Invoice Flow app icon Invoice Flow management Pobierz aplikację
PL

Zamówienie z butikowego hotelu, które zmieniło mój sklep internetowy w biznes B2B

Autorka: Carmen Rivera, właścicielka sklepu internetowego — San Diego, Kalifornia

Uruchomiłam Coastal Provisions w 2018 roku — sklep na Shopify sprzedający rzemieślnicze produkty spiżarniane pozyskiwane od małych producentów z Kalifornii. Sole morskie, miody specjalne, kalifornijskie oliwy z oliwek, suszone cytrusy, ręcznie pakowane sardynki. Wyselekcjonowane zestawy prezentowe dla osób, które czytają magazyny kulinarne. Robiłam około 4200 $ miesięcznie, wyłącznie detal, wyłącznie bezpośrednio do konsumenta.

Na początku 2020 roku napisała do mnie kierowniczka zakupów w grupie butikowych hoteli w La Jolla. Kompletowali zestawy powitalne do swoich pokoi — czy mogłabym je dostarczyć?

Zamówienie opiewało na 240 sztuk po 42 $ za zestaw. 10 080 $.

Nie miałam pojęcia, jak wystawić fakturę dla hotelowego działu zakupów.

Problem z fakturą B2B

Mój sklep na Shopify był ustawiony pod konsumencki proces kasowy — karta przy zakupie, automatyczny e-mail z potwierdzeniem, ceny detaliczne. Hotelowa kierowniczka zakupów potrzebowała formalnej faktury z numerem PO, terminem płatności 30 dni i moim numerem NIP. Potwierdzenie zamówienia z Shopify, które jej wysłałam, nie miało prawa zadziałać.

Spędziłam dwie godziny w króliczej norze, próbując wymyślić, jak stworzyć profesjonalną fakturę B2B poza Shopify. Próbowałam szablonów w Google Docs, internetowego serwisu do fakturowania, który wymagał subskrypcji, na którą nie miałam ochoty, aż w końcu pobrałam InvoiceFlow. Fakturę miałam gotową w dwadzieścia minut.

Zamówienie hurtowe — [Nazwa firmy] — [Numer PO] — [Data]:

Pozycje:

Kwestia statusu VAT nabywcy kupującego do odsprzedaży to coś, o czym wcześniej nigdy nie myślałam. Nabywcy hurtowi, którzy odsprzedają produkty, rozliczają VAT na zasadach B2B — nie ponoszą go jak konsument końcowy, lecz naliczają go dopiero przy sprzedaży swojemu klientowi. Potwierdzenie ich numeru NIP i statusu VAT przed realizacją pierwszego zamówienia hurtowego jest kluczowe.

Budowanie struktury cen hurtowych

Edytor faktur sklepu internetowego w Invoice Flow app — zestawy kubków i miski z kamionki w cenie hurtowej za sztukę z rabatem, rozliczone w EUR z PO i incoterms
Sztuki, ceny hurtowe, PO i incoterms — zamówienie eksportowe, którego platforma nigdy by nie wygenerowała.

Po zamówieniu z hotelu sformalizowałam poziom cen hurtowych. Ceny detaliczne na mojej stronie mają pełną marżę. Ceny hurtowe dla odsprzedawców to zniżka od detalu — zwykle 40–50%.

Moje poziomy cenowe:

Zbudowałam osobny szablon faktury hurtowej w InvoiceFlow dla każdego poziomu. Gdy wdrażam nowe konto hurtowe, proszę o potwierdzenie numeru NIP i statusu VAT, zakładam profil klienta z jego poziomem i warunkami płatności oraz generuję faktury z odpowiedniego szablonu.

Cykliczne faktury kont hurtowych

Grupa hotelowa złożyła stałe zamówienie kwartalne — ta sama konfiguracja zestawu powitalnego, dostosowana do sezonowej dostępności produktów. Ustawiłam cykliczną fakturę kwartalną w InvoiceFlow.

Kwartalne zamówienie hurtowe — [Nazwa konta] — [Kwartał]:

Pozycje:

Struktura kwartalna dała mi przewidywalność. Dwanaście tygodni planowania zapasów zamiast jednego.

Faktury niestandardowych zestawów prezentowych i zamówień firmowych

Lista klientów w aplikacji Invoice Flow sklepu internetowego — niemiecki kupujący hurtowy w EUR, kanadyjski detalista w CAD i amerykański butik w USD
Berlin w euro, Toronto w dolarach kanadyjskich, rodzimy butik w USD — każdy kupujący fakturowany jak lokalny.

Drugim ważnym kanałem B2B było gifting firmowy — firmy zamawiające dostosowane zestawy prezentowe dla klientów, pracowników i programów świątecznych.

Firmowe zamówienie na prezenty — [Nazwa firmy] — [Data]:

Firmowe zamówienia na prezenty korzystają z 50% zaliczki, ponieważ pozyskuję i pakuję produkty specjalnie pod dane zamówienie. Jeśli klient anuluje po tym, jak pobrałam zapasy i złożyłam zestawy, nie mam sposobu na odzyskanie tych kosztów.

Termin 30 dni vs. karta: zarządzanie należnościami hurtowymi

Analityka sklepu internetowego w aplikacji Invoice Flow app — przychód od początku roku w hurcie, detalu i zamówieniach na zamówienie z trendem miesięcznym
Każdy kanał zsumowany w jeden trend — obraz, którego nie pokazuje żaden pojedynczy pulpit platformy.

Po zamówieniu z hotelu domyślnie zaoferowałam termin 30 dni wszystkim kontom hurtowym. To był błąd.

Po sześciu miesiącach miałam 18 400 $ zaległych należności hurtowych. Kilka kont było na 45–60 dniach. Jedno konto złożyło trzy zamówienia i żadnego nie opłaciło w terminie.

Przebudowałam:

Zasada pierwszych trzech zamówień wyeliminowała większość problemów z opóźnionymi płatnościami. Zanim konto trafi na otwarte warunki 30 dni, widziałam, że zapłaciło w terminie co najmniej trzy razy.

Biznes po pięciu latach

Aktualny podział przychodów:

W 2018 roku, przed B2B, robiłam 4200 $/miesiąc. Kanały B2B stanowią teraz około 69% przychodu.

Co InvoiceFlow robi dla właścicieli sklepów internetowych

Rozliczenia B2B sklepu internetowego obejmują faktury kont hurtowych ze statusem VAT nabywcy i terminami 30 dni, faktury stałych zamówień dla kont cyklicznych, firmowe zamówienia na prezenty ze strukturami zaliczkowymi oraz cykliczne rozliczenia boxów subskrypcyjnych. InvoiceFlow obsługuje wszystkie te przypadki z jednej aplikacji na Androida — osobne szablony dla poziomów cen detalicznych, hurtowych i dystrybucyjnych, pola odwołań do PO dla klientów firmowych, śledzenie zaliczek dla zamówień na zamówienie oraz warunki płatności dopasowane do typu każdego konta.

Pobierz InvoiceFlow. Zbuduj szablon faktury hurtowej z polem PO, uwagą o statusie VAT i terminem 30 dni. Zbuduj szablon firmowego zamówienia na prezenty ze strukturą zaliczki. Konto hotelowe zamawiające kwartalnie jest warte więcej niż miesiąc sprzedaży detalicznej — a wszystko zaczyna się od profesjonalnej faktury B2B.

Carmen Rivera jest właścicielką Coastal Provisions w San Diego w Kalifornii, sprzedającą rzemieślnicze produkty spiżarniane bezpośrednio do konsumentów, do hurtowych kont hotelowych i detalicznych oraz poprzez firmowe programy prezentowe i boxy subskrypcyjne.