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El pedido de un hotel boutique que convirtió mi tienda online en un negocio B2B

Por Carmen Rivera, propietaria de tienda online — San Diego, CA

Lancé Coastal Provisions en 2018 — una tienda de Shopify que vendía productos de despensa artesanales de pequeños productores de California. Sales marinas, mieles especiales, aceites de oliva californianos, cítricos deshidratados, sardinas envasadas a mano. Sets de regalo seleccionados para el tipo de persona que lee revistas de gastronomía. Facturaba unos 4.200 $ al mes, todo minorista, todo venta directa al consumidor.

A principios de 2020, me escribió el gerente de compras de un grupo hotelero boutique de La Jolla. Estaban montando kits de bienvenida para sus habitaciones — ¿podía suministrárselos?

El pedido era de 240 unidades a 42 $ por kit. 10.080 $.

No tenía ni idea de cómo facturar al departamento de compras de un hotel.

El problema de la factura B2B

Mi tienda de Shopify estaba configurada para el pago del consumidor — tarjeta de crédito en la compra, correo de confirmación automatizado, precios minoristas. El gerente de compras del hotel necesitaba una factura formal con su número de PO, condiciones de pago neto-30 y mi número de identificación fiscal. La confirmación de pedido de Shopify que le envié no iba a servir.

Me metí en un agujero de dos horas intentando averiguar cómo crear una factura B2B profesional fuera de Shopify. Probé plantillas de Google Docs, un servicio de facturación web que requería una suscripción que no quería, y finalmente descargué InvoiceFlow. Tenía la factura lista en veinte minutos.

Pedido mayorista — [Nombre de la empresa] — [Número de PO] — [Fecha]:

Artículos:

La línea de «certificado de reventa archivado» era algo en lo que nunca había pensado. Los compradores mayoristas que revenden productos no pagan impuesto sobre las ventas en la compra — lo recaudan en el punto de venta. Tener su certificado de reventa archivado antes de procesar el primer pedido mayorista es esencial.

Construir la estructura de precios mayoristas

Editor de facturas de Invoice Flow app de una tienda en línea: juegos de tazas de gres y cuencos a precio unitario mayorista con descuento, facturados en EUR con PO e incoterms
Unidades, precio mayorista, PO e incoterms: un pedido de exportación que la plataforma nunca podría generar.

Después del pedido del hotel, formalicé un nivel de precios mayoristas. Los precios minoristas de mi web son de margen completo. Los precios mayoristas para revendedores son un descuento sobre el minorista — normalmente del 40–50 %.

Mis niveles de precios:

Creé una plantilla de factura mayorista independiente en InvoiceFlow para cada nivel. Cuando incorporo una nueva cuenta mayorista, pido su certificado de reventa, configuro un perfil de cliente con su nivel y condiciones de pago, y genero las facturas a partir de la plantilla adecuada.

Facturas recurrentes para cuentas mayoristas

El grupo hotelero hizo un pedido trimestral fijo — la misma configuración del kit de bienvenida, ajustada según la disponibilidad estacional de productos. Configuré una factura trimestral recurrente en InvoiceFlow.

Pedido mayorista trimestral — [Nombre de la cuenta] — [Trimestre]:

Artículos:

La estructura trimestral me dio previsibilidad. Doce semanas de planificación de inventario en lugar de una.

Facturas de sets de regalo personalizados y pedidos corporativos

Lista de clientes de Invoice Flow app de una tienda online — un comprador mayorista alemán en EUR, un minorista canadiense en CAD y una boutique estadounidense en USD
Berlín en euros, Toronto en dólares canadienses, la boutique de casa en USD — cada comprador facturado como local.

El segundo gran canal B2B fue el regalo corporativo — empresas que pedían sets de regalo personalizados para clientes, empleados y programas navideños.

Pedido de regalo corporativo — [Nombre de la empresa] — [Fecha]:

Los pedidos de regalos corporativos usan un anticipo del 50 % porque estoy comprando y empaquetando productos específicamente para el pedido. Si el cliente cancela después de que haya sacado el inventario y montado los kits, no tengo forma de recuperar esos costes.

Neto-30 vs. tarjeta de crédito: gestionar las cuentas por cobrar mayoristas

Analíticas de Invoice Flow app de una tienda online — ingresos del año en curso entre pedidos mayoristas, minoristas y personalizados con una tendencia mensual
Cada canal sumado en una sola tendencia — la imagen que ningún panel de plataforma muestra.

Después del pedido del hotel, ofrecí neto-30 a todas las cuentas mayoristas por defecto. Fue un error.

Seis meses después, tenía 18.400 $ en cuentas por cobrar mayoristas pendientes. Varias cuentas estaban a 45–60 días. Una cuenta había hecho tres pedidos y no había pagado ninguno dentro de plazo.

Reestructuré:

La regla de los tres primeros pedidos eliminó la mayoría de los problemas de pago tardío. Cuando una cuenta está en condiciones abiertas de neto-30, ya la he visto pagar puntualmente al menos tres veces.

El negocio cinco años después

Desglose de ingresos actual:

En 2018, antes del B2B, facturaba 4.200 $/mes. Los canales B2B representan ahora cerca del 69 % de los ingresos.

Lo que InvoiceFlow hace por los propietarios de tiendas online

La facturación B2B de tiendas online abarca facturas de cuentas mayoristas con certificados de reventa y condiciones neto-30, facturas de pedidos fijos para cuentas recurrentes, pedidos de regalos corporativos con estructuras de anticipo, y facturación recurrente de cajas de suscripción. InvoiceFlow gestiona todo esto desde una sola app de Android — plantillas separadas para los niveles de precios minorista, mayorista y de distribución, campos de referencia de PO para clientes corporativos, seguimiento de anticipos para pedidos personalizados, y condiciones netas que se ajustan a cada tipo de cuenta.

Descarga InvoiceFlow. Crea la plantilla de factura mayorista con campo de PO, nota de certificado de reventa y condiciones neto-30. Crea la plantilla de regalo corporativo con la estructura de anticipo. La cuenta hotelera que pide cada trimestre vale más que un mes de ventas minoristas — y empieza con una factura B2B profesional.

Carmen Rivera es la propietaria de Coastal Provisions en San Diego, California, y vende productos de despensa artesanales directamente al consumidor, a cuentas mayoristas hoteleras y minoristas, y a través de programas de regalos corporativos y cajas de suscripción.