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Wie die Boutique-Hotel-Bestellung meinen Online-Shop in ein B2B-Geschäft verwandelte

Von Carmen Rivera, Online-Shop-Betreiberin — San Diego, CA

Ich habe Coastal Provisions 2018 gegründet — einen Shopify-Shop, der handwerklich hergestellte Vorratswaren von kleinen kalifornischen Produzenten verkauft. Meersalze, Spezialhonige, kalifornische Olivenöle, getrocknete Zitrusfrüchte, handverpackte Sardinen. Kuratierte Geschenksets für die Art von Menschen, die Food-Magazine lesen. Ich machte etwa 4.200 $ im Monat, ausschließlich Einzelhandel, ausschließlich Direktverkauf an Verbraucher.

Anfang 2020 schrieb mir der Einkaufsleiter einer Boutique-Hotelgruppe in La Jolla. Sie stellten Willkommens-Amenity-Kits für ihre Zimmer zusammen — konnte ich sie beliefern?

Die Bestellung umfasste 240 Einheiten zu 42 $ pro Kit. 10.080 $.

Ich hatte keine Ahnung, wie man einer Hotel-Einkaufsabteilung eine Rechnung stellt.

Das B2B-Rechnungsproblem

Mein Shopify-Shop war auf Verbraucher-Checkout ausgelegt — Kreditkarte beim Kauf, automatisierte Bestätigungs-E-Mail, Einzelhandelspreise. Der Hotel-Einkaufsleiter benötigte eine formale Rechnung mit seiner Bestellnummer, Zahlungsziel 30 Tage netto und meiner Steuernummer/USt-IdNr. Die Shopify-Bestellbestätigung, die ich ihr geschickt hatte, würde nicht funktionieren.

Ich verbrachte zwei Stunden in einem Kaninchenbau des Versuchs herauszufinden, wie man außerhalb von Shopify eine professionelle B2B-Rechnung erstellt. Ich probierte Google-Docs-Vorlagen, einen webbasierten Rechnungsdienst, der ein Abo verlangte, das ich nicht wollte, und lud schließlich InvoiceFlow herunter. Die Rechnung war in zwanzig Minuten fertig.

Großhandelsauftrag — [Firmenname] — [Bestellnummer] — [Datum]:

Artikel:

Die Zeile „Wiederverkäufernachweis liegt vor” war etwas, worüber ich zuvor nie nachgedacht hatte. Großhandelskäufer, die Produkte weiterverkaufen, zahlen beim Einkauf keine Umsatzsteuer — sie erheben sie am Verkaufspunkt. Den Wiederverkäufernachweis vor der Bearbeitung der ersten Großhandelsbestellung vorliegen zu haben, ist unerlässlich.

Aufbau der Großhandels-Preisstruktur

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Onlineshops – Steingut-Becher-Sets und Schalen zu Großhandels-Stückpreisen mit Rabatt, in EUR abgerechnet mit PO und Incoterms
Einheiten, Großhandelspreise, PO und Incoterms – ein Exportauftrag, den die Plattform nie erstellen könnte.

Nach der Hotelbestellung formalisierte ich eine Großhandels-Preisstufe. Die Verkaufspreise auf meiner Website haben volle Marge. Der Großhandelspreis für Wiederverkäufer ist ein Rabatt vom Verkaufspreis — typischerweise 40–50 % darunter.

Meine Preisstufen:

Ich erstellte in InvoiceFlow für jede Stufe eine separate Großhandelsrechnungsvorlage. Wenn ich ein neues Großhandelskonto einrichte, frage ich nach dem Wiederverkäufernachweis, lege ein Kundenprofil mit Stufe und Zahlungsbedingungen an und erstelle Rechnungen aus der passenden Vorlage.

Wiederkehrende Großhandelskonto-Rechnungen

Die Hotelgruppe gab eine feste vierteljährliche Bestellung auf — dieselbe Amenity-Kit-Konfiguration, angepasst an die saisonale Produktverfügbarkeit. Ich richtete in InvoiceFlow eine wiederkehrende vierteljährliche Rechnung ein.

Vierteljährlicher Großhandelsauftrag — [Kontoname] — [Quartal]:

Artikel:

Die vierteljährliche Struktur gab mir Planbarkeit. Zwölf Wochen Bestandsplanung statt einer Woche.

Rechnungen für individuelle Geschenksets und Firmenbestellungen

Invoice Flow app Kundenliste eines Onlineshops — ein deutscher Großhandelskäufer in EUR, ein kanadischer Einzelhändler in CAD und eine US-Boutique in USD
Berlin in Euro, Toronto in kanadischen Dollar, die heimische Boutique in USD — jeder Käufer wie ein Einheimischer abgerechnet.

Der zweite große B2B-Kanal war das Firmengeschenkgeschäft — Unternehmen, die individualisierte Geschenksets für Kunden, Mitarbeiter und Weihnachtsprogramme bestellen.

Firmengeschenkbestellung — [Firmenname] — [Datum]:

Firmengeschenkbestellungen verwenden eine Anzahlung von 50 %, weil ich Produkte speziell für die Bestellung beschaffe und verpacke. Wenn der Kunde storniert, nachdem ich Ware entnommen und Kits zusammengestellt habe, habe ich keine Möglichkeit, diese Kosten zurückzuholen.

30 Tage netto vs. Kreditkarte: Großhandelsforderungen steuern

Analytics eines Onlineshops in der Invoice Flow app – Umsatz seit Jahresbeginn über Großhandel, Einzelhandel und Sonderbestellungen mit Monatstrend
Jeder Kanal zu einem Trend summiert – das Bild, das kein einzelnes Plattform-Dashboard zeigt.

Nach der Hotelbestellung bot ich standardmäßig allen Großhandelskonten 30 Tage netto an. Das war ein Fehler.

Nach sechs Monaten hatte ich 18.400 $ an offenen Großhandelsforderungen. Mehrere Konten lagen bei 45–60 Tagen. Ein Konto hatte drei Bestellungen aufgegeben und keine davon fristgerecht bezahlt.

Ich restrukturierte:

Die Regel für die ersten drei Bestellungen beseitigte die meisten Probleme mit verspäteten Zahlungen. Bis ein Konto offene 30-Tage-netto-Bedingungen erhält, habe ich es mindestens dreimal pünktlich zahlen sehen.

Das Geschäft nach fünf Jahren

Aktuelle Umsatzaufteilung:

2018, vor B2B, machte ich 4.200 $/Monat. Die B2B-Kanäle machen heute etwa 69 % des Umsatzes aus.

Was InvoiceFlow für Online-Shop-Betreiber leistet

Die B2B-Abrechnung von Online-Shops umfasst Großhandelskonto-Rechnungen mit Wiederverkäufernachweisen und 30-Tage-netto-Bedingungen, feste Auftragsrechnungen für wiederkehrende Konten, Firmengeschenkbestellungen mit Anzahlungsstrukturen und wiederkehrende Abo-Box-Abrechnung. InvoiceFlow bewältigt all das aus einer einzigen Android-App — separate Vorlagen für Einzelhandels-, Großhandels- und Distributions-Preisstufen, Bestellnummernfelder für Firmenkunden, Anzahlungsverfolgung für individuelle Bestellungen und Zahlungsziele, die zu jedem Kontotyp passen.

Lade InvoiceFlow herunter. Erstelle die Großhandelsrechnungsvorlage mit Bestellnummernfeld, Hinweis zum Wiederverkäufernachweis und 30-Tage-netto-Bedingungen. Erstelle die Firmengeschenkvorlage mit der Anzahlungsstruktur. Das Hotelkonto, das vierteljährlich bestellt, ist mehr wert als ein Monat Einzelhandelsverkäufe — und es beginnt mit einer professionellen B2B-Rechnung.

Carmen Rivera ist Inhaberin von Coastal Provisions in San Diego, Kalifornien, und verkauft handwerklich hergestellte Vorratswaren im Direktverkauf an Verbraucher, an Großhandelskonten in Hotels und Einzelhandel sowie über Firmengeschenkprogramme und Abo-Boxen.