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A Encomenda de um Hotel Boutique que Transformou a Minha Loja Online num Negócio B2B

Por Carmen Rivera, Dona de Loja Online — San Diego, CA

Lancei a Coastal Provisions em 2018 — uma loja Shopify que vendia produtos de despensa artesanais de pequenos produtores da Califórnia. Sais marinhos, méis especiais, azeites californianos, citrinos desidratados, sardinhas embaladas à mão. Conjuntos de presente selecionados para o tipo de pessoa que lê revistas de gastronomia. Faturava cerca de 4.200 por mês, tudo a retalho, tudo diretamente ao consumidor.

No início de 2020, a gestora de compras de um grupo de hotéis boutique em La Jolla enviou-me um email. Estavam a montar kits de boas-vindas para os quartos — poderia fornecê-los?

A encomenda era de 240 unidades a 42 por kit. 10.080.

Não fazia a mínima ideia de como faturar o departamento de compras de um hotel.

O Problema da Fatura B2B

A minha loja Shopify estava configurada para checkout de consumo — cartão de crédito na compra, email de confirmação automático, preços de retalho. A gestora de compras do hotel precisava de uma fatura formal com o número de PO deles, prazo de pagamento a 30 dias e o meu NIF. A confirmação de encomenda da Shopify que lhe enviei não ia servir.

Passei duas horas a tentar perceber como criar uma fatura B2B profissional fora da Shopify. Experimentei modelos do Google Docs, um serviço de faturação online que exigia uma subscrição que eu não queria e, por fim, descarreguei o InvoiceFlow. Tinha a fatura criada em vinte minutos.

Encomenda Grossista — [Nome da Empresa] — [Número de PO] — [Data]:

Itens:

A linha “certificado de revenda em arquivo” era algo em que eu nunca tinha pensado. Os compradores grossistas que revendem produtos não pagam imposto na compra — cobram-no no ponto de venda. Ter o certificado de revenda deles em arquivo antes de processar a primeira encomenda grossista é essencial.

Construir a Estrutura de Preços Grossistas

Editor de faturas do Invoice Flow app de uma loja online — conjuntos de canecas e tigelas de cerâmica com preço unitário de atacado e desconto, faturado em EUR com PO e incoterms
Unidades, preço de atacado, PO e incoterms — um pedido de exportação que a plataforma nunca conseguiria gerar.

Depois da encomenda do hotel, formalizei um escalão de preços grossistas. Os preços de retalho no meu site são de margem total. Os preços grossistas para revendedores são um desconto sobre o retalho — normalmente 40–50%.

Os meus escalões de preços:

Criei um modelo de fatura grossista separado no InvoiceFlow para cada escalão. Quando integro uma nova conta grossista, peço o certificado de revenda, crio um perfil de cliente com o escalão e as condições de pagamento e gero as faturas a partir do modelo apropriado.

Faturas Recorrentes de Contas Grossistas

O grupo hoteleiro fez uma encomenda trimestral permanente — a mesma configuração de kit de boas-vindas, ajustada à disponibilidade sazonal de produtos. Configurei uma fatura recorrente trimestral no InvoiceFlow.

Encomenda Grossista Trimestral — [Nome da Conta] — [Trimestre]:

Itens:

A estrutura trimestral deu-me previsibilidade. Doze semanas de planeamento de stock em vez de uma semana.

Faturas de Conjuntos de Presente Personalizados e Encomendas Corporativas

Lista de clientes do Invoice Flow app de uma loja online — um comprador atacadista alemão em EUR, um varejista canadense em CAD e uma boutique dos EUA em USD
Berlim em euros, Toronto em dólares canadenses, boutique local em USD — cada comprador faturado como um local.

O segundo grande canal B2B foi a oferta corporativa — empresas a encomendar conjuntos de presente personalizados para clientes, colaboradores e programas de época.

Encomenda de Brindes Corporativos — [Nome da Empresa] — [Data]:

As encomendas de brindes corporativos usam um sinal de 50% porque estou a adquirir e a embalar produtos especificamente para a encomenda. Se o cliente cancelar depois de eu ter retirado o stock e montado os kits, não tenho forma de recuperar esses custos.

30 Dias vs. Cartão de Crédito: Gerir as Contas a Receber Grossistas

Análises do Invoice Flow app de uma loja online — receita no acumulado do ano entre pedidos de atacado, varejo e personalizados com uma tendência mensal
Cada canal somado em uma única tendência — o quadro que nenhum painel de plataforma isolada mostra.

Depois da encomenda do hotel, passei a oferecer 30 dias a todas as contas grossistas por defeito. Foi um erro.

Seis meses depois, tinha 18.400 em contas a receber grossistas por liquidar. Várias contas estavam a 45–60 dias. Uma conta tinha feito três encomendas e não tinha pago nenhuma dentro do prazo.

Reestruturei:

A regra das três primeiras encomendas eliminou a maioria dos problemas de atraso de pagamento. Quando uma conta passa para prazos abertos de 30 dias, já a vi pagar a tempo pelo menos três vezes.

O Negócio Cinco Anos Depois

Repartição atual da receita:

Em 2018, antes do B2B, faturava 4.200/mês. Os canais B2B representam agora cerca de 69% da receita.

O que o InvoiceFlow Faz pelos Donos de Lojas Online

A faturação B2B de lojas online abrange faturas de contas grossistas com certificados de revenda e prazos a 30 dias, faturas de encomendas permanentes para contas recorrentes, encomendas de brindes corporativos com estruturas de sinal e faturação recorrente de caixas por subscrição. O InvoiceFlow trata de tudo isto a partir de uma só aplicação Android — modelos separados para escalões de preços de retalho, grosso e distribuição, campos de referência de PO para clientes corporativos, controlo de sinal para encomendas personalizadas e prazos de pagamento ajustados a cada tipo de conta.

Descarregue o InvoiceFlow. Crie o modelo de fatura grossista com campo de PO, nota de certificado de revenda e prazo a 30 dias. Crie o modelo de brindes corporativos com a estrutura de sinal. A conta de hotel que encomenda trimestralmente vale mais do que um mês de vendas a retalho — e começa com uma fatura B2B profissional.

Carmen Rivera é a proprietária da Coastal Provisions em San Diego, Califórnia, que vende produtos de despensa artesanais diretamente ao consumidor, a contas grossistas de hotéis e de retalho, e através de programas de brindes corporativos e caixas por subscrição.