Invoice Flow app icon Invoice Flow management Descarcă aplicația
RO

Comanda de la hotelul boutique care mi-a transformat magazinul online într-o afacere B2B

De Carmen Rivera, proprietară de magazin online — San Diego, CA

Am lansat Coastal Provisions în 2018 — un magazin Shopify care vindea produse artizanale de cămară provenind de la mici producători din California. Săruri de mare, mieri speciale, uleiuri de măsline californiene, citrice deshidratate, sardine ambalate manual. Seturi cadou curatoriate pentru genul de persoană care citește reviste culinare. Făceam în jur de 4.200 USD pe lună, în întregime retail, în întregime direct către consumator.

La începutul lui 2020, mi-a scris pe e-mail managerul de achiziții al unui grup de hoteluri boutique din La Jolla. Pregăteau kituri de bun venit pentru camerele lor — le puteam furniza?

Comanda era pentru 240 de unități la 42 USD pe kit. 10.080 USD.

Nu aveam nicio idee cum să facturez un departament de achiziții al unui hotel.

Problema facturii B2B

Magazinul meu Shopify era configurat pentru finalizarea comenzii de tip consumator — card de credit la achiziție, e-mail de confirmare automat, prețuri de retail. Managerul de achiziții al hotelului avea nevoie de o factură formală cu numărul lor de comandă de achiziție, termeni de plată net-30 și codul meu fiscal de afacere. Confirmarea comenzii Shopify pe care i-am trimis-o nu avea să funcționeze.

Am petrecut două ore încercând să înțeleg cum să creez o factură B2B profesională în afara Shopify. Am încercat șabloane Google Docs, un serviciu de facturare online care cerea un abonament pe care nu îl voiam și, în cele din urmă, am descărcat InvoiceFlow. Am construit factura în douăzeci de minute.

Comandă angro — [Nume companie] — [Număr comandă de achiziție] — [Dată]:

Articole:

Rândul „certificat de revânzare la dosar” era ceva la care nu mă gândisem niciodată înainte. Cumpărătorii angro care revând produse nu plătesc taxa pe vânzări la achiziție — o colectează în punctul de vânzare. Obținerea certificatului lor de revânzare la dosar înainte de a procesa prima comandă angro este esențială.

Construirea structurii de prețuri angro

Editorul de facturi din Invoice Flow app al unui magazin online — seturi de căni de gresie și boluri la preț unitar en-gros cu reducere, facturate în EUR cu PO și incoterms
Unități, preț en-gros, PO și incoterms — o comandă de export pe care platforma nu ar putea-o genera niciodată.

După comanda hotelului, am formalizat un nivel de prețuri angro. Prețurile de retail de pe site-ul meu au marja completă. Prețurile angro pentru revânzători sunt o reducere față de retail — de obicei 40–50% mai mici.

Nivelurile mele de prețuri:

Am construit un șablon de factură angro separat în InvoiceFlow pentru fiecare nivel. Când integrez un cont angro nou, cer certificatul lor de revânzare, configurez un profil de client cu nivelul și termenii lor de plată și generez facturi din șablonul potrivit.

Facturi recurente pentru conturi angro

Grupul hotelier a plasat o comandă trimestrială permanentă — aceeași configurație de kit de bun venit, ajustată pentru disponibilitatea sezonieră a produselor. Am configurat o factură recurentă trimestrială în InvoiceFlow.

Comandă angro trimestrială — [Nume cont] — [Trimestru]:

Articole:

Structura trimestrială mi-a dat previzibilitate. Douăsprezece săptămâni de planificare a stocului în loc de una.

Facturi pentru seturi cadou personalizate și comenzi corporative

Lista de clienți a aplicației Invoice Flow a unui magazin online — un cumpărător en-gros german în EUR, un retailer canadian în CAD și un boutique american în USD
Berlin în euro, Toronto în dolari canadieni, boutique-ul de acasă în USD — fiecare cumpărător facturat ca un local.

Al doilea canal B2B major a fost cadourile corporative — companii care comandau seturi cadou personalizate pentru clienți, angajați și programe de sărbători.

Comandă cadou corporativă — [Nume companie] — [Dată]:

Comenzile de cadouri corporative folosesc un avans de 50% pentru că achiziționez și ambalez produse special pentru comandă. Dacă clientul anulează după ce am scos stocul și am asamblat kiturile, nu am nicio cale de a recupera acele costuri.

Net-30 vs. card de credit: gestionarea creanțelor angro

Analizele din Invoice Flow app ale unui magazin online — venit de la începutul anului pe comenzi en-gros, cu amănuntul și personalizate cu o tendință lunară
Fiecare canal însumat într-o singură tendință — imaginea pe care niciun panou de platformă nu o arată.

După comanda hotelului, am oferit implicit net-30 tuturor conturilor angro. A fost o greșeală.

După șase luni, aveam 18.400 USD în creanțe angro restante. Mai multe conturi erau la 45–60 de zile. Un cont plasase trei comenzi și nu plătise niciuna în termen.

Am restructurat:

Regula primelor-trei-comenzi a eliminat majoritatea problemelor de plată întârziată. Până când un cont ajunge la termeni net-30 deschiși, l-am văzut plătind la timp de cel puțin trei ori.

Afacerea după cinci ani

Structura actuală a veniturilor:

În 2018, înainte de B2B, făceam 4.200 USD/lună. Canalele B2B reprezintă acum aproximativ 69% din venituri.

Ce face InvoiceFlow pentru proprietarii de magazine online

Facturarea B2B a magazinelor online cuprinde facturi de cont angro cu certificate de revânzare și termeni net-30, facturi de comandă permanentă pentru conturi recurente, comenzi de cadouri corporative cu structuri de avans și facturare recurentă pentru cutii cu abonament. InvoiceFlow gestionează toate acestea dintr-o singură aplicație Android — șabloane separate pentru nivelurile de prețuri retail, angro și distribuție, câmpuri de referință pentru comenzile de achiziție ale clienților corporativi, urmărirea avansurilor pentru comenzile personalizate și termeni de plată care se potrivesc fiecărui tip de cont.

Descarcă InvoiceFlow. Construiește șablonul de factură angro cu câmp de comandă de achiziție, notă de certificat de revânzare și termeni net-30. Construiește șablonul de cadouri corporative cu structura de avans. Contul hotelier care comandă trimestrial valorează mai mult decât o lună de vânzări retail — și începe cu o factură B2B profesională.

Carmen Rivera este proprietara Coastal Provisions din San Diego, California, vânzând produse artizanale de cămară direct către consumator, către conturi angro hoteliere și de retail, și prin programe de cadouri corporative și cutii cu abonament.