L’ordine dell’hotel boutique che ha trasformato il mio negozio online in un’attività B2B

Di Carmen Rivera, titolare di negozio online — San Diego, CA

Ho lanciato Coastal Provisions nel 2018 — un negozio Shopify che vende prodotti da dispensa artigianali provenienti da piccoli produttori californiani. Sali marini, miele speciale, oli d’oliva californiani, agrumi essiccati, sardine confezionate a mano. Set regalo curati per il tipo di persona che legge le riviste di cucina. Facevo circa 4.200 $ al mese, interamente al dettaglio, interamente diretto al consumatore.

All’inizio del 2020, mi ha scritto il responsabile acquisti di un gruppo di hotel boutique a La Jolla. Stavano mettendo insieme dei kit di benvenuto per le loro camere — potevo fornirli io?

L’ordine era per 240 unità a 42 $ per kit. 10.080 $.

Non avevo idea di come fatturare a un ufficio acquisti di un hotel.

Il problema della fattura B2B

Il mio negozio Shopify era impostato per il checkout consumer — carta di credito all’acquisto, email di conferma automatica, prezzi al dettaglio. Il responsabile acquisti dell’hotel aveva bisogno di una fattura formale con il loro numero di PO, termini di pagamento a 30 giorni e la mia Partita IVA. La conferma d’ordine Shopify che le avevo inviato non sarebbe andata bene.

Mi sono persa per due ore cercando di capire come creare una fattura B2B professionale al di fuori di Shopify. Ho provato modelli di Google Docs, un servizio di fatturazione web che richiedeva un abbonamento che non volevo e alla fine ho scaricato InvoiceFlow. Ho creato la fattura in venti minuti.

Ordine all’ingrosso — [Nome azienda] — [Numero PO] — [Data]:

• Cliente: [Nome gruppo hotel] | Referente acquisti: [Nome, email]
• Indirizzo di fatturazione: [Indirizzo] | Indirizzo di spedizione: [Indirizzo hotel]
• Numero PO: [PO-2026-0044]

Articoli:

• Kit di benvenuto Coastal Provisions — Standard (quantità: 240)
  • Contenuto unitario: 1 lattina di sale marino + 1 miele grezzo da 60 ml + 1 olio d’oliva da 100 ml + 1 agrume essiccato + 1 lattina di sardine
  • Prezzo unitario: 42,00 $
  • Totale riga: 240 × 42,00 $ = 10.080,00 $
• Subtotale: 10.080,00 $
• Spedizione: 185,00 $ (corriere, indirizzata alla banchina di ricezione)
• Totale ordine: 10.265,00 $
• Termini di pagamento: 30 giorni
• IVA: esenzione per rivendita agli atti — nessuna imposta applicata
• Istruzioni per il bonifico bancario: [Incluse]

La riga “esenzione per rivendita agli atti” era qualcosa a cui non avevo mai pensato prima. Gli acquirenti all’ingrosso che rivendono i prodotti non pagano l’IVA sull’acquisto — la applicano al momento della vendita. Ottenere la loro documentazione di esenzione per rivendita agli atti prima di elaborare il primo ordine all’ingrosso è essenziale.

Costruire la struttura dei prezzi all’ingrosso

Dopo l’ordine dell’hotel, ho formalizzato una fascia di prezzo all’ingrosso. I prezzi al dettaglio sul mio sito hanno il margine pieno. I prezzi all’ingrosso per i rivenditori sono uno sconto sul dettaglio — in genere 40–50%.

Le mie fasce di prezzo:

• Al dettaglio (diretto al consumatore via Shopify): Prezzo pieno — es. 28,00 $ per la Sea Salt Collection
• All’ingrosso (rivenditore verificato, min 12 unità/articolo): 40% di sconto sul dettaglio — 16,80 $/unità
• Distribuzione (gruppo d’acquisto o distributore, min 100 unità/articolo): 50% di sconto sul dettaglio — 14,00 $/unità

Ho creato un modello di fattura all’ingrosso separato in InvoiceFlow per ogni fascia. Quando attivo un nuovo conto all’ingrosso, chiedo la documentazione di esenzione per rivendita, imposto un profilo cliente con la sua fascia e i suoi termini di pagamento, e genero le fatture dal modello appropriato.

Fatture ricorrenti per conti all’ingrosso

Il gruppo di hotel ha effettuato un ordine trimestrale fisso — la stessa configurazione di kit di benvenuto, adattata alla disponibilità stagionale dei prodotti. Ho impostato una fattura ricorrente trimestrale in InvoiceFlow.

Ordine all’ingrosso trimestrale — [Nome conto] — [Trimestre]:

• Cliente: [Gruppo hotel] | N. conto: [####]
• Numero PO: [PO-####]
• Tipo di ordine: Rifornimento trimestrale fisso di kit di benvenuto

Articoli:

• Kit di benvenuto — Standard (quantità: [N]): [N] × 42,00 $ = [importo] $
• Kit di benvenuto — Premium (quantità: [N]): [N] × 68,00 $ = [importo] $
• Subtotale: [totale] $
• Spedizione: [importo] $
• Totale ordine: [totale] $
• Termini di pagamento: 30 giorni
• Esenzione per rivendita: agli atti (scade il [data])

La struttura trimestrale mi ha dato prevedibilità. Dodici settimane di pianificazione dell’inventario invece di una.

Fatture per set regalo personalizzati e ordini aziendali

Il secondo grande canale B2B era il regalo aziendale — aziende che ordinano set regalo personalizzati per clienti, dipendenti e programmi natalizi.

Ordine regali aziendali — [Nome azienda] — [Data]:

• Ordine: [Descrizione — Programma regali clienti natalizio / Riconoscimento dipendenti / Benvenuto clienti]
• Quantità: [N] set
• Configurazione:
  • [Articolo 1] (quantità per set: 1): costo unitario [X] $ × [N] set = [importo] $
  • [Articolo 2] (quantità per set: 1): costo unitario [X] $ × [N] set = [importo] $
  • [Branding/packaging personalizzato] (se applicabile): [costo di setup] $ + [tariffa per unità] $ × [N] = [importo] $
• Subtotale prodotti: [totale] $
• Packaging personalizzato e nastro brandizzato: [importo] $
• Spedizione e gestione: [importo] $
• Totale ordine: [totale] $
• Acconto (50%, dovuto alla conferma dell’ordine): [acconto] $
• Saldo (dovuto prima della spedizione): [saldo] $
• Numero PO: [PO-####]
• Data di spedizione stimata: [Data]

Gli ordini di regali aziendali usano un acconto del 50% perché sto procurando e confezionando prodotti specificamente per l’ordine. Se il cliente annulla dopo che ho prelevato l’inventario e assemblato i kit, non ho modo di recuperare quei costi.

30 giorni vs. carta di credito: gestire i crediti all’ingrosso

Dopo l’ordine dell’hotel, ho offerto i 30 giorni a tutti i conti all’ingrosso per impostazione predefinita. È stato un errore.

Dopo sei mesi, avevo 18.400 $ di crediti all’ingrosso in sospeso. Diversi conti erano a 45–60 giorni. Un conto aveva effettuato tre ordini e non ne aveva pagato nessuno entro i termini.

Ho ristrutturato:

• Nuovi conti all’ingrosso (primi tre ordini): acconto 50% + saldo prima della spedizione
• Conti consolidati (12+ mesi, storico di pagamenti costante): 30 giorni
• Conti di distribuzione/gruppi d’acquisto: 45 giorni con accordo di distribuzione firmato

La regola dei primi tre ordini ha eliminato la maggior parte dei problemi di ritardo nei pagamenti. Quando un conto passa ai termini aperti a 30 giorni, l’ho visto pagare puntualmente almeno tre volte.

L’attività cinque anni dopo

Ripartizione attuale dei ricavi:

• Diretto al consumatore (Shopify): circa 11.400 $/mese
• Conti all’ingrosso (gruppi alberghieri, rivenditori specializzati): circa 14.600 $/mese
• Programmi regali aziendali (picchi stagionali): circa 6.800 $/mese (più alto nel Q4)
• Box in abbonamento mensili (48 abbonati): 3.840 $/mese
• Ricavo mensile totale: circa 36.640 $/mese

Nel 2018, prima del B2B, facevo 4.200 $/mese. I canali B2B ora rappresentano circa il 69% dei ricavi.

Cosa fa InvoiceFlow per i titolari di negozi online

La fatturazione B2B dei negozi online comprende fatture per conti all’ingrosso con esenzione per rivendita e termini a 30 giorni, fatture per ordini fissi di conti ricorrenti, ordini di regali aziendali con strutture ad acconto e fatturazione ricorrente di box in abbonamento. InvoiceFlow gestisce tutto questo da un’unica app Android — modelli separati per le fasce di prezzo al dettaglio, all’ingrosso e di distribuzione, campi di riferimento PO per i clienti aziendali, tracciamento degli acconti per gli ordini personalizzati e termini netti adatti a ciascun tipo di conto.

Scarica InvoiceFlow. Crea il modello di fattura all’ingrosso con campo PO, nota sull’esenzione per rivendita e termini a 30 giorni. Crea il modello di regali aziendali con la struttura ad acconto. Il conto alberghiero che ordina trimestralmente vale più di un mese di vendite al dettaglio — e inizia con una fattura B2B professionale.

Carmen Rivera è la titolare di Coastal Provisions a San Diego, California, e vende prodotti da dispensa artigianali diretti al consumatore, a conti all’ingrosso alberghieri e al dettaglio, e tramite programmi di regali aziendali e box in abbonamento.