Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hämta appen
SV

Beställningen från ett boutiquehotell som förvandlade min nätbutik till en B2B-verksamhet

Av Carmen Rivera, ägare av nätbutik — San Diego, CA

Jag lanserade Coastal Provisions 2018 — en Shopify-butik som säljer hantverksmässiga skafferivaror från små producenter i Kalifornien. Havssalter, specialhonungar, kalifornisk olivolja, torkad citrus, handpackade sardiner. Utvalda presentset för den sortens person som läser mattidningar. Jag omsatte omkring 4 200 dollar i månaden, helt och hållet detaljhandel, helt och hållet direkt till konsument.

I början av 2020 mejlade inköpschefen på en boutiquehotellgrupp i La Jolla. De satte ihop välkomstkit till sina rum — kunde jag leverera dem?

Ordern var på 240 enheter à 42 dollar per kit. 10 080 dollar.

Jag hade ingen aning om hur man fakturerar ett hotells inköpsavdelning.

Problemet med B2B-fakturor

Min Shopify-butik var uppbyggd för konsumentkassa — kreditkort vid köp, automatiskt bekräftelsemejl, detaljhandelspriser. Hotellets inköpschef behövde en formell faktura med deras inköpsordernummer, betalningsvillkor på 30 dagar netto och mitt organisationsnummer. Shopify-orderbekräftelsen jag skickade henne skulle inte fungera.

Jag gick ner i ett två timmar långt kaninhål för att lista ut hur man skapar en professionell B2B-faktura utanför Shopify. Jag testade Google Docs-mallar, en webbaserad faktureringstjänst som krävde en prenumeration jag inte ville ha, och laddade till slut ner InvoiceFlow. Jag hade fakturan klar på tjugo minuter.

Grossistorder — [Företagsnamn] — [Inköpsordernr] — [Datum]:

Varor:

Raden “intyg för återförsäljning registrerat” var något jag aldrig tänkt på tidigare. Grossistköpare som säljer produkter vidare betalar inte moms på inköpet — de tar ut den vid försäljningen. Att få deras intyg för återförsäljning registrerat innan den första grossistordern behandlas är helt avgörande.

Bygga grossistprisstrukturen

Invoice Flow app fakturaredigerare för en nätbutik — muggset och skålar i stengods till grossistpris per enhet med rabatt, fakturerat i EUR med PO och incoterms
Enheter, grossistpris, PO och incoterms — en exportorder plattformen aldrig kunde generera.

Efter hotellordern formaliserade jag en grossistprisnivå. Detaljpriserna på min sajt har full marginal. Grossistpriset för återförsäljare är en rabatt från detaljpriset — vanligtvis 40–50 % rabatt.

Mina prisnivåer:

Jag byggde en separat grossistfakturamall i InvoiceFlow för varje nivå. När jag tar in ett nytt grossistkonto ber jag om deras intyg för återförsäljning, ställer in en kundprofil med deras nivå och betalningsvillkor och genererar fakturor från lämplig mall.

Återkommande fakturor för grossistkonton

Hotellgruppen lade en stående kvartalsorder — samma kitkonfiguration, justerad för säsongsbaserad produkttillgång. Jag ställde in en återkommande kvartalsfaktura i InvoiceFlow.

Kvartalsvis grossistorder — [Kontonamn] — [Kvartal]:

Varor:

Kvartalsstrukturen gav mig förutsägbarhet. Tolv veckors lagerplanering istället för en vecka.

Fakturor för specialpresentset och företagsorder

Invoice Flow app kundlista för en webbutik — en tysk grossistköpare i EUR, en kanadensisk återförsäljare i CAD och en amerikansk boutique i USD
Berlin i euro, Toronto i kanadensiska dollar, hemboutiquen i USD — varje köpare fakturerad som en lokal.

Den andra stora B2B-kanalen var företagsgåvor — företag som beställer anpassade presentset till kunder, anställda och julprogram.

Företagsgåvoorder — [Företagsnamn] — [Datum]:

Företagsgåvoorder använder 50 % handpenning eftersom jag köper in och packar produkter specifikt för ordern. Om kunden avbokar efter att jag tagit ut lager och satt ihop kit har jag ingen möjlighet att få tillbaka de kostnaderna.

30 dagar netto kontra kreditkort: att hantera grossistfordringar

Analys i Invoice Flow app för en onlinebutik — intäkter hittills i år över grossist, detaljhandel och specialorder med en månatlig trend
Varje kanal summerad till en trend — bilden som ingen enskild plattformspanel visar.

Efter hotellordern erbjöd jag som standard 30 dagar netto till alla grossistkonton. Det var ett misstag.

Efter sex månader hade jag 18 400 dollar i utestående grossistfordringar. Flera konton låg på 45–60 dagar. Ett konto hade lagt tre order och inte betalat någon av dem inom villkoren.

Jag omstrukturerade:

Regeln om de första tre orderna eliminerade de flesta problem med sena betalningar. När ett konto väl har öppna villkor på 30 dagar netto har jag sett dem betala i tid minst tre gånger.

Verksamheten fem år senare

Nuvarande intäktsfördelning:

2018, före B2B, omsatte jag 4 200 dollar/månad. B2B-kanalerna står nu för omkring 69 % av intäkterna.

Vad InvoiceFlow gör för ägare av nätbutiker

B2B-fakturering för nätbutiker omfattar grossistfakturor med intyg för återförsäljning och 30 dagar netto-villkor, fakturor för stående order på återkommande konton, företagsgåvoorder med handpenningsstrukturer och återkommande prenumerationsboxfakturering. InvoiceFlow hanterar allt detta från en Android-app — separata mallar för detaljhandels-, grossist- och distributionsprisnivåer, referensfält för inköpsorder för företagskunder, spårning av handpenning för specialbeställningar och nettovillkor som matchar varje kontotyp.

Ladda ner InvoiceFlow. Bygg grossistfakturamallen med inköpsorderfält, anteckning om intyg för återförsäljning och 30 dagar netto-villkor. Bygg företagsgåvomallen med handpenningsstrukturen. Hotellkontot som beställer varje kvartal är värt mer än en månads detaljhandelsförsäljning — och det börjar med en professionell B2B-faktura.

Carmen Rivera är ägare av Coastal Provisions i San Diego, Kalifornien, och säljer hantverksmässiga skafferivaror direkt till konsument, till grossistkonton inom hotell och detaljhandel samt genom företagsgåvoprogram och prenumerationsboxar.