Objednávka od butikového hotelu, která z mého online obchodu udělala B2B byznys

Napsala Carmen Rivera, majitelka online obchodu — San Diego, CA

Coastal Provisions jsem spustila v roce 2018 — obchod na Shopify prodávající řemeslné potraviny do spíže od malých kalifornských výrobců. Mořské soli, speciální medy, kalifornské olivové oleje, sušené citrusy, ručně balené sardinky. Kurátorské dárkové sady pro lidi, kteří čtou gastronomické magazíny. Dělala jsem asi 4 200 $ měsíčně, čistě maloobchod, čistě přímý prodej koncovému zákazníkovi.

Začátkem roku 2020 mi napsal nákupčí ze skupiny butikových hotelů v La Jolla. Chystali uvítací amenity sady do svých pokojů — mohla bych jim je dodat?

Objednávka byla na 240 kusů po 42 $ za sadu. 10 080 $.

Neměla jsem tušení, jak fakturovat nákupnímu oddělení hotelu.

Problém s B2B fakturou

Můj obchod na Shopify byl nastavený na spotřebitelskou pokladnu — platba kartou při nákupu, automatický potvrzovací e-mail, maloobchodní ceny. Nákupčí hotelu potřebovala formální fakturu s číslem jejich objednávky (PO), platebními podmínkami se splatností 30 dní a mým IČO/DIČ. Potvrzení objednávky ze Shopify, které jsem jí poslala, prostě nestačilo.

Strávila jsem dvě hodiny hledáním, jak vytvořit profesionální B2B fakturu mimo Shopify. Zkoušela jsem šablony v Google Docs, webovou fakturační službu, která vyžadovala předplatné, jež jsem nechtěla, a nakonec jsem si stáhla InvoiceFlow. Fakturu jsem měla hotovou za dvacet minut.

Velkoobchodní objednávka — [Název společnosti] — [Číslo PO] — [Datum]:

• Zákazník: [Název hotelové skupiny] | Kontakt nákupu: [Jméno, e-mail]
• Fakturační adresa: [Adresa] | Dodací adresa: [Adresa hotelu]
• Číslo PO: [PO-2026-0044]

Položky:

• Coastal Provisions uvítací amenity sada — Standard (množství: 240)
  • Obsah sady: 1 plechovka mořské soli + 1 syrový med 60 ml + 1 olivový olej 100 ml + 1 sušený citrus + 1 plechovka sardinek
  • Jednotková cena: 42,00 $
  • Celkem za položku: 240 × 42,00 $ = 10 080,00 $
• Mezisoučet: 10 080,00 $
• Doprava: 185,00 $ (přeprava na příjmovou rampu)
• Celkem za objednávku: 10 265,00 $
• Platební podmínky: splatnost 30 dní
• Daň: potvrzení o dalším prodeji v evidenci — daň neúčtována
• Pokyny pro bankovní převod: [Uvedeno]

Řádek „potvrzení o dalším prodeji v evidenci” mě nikdy předtím nenapadl. Velkoobchodní odběratelé, kteří produkty dále prodávají, neplatí z nákupu daň z prodeje — vybírají ji v místě prodeje. Získat jejich doklad o dalším prodeji do evidence ještě před zpracováním první velkoobchodní objednávky je zásadní.

Budování struktury velkoobchodních cen

Po hotelové objednávce jsem formalizovala velkoobchodní cenovou úroveň. Maloobchodní ceny na mém webu mají plnou marži. Velkoobchodní ceny pro další prodejce jsou slevou z maloobchodu — obvykle 40–50 % dolů.

Moje cenové úrovně:

• Maloobchod (přímý prodej přes Shopify): Plná cena — např. 28,00 $ za kolekci mořských solí
• Velkoobchod (ověřený prodejce, min. 12 kusů/položka): 40 % sleva z maloobchodu — 16,80 $/kus
• Distribuce (nákupní skupina nebo distributor, min. 100 kusů/položka): 50 % sleva z maloobchodu — 14,00 $/kus

Pro každou úroveň jsem v InvoiceFlow vytvořila samostatnou velkoobchodní šablonu faktury. Když přijímám nový velkoobchodní účet, vyžádám si jejich doklad o dalším prodeji, nastavím profil zákazníka s jeho úrovní a platebními podmínkami a generuji faktury z odpovídající šablony.

Opakované faktury pro velkoobchodní účty

Hotelová skupina zadala stálou čtvrtletní objednávku — stejnou konfiguraci amenity sady, upravenou podle sezonní dostupnosti produktů. V InvoiceFlow jsem nastavila opakovanou čtvrtletní fakturu.

Čtvrtletní velkoobchodní objednávka — [Název účtu] — [Čtvrtletí]:

• Zákazník: [Hotelová skupina] | Č. účtu: [####]
• Číslo PO: [PO-####]
• Typ objednávky: Stálé čtvrtletní doplnění amenity sad

Položky:

• Uvítací amenity sada — Standard (množství: [N]): [N] × 42,00 $ = [částka] $
• Uvítací amenity sada — Premium (množství: [N]): [N] × 68,00 $ = [částka] $
• Mezisoučet: [celkem] $
• Doprava: [částka] $
• Celkem za objednávku: [celkem] $
• Platební podmínky: splatnost 30 dní
• Doklad o dalším prodeji: v evidenci (platnost do [datum])

Čtvrtletní struktura mi dala předvídatelnost. Dvanáct týdnů plánování zásob místo jednoho týdne.

Faktury za zakázkové dárkové sady a firemní objednávky

Druhým hlavním B2B kanálem bylo firemní obdarování — firmy objednávající upravené dárkové sady pro klienty, zaměstnance a vánoční programy.

Firemní dárková objednávka — [Název společnosti] — [Datum]:

• Objednávka: [Popis — Vánoční klientský dárkový program / Ocenění zaměstnanců / Uvítání klienta]
• Množství: [N] sad
• Konfigurace:
  • [Položka 1] (množství na sadu: 1): jednotková cena [X] $ × [N] sad = [částka] $
  • [Položka 2] (množství na sadu: 1): jednotková cena [X] $ × [N] sad = [částka] $
  • [Vlastní branding/balení] (pokud relevantní): [poplatek za přípravu] $ + [cena za kus] $ × [N] = [částka] $
• Mezisoučet za produkty: [celkem] $
• Vlastní balení a značková stuha: [částka] $
• Doprava a manipulace: [částka] $
• Celkem za objednávku: [celkem] $
• Záloha (50 %, splatná při potvrzení objednávky): [záloha] $
• Doplatek (splatný před expedicí): [doplatek] $
• Číslo PO: [PO-####]
• Odhadované datum expedice: [Datum]

Firemní dárkové objednávky používají 50% zálohu, protože produkty pořizuji a balím specificky pro danou objednávku. Pokud klient zruší objednávku poté, co jsem vytáhla zásoby a sestavila sady, nemám jak tyto náklady zpět získat.

Splatnost 30 dní vs. platba kartou: řízení velkoobchodních pohledávek

Po hotelové objednávce jsem ve výchozím nastavení nabízela splatnost 30 dní všem velkoobchodním účtům. To byla chyba.

Po šesti měsících jsem měla 18 400 $ v nesplacených velkoobchodních pohledávkách. Několik účtů bylo na 45–60 dnech. Jeden účet zadal tři objednávky a žádnou z nich nezaplatil v termínu.

Přestrukturovala jsem:

• Nové velkoobchodní účty (první tři objednávky): 50% záloha + doplatek před expedicí
• Zavedené účty (12+ měsíců, konzistentní platební historie): Splatnost 30 dní
• Distribuční/nákupní účty: Splatnost 45 dní s podepsanou distributorskou smlouvou

Pravidlo prvních tří objednávek eliminovalo většinu problémů s opožděnými platbami. Než se účet dostane na otevřenou splatnost 30 dní, viděla jsem ho zaplatit včas nejméně třikrát.

Byznys po pěti letech

Aktuální rozdělení obratu:

• Přímý prodej koncovému zákazníkovi (Shopify): přibližně 11 400 $/měsíc
• Velkoobchodní účty (hotelové skupiny, specializovaní prodejci): přibližně 14 600 $/měsíc
• Firemní dárkové programy (sezonní špičky): přibližně 6 800 $/měsíc (vyšší v Q4)
• Měsíční předplatné boxy (48 předplatitelů): 3 840 $/měsíc
• Celkový měsíční obrat: přibližně 36 640 $/měsíc

V roce 2018, před B2B, jsem dělala 4 200 $/měsíc. B2B kanály nyní představují asi 69 % obratu.

Co InvoiceFlow dělá pro majitele online obchodů

B2B fakturace online obchodu zahrnuje velkoobchodní faktury s doklady o dalším prodeji a splatností 30 dní, faktury za stálé objednávky pro opakující se účty, firemní dárkové objednávky se zálohovou strukturou a opakovanou fakturaci předplatných boxů. InvoiceFlow zvládá všechny tyto věci z jedné aplikace pro Android — samostatné šablony pro maloobchodní, velkoobchodní a distribuční cenové úrovně, pole s referencí na PO pro firemní klienty, sledování záloh u zakázkových objednávek a platební podmínky odpovídající každému typu účtu.

Stáhněte si InvoiceFlow. Vytvořte velkoobchodní šablonu faktury s polem PO, poznámkou o dokladu o dalším prodeji a splatností 30 dní. Vytvořte firemní dárkovou šablonu se zálohovou strukturou. Hotelový účet, který objednává čtvrtletně, má větší hodnotu než měsíc maloobchodních prodejů — a začíná to profesionální B2B fakturou.

Carmen Rivera je majitelkou Coastal Provisions v San Diegu v Kalifornii, prodává řemeslné potraviny do spíže přímo koncovým zákazníkům, velkoobchodním hotelovým a maloobchodním účtům a prostřednictvím firemních dárkových programů a předplatných boxů.