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Do caos da época de impostos ao rendimento recorrente durante todo o ano

Por Sandra Osei, Contabilista Certificada e Consultora de Escrituração — Cleveland, OH

Durante os primeiros nove anos da minha atividade de contabilidade, trabalhei segundo o calendário tradicional da profissão fiscal: de janeiro a abril em intensidade máxima, de maio a dezembro a arranhar trabalho por projeto. A sazonalidade estava incorporada no modelo de negócio. A preparação de impostos era o serviço central. Tudo o resto era secundário.

Em 2021, calculei quanto esse modelo me estava realmente a custar. A minha receita de 30 de abril era cerca de sete vezes a minha receita média de outubro. Tinha 84 clientes fiscais ativos. Desses, 31 tinham necessidades de escrituração durante todo o ano — gestão mensal dos livros, preparação de demonstrações financeiras para o banco, acompanhamento de estimativas trimestrais de impostos. Desses 31, eu prestava serviços contínuos a exatamente 9.

Os outros 22 recorriam a mim para os impostos e procuravam outra pessoa para a escrituração mensal, ou faziam-na mal por conta própria e traziam-me a limpeza todos os abris.

Eu estava a deixar em cima da mesa receita mensal recorrente de clientes que já confiavam em mim.

A conversão para avenças mensais de escrituração

Contactei os 22 clientes que identifiquei e ofereci uma avença mensal de escrituração. A proposta era simples: em vez de me trazerem um ano de transações por reconciliar todos os fevereiros, deixem-me manter os vossos livros mensalmente. Terão demonstrações financeiras rigorosas durante todo o ano. A época de impostos passará de seis semanas para duas.

Dezassete dos vinte e dois disseram sim de imediato. Três disseram sim depois de ver os preços. Dois recusaram — faziam a própria escrituração e estavam satisfeitos.

A estrutura de preços das avenças mensais que construí:

Níveis de avença de escrituração:

O segundo desafio de faturação: a InvoiceFlow permitiu-me configurar faturas mensais recorrentes para cada cliente no nível adequado, geradas automaticamente no primeiro dia do mês.

A fatura da avença mensal de escrituração

Faturas recorrentes do Invoice Flow app de um escritório de contabilidade — retainers mensais de contabilidade e uma conta quinzenal de processamento de folha de pagamento
Os retainers e a conta de folha se faturam sozinhos no dia 1º — a ironia acaba aqui.

Para cada cliente recorrente, a InvoiceFlow envia:

Serviços de Escrituração Mensal — [Nome da Empresa] — [Mês Ano]:

Formato de fatura consistente, mesmo valor, mesma data todos os meses. Os clientes veem exatamente o que estão a pagar. As perguntas sobre o âmbito do compromisso praticamente cessaram depois de adicionar a descrição do âmbito ao modelo.

Faturas de preparação de impostos para clientes anuais

Para clientes que recorrem a mim apenas para a preparação anual de impostos, faturo na conclusão:

Serviços de Preparação de Impostos — [Nome do Cliente] — Ano Fiscal [Ano]:

A frase “submissão eletrónica após pagamento” é intencional. Evita situações em que a declaração está pronta e o cliente adia o pagamento — a submissão só acontece depois de o pagamento ser recebido e confirmado.

Declarações fiscais de empresas e sociedades

Editor de faturas do Invoice Flow app de um contador — configuração do QuickBooks, limpeza histórica, treinamento de equipe e uma revisão de estoque a tarifas por hora
Configuração, limpeza, treinamento, revisão — cada um à sua tarifa, o contrato e o período registrados.

As declarações fiscais de sociedades exigem mais documentação na fatura:

Preparação de Impostos de Empresa — [Nome da Empresa] — Ano Fiscal [Ano]:

O sinal para declarações de empresas protege contra clientes que desaparecem após receber a declaração sem pagar. O sinal de 50% no início do compromisso é agora padrão para todas as declarações de sociedades.

Faturas de consultoria de CFO e financeira

Análises do Invoice Flow app de uma firma de contabilidade — receita recebida no ano com o pico da temporada de impostos visível na tendência mensal
A firma que cuida da contabilidade de todos finalmente vê a sua — com pico de temporada de impostos e tudo.

À medida que os clientes de avença de escrituração cresceram, também cresceram os pedidos de consultoria — análise de fluxo de caixa, modelação de orçamento, preparação de apresentações para credores. Faturo estes serviços separadamente da escrituração:

Consultoria Financeira — [Nome da Empresa] — [Data]:

Clientes empresariais com departamentos de compras acrescentam campos de nota de encomenda:

Serviços de Contabilidade — [Nome da Empresa] — [Mês Ano]:

Cinco anos após a conversão para avenças

As métricas da minha atividade mudaram substancialmente:

De janeiro a abril continua a haver receita concentrada da época de impostos. Mas agora ganho mais em setembro do que ganhava em qualquer mês individual há cinco anos. O precipício sazonal desapareceu.

E mais importante: já não estou a acolher novos clientes de época de impostos com desastres contabilísticos para limpar todos os fevereiros. Os 20 clientes de avença chegam à época de impostos com livros limpos e um ano financeiro completo já reconciliado.

O que a InvoiceFlow faz por contabilistas e profissionais de escrituração

A faturação de uma prática contabilística abrange avenças mensais recorrentes geradas automaticamente na data prevista, faturas de preparação anual de impostos com condições de submissão-após-pagamento, declarações fiscais de empresas com estruturas de sinal, faturas de consultoria e assessoria, e campos de nota de encomenda para clientes empresariais. A InvoiceFlow trata de tudo isto a partir de uma única aplicação Android — a infraestrutura de faturação recorrente que torna viável uma prática contabilística durante todo o ano.

Descarregue a InvoiceFlow. Identifique os seus clientes fiscais atuais com necessidades de escrituração durante todo o ano. Construa os níveis de avença. Configure as faturas recorrentes. Os clientes já lá estão — só precisam de um motivo para consolidar tudo consigo.

Sandra Osei é contabilista certificada e consultora de escrituração em Cleveland, Ohio, prestando serviços de escrituração mensal, preparação de impostos individuais e de empresas, e serviços de consultoria de CFO para pequenas e médias empresas.