolgt erst, nachdem die Zahlung eingegangen und bestätigt ist.

Steuererklärungen für Kapital- und Personengesellschaften

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Buchhalters – QuickBooks-Einrichtung, Aufbereitung von Altdaten, Mitarbeiterschulung und eine Inventurprüfung zu Stundensätzen
Einrichtung, Aufbereitung, Schulung, Prüfung – jeweils zum eigenen Satz, Mandat und Zeitraum dokumentiert.

Steuererklärungen für Gesellschaften erfordern mehr Dokumentation auf der Rechnung:

Steuererstellung für Unternehmen — [Firmenname] — Steuerjahr [Jahr]:

Die Anzahlung bei Unternehmenserklärungen schützt vor Mandanten, die nach Erhalt der Erklärung verschwinden, ohne zu zahlen. Die 50 %-Anzahlung bei Auftragsbeginn ist inzwischen Standard für alle Gesellschaftserklärungen.

Rechnungen für CFO-Beratung und Finanzberatung

Invoice Flow app Analysen eines Buchhaltungsbüros — bisher eingenommener Jahresumsatz mit dem Peak der Steuersaison im monatlichen Trend sichtbar
Das Büro, das die Bücher aller führt, sieht endlich seine eigenen — samt Steuersaison-Peak.

Mit dem Wachstum der Retainer-Mandanten stiegen auch die Beratungsanfragen — Cashflow-Analysen, Budgetmodellierung, Vorbereitung von Bankpräsentationen. Diese rechne ich getrennt von der Buchhaltung ab:

Finanzberatung — [Firmenname] — [Datum]:

Firmenkunden mit Einkaufsabteilung ergänze ich um Bestellnummer-Felder:

Buchhaltungsleistungen — [Firmenname] — [Monat Jahr]:

Fünf Jahre nach der Retainer-Umstellung

Die Kennzahlen meiner Praxis haben sich grundlegend verändert:

Januar bis April bringt weiterhin geballten Umsatz aus der Steuersaison. Aber ich verdiene heute im September mehr als in irgendeinem einzelnen Monat vor fünf Jahren. Der saisonale Absturz ist verschwunden.

Noch wichtiger: Ich starte nicht mehr jeden Februar mit neuen Steuersaison-Mandanten und deren Buchhaltungs-Aufräumkatastrophen in die Saison. Die 20 Retainer-Mandanten kommen mit sauberen Büchern und einem vollständig abgestimmten Finanzjahr in die Steuersaison.

Was InvoiceFlow für Steuerberater und Buchhalter leistet

Die Abrechnung einer Steuer- und Buchhaltungspraxis umfasst monatlich wiederkehrende Retainer mit automatischer Erstellung nach Zeitplan, jährliche Steuererstellungsrechnungen mit Einreichung-nach-Zahlung-Bedingungen, Unternehmenssteuererklärungen mit Anzahlungsstruktur, Beratungs- und Consulting-Rechnungen sowie Bestellnummer-Felder für Firmenkunden. InvoiceFlow bewältigt all das aus einer einzigen Android-App — die Infrastruktur für wiederkehrende Abrechnung, die eine ganzjährige Buchhaltungspraxis überhaupt tragfähig macht.

Lade InvoiceFlow herunter. Identifiziere deine bestehenden Steuermandanten mit ganzjährigem Buchhaltungsbedarf. Baue die Retainer-Stufen auf. Richte die wiederkehrenden Rechnungen ein. Die Mandanten sind bereits da — sie brauchen nur einen Grund, alles bei dir zu bündeln.

Sandra Osei ist Steuerberaterin und Buchhaltungsberaterin in Köln und bietet monatliche Buchhaltungsleistungen, Steuererklärungen für Privatpersonen und Unternehmen sowie CFO-Beratung für kleine und mittelständische Unternehmen.