InvoiceFlow Blog

72 stories about billing, cash flow and getting paid.

• Bezahlung über Ländergrenzen: Wege, Gebühren, Rechnung So werden Sie von internationalen Kunden bezahlt: Bank/SWIFT vs. Wise/Payoneer, versteckter FX-Spread und was auf eine grenzüberschreitende Rechnung gehört.
• Rechnungsstreitigkeiten: vorbeugen, lösen, eskalieren Ein ruhiger, praxisnaher Leitfaden, wenn ein Kunde eine Rechnung anzweifelt — Vorbeugung mit klaren Positionen, signierten Angeboten und Verträgen sowie Liefernachweisen.
• Cashflow für Selbstständige: ein Rechnungsrhythmus Bleiben Sie zahlungsfähig mit einem bewussten Rechnungsrhythmus: zeitnah fakturieren, Fristen setzen, Anzahlungen nehmen, nach Meilensteinen abrechnen, wiederkehrende Umsätze aufbauen, Offenes verfolgen.
• Rabatte geben, ohne Ihre Arbeit zu entwerten Rabatte, die Aufträge bringen, ohne Ihre Honorare zu entwerten: Ankereffekt, Rabatt-Posten, bedingte Rabatte für frühe Zahlung und Menge – und wann nicht.
• Retainer, Stundensatz oder Pauschale: Welches Modell? Retainer, Stundensatz oder Pauschale? Vor- und Nachteile sowie die beste Eignung jedes Abrechnungsmodells, der Wechsel zwischen ihnen und wie Hybride funktionieren.
• Wie hoch sollte die Anzahlung sein (und wann) — ein Leitfaden Wie hoch Anzahlung oder Vorauszahlung sein sollten — bei Kreativ-, Handwerks-, Event- und Beratungsarbeit: übliche Prozentsätze, die Psychologie, Verträge und Rückerstattungen.
• Handgemacht zum Großhandel: B2B-Rechnungen für Macher Eine Macherin aus Portland wuchs von Kunsthandwerksmärkten in den B2B-Großhandel. Wie Produkte/Inventar, Lieferscheine, Angebot-zu-Rechnung und wiederkehrende Daueraufträge das möglich machen.
• PT-Studio abrechnen: Kurspakete, Mitgliedschaften & Einheiten Ein Personal-Training-Studio in Melbourne verkauft Kurspakete und Monatsmitgliedschaften. Wie wiederkehrende Pläne, offener Betrag, Kundenstufen und ein Zeit-Tracker das Geld im Griff halten.
• Eventplanung: Anzahlungen, Meilensteine & Dienstleister Eine Barcelonaer Eventplanerin sichert Termine mit Anzahlungen und staffelt Zahlungen über Monate. Wie sie ganze Events anbietet, nach Meilensteinen abrechnet und jeden Saldo im Griff behält.
• Hausverwaltung: Wiederkehrende Mietrechnungen in Minuten Eine Dubaier Hausverwalterin erstellt Miet- und Nebenkostenrechnungen für Dutzende Einheiten über mehrere Eigentümer. Wie wiederkehrende Pläne, Gruppen und Berichte alles im Griff halten.
• Mobiler KFZ-Mechaniker: Vor Ort unterschreiben & bezahlen Ein mobiler KFZ-Mechaniker aus Birmingham hat kein Büro. Wie er per Handy abrechnet, vor Ort eine Unterschrift erfasst, Zahlungsdaten zeigt und auf Bezahlt setzt, bevor er losfährt.
• Floristin in Amsterdam: Saisonspitzen & B2B-Großhandel Eine Amsterdamer Floristin führt Laufkundschaft und wöchentliche Großhandelskonten. Wie Kundengruppen, wiederkehrende Pläne und schnelle Rechnungen den Valentinstag überstehen.
• Wie eine Warschauer Kursanbieterin 600 Studierende abrechnet Eine Warschauer Online-Kursanbieterin über wiederkehrende Abo-Abrechnung, Währung und Sprache pro Rechnung sowie Kundenkategorien für Kohorte und Stufe.
• Wie ein Bauunternehmer aus Denver Großaufträge in Etappen abrechnet Ein Renovierungsunternehmer aus Denver über Abschlagsrechnungen: Projekte, Meilensteine, Unterschriften vor Ort, Lieferscheine für Material und Teilzahlungen.
• Massage-Pakete & Mitgliedschaften: Setup einer Therapeutin Eine Masseurin in Singapur verkauft keine Einzeltermine mehr. Wie wiederkehrende Pläne, Prepaid-Pakete mit offenem Betrag und Kundenstufen Ordnung schaffen.
• Eine App, zwölf Mandanten: das Setup einer Buchhalterin Eine Buchhalterin aus Dublin erledigt die Rechnungsstellung für 12 Kleinbetriebe aus einer App. Wie getrennte Profile, Zwei-Logo-Branding und der KI-Assistent jeden Mandanten sauber trennen.
• Wie eine Reinigungsfirma die Wochenabrechnung automatisierte Eine Reinigungsfirma in Toronto mit Dutzenden wöchentlichen und zweiwöchentlichen Kunden automatisierte ihre Abrechnung mit wiederkehrenden Plänen und Kundengruppen.
• Anzahlung & Meilenstein-Abrechnung einer Hochzeitsfotografin Wie eine Lyoner Hochzeitsfotografin mit Angeboten, Anzahlungen per Ratenplan und Meilenstein-Abrechnung Termine sichert und in der Saison pünktlich bezahlt wird.
• Angebote & Verträge direkt vor Ort unterschreiben Erfassen Sie Unterschriften vor Ort mit dem Signatur-Tool von InvoiceFlow und unterzeichnen Sie Verträge digital — so wird aus einem Ja sofort Arbeit und Zahlung.
• Automatische Zahlungserinnerungen, die für Sie mahnen So bauen Sie eine Erinnerungsabfolge, die Sie ohne Nachhaken bezahlt: wiederkehrende Zeitpläne, die Mahngebühren-Push-Erinnerung und E-Mail-Vorlagen mit Platzhaltern.
• Ein Logo reicht nicht: das System aus Quadrat + Breit Warum Rechnungen zwei Logo-Varianten brauchen — quadratisch und breit. Wie InvoiceFlow beide speichert, je Vorlage automatisch platziert und mit dem Bild-Zuschneider beschneidet.
• Kunden im Ausland abrechnen: Währung, Steuer, Adresse Ein praktischer Leitfaden für Freelancer mit Auslandskunden: in der Währung des Kunden abrechnen, Brutto/Netto-Steuer handhaben und PDFs in seiner Sprache drucken.
• Cloud- vs. lokales Backup: Datensicherheit für Rechnungen Lokales Backup vs. Cloud-Backup, Offline-first-Daten, Telefonwechsel ohne Datenverlust, eine empfohlene Backup-Routine und was ein geprüfter Restore wirklich bedeutet.
• Teilzahlungen & offener Betrag: Saldo jeder Rechnung im Blick So erfassen Sie Teilzahlungen, kennzeichnen Rechnungen als „Teilweise bezahlt
• Vom Angebot zur Rechnung zum Vertrag: der Belegzyklus Ein echter Auftrag vom Angebot über den unterschriebenen Vertrag bis zur Schlusszahlung. Wie Angebot, Rechnung, Vertrag und Lieferschein in InvoiceFlow zusammenspielen.
• Mehrere Unternehmen in einer App: Mehrere Profile Ein Smartphone, mehrere Marken. Wie Sie mit mehreren Geschäftsprofilen in InvoiceFlow ein Nebengeschäft, eine Agentur und Freelancer-Arbeit getrennt führen.
• Automatische Verzugsgebühren einrichten (3 Modi) Praxisleitfaden für automatische Verzugsgebühren in InvoiceFlow: die 3 Modi, Pro-Kunde-Regeln, Gebührenvorlagen, der Lebenszyklus und der CSV-Export.
• Eigene Rechnungsvorlage erstellen: Der visuelle Editor Wenn die 12 fertigen Vorlagen nicht reichen, bauen Sie Ihre eigene. Ein Praxisleitfaden zum visuellen Vorlageneditor von InvoiceFlow, Branding und Schriften.
• Meilenstein-Abrechnung: Projekte, Meilensteine & Rechnungen So rechnen Sie ein langes Projekt mit InvoiceFlow nach Meilensteinen ab: Projekte, Meilensteine, Zahlungspläne und Teilzahlungen, mit vollem Beispiel.
• 200+ Kunden mit Gruppen, Kategorien & Filtern ordnen So organisieren Sie einen großen Kundenstamm in InvoiceFlow mit Kundengruppen, Ober- und Unterkategorien und erweiterten Filtern — für schnelleres Rechnen und Reporting.
• Backup, Restore und Migration fuer DACH-Selbststaendige | InvoiceFlow Blog Vollstaendiger Backup-Leitfaden fuer Selbststaendige in DE, AT, CH. Aufbewahrungsfristen, GoBD-Pflichten, 3-2-1-Regel, Migration zwischen Geraeten, Restore-Tests.
• 5-Stufen-Eskalationsleiter bei Zahlungsverzug: Mit deutschen E-Mail-Vorlagen | InvoiceFlow Blog Konkrete Eskalationsleiter mit fuenf Stufen vom freundlichen Reminder bis zur Klage. Mit originalen deutschen E-Mail-Vorlagen fuer jede Stufe.
• Der 4-Tipp-Mobile-Rechnungs-Workflow auf Deutsch: Setup und Habits | InvoiceFlow Blog Wie Sie in vier Bildschirmtipps eine vollstaendige Rechnung erstellen, was Sie einmalig einrichten muessen, welche Habits Sie sich aneignen sollten.
• Die Psychologie der Verzugszinsen-Klausel: Warum sie wirkt, auch ohne erhoben zu werden | InvoiceFlow Blog Wie eine gut platzierte Verzugszinsen-Klausel das Zahlungsverhalten von Geschaeftskunden veraendert, auch wenn Sie sie nie geltend machen. Mit Daten und Empfehlungen.
• Rechnungsstellung Oesterreich: UID, RKSV, MWST-Saetze, Kleinunternehmer | InvoiceFlow Blog Vollstaendiger Leitfaden zur Rechnungsstellung in Oesterreich. UID-Nummer, Registrierkassenpflicht RKSV, MWST-Saetze 20/10/13, Kleinunternehmerregelung bis 35.000 Euro.
• MWST-Pflichten Schweiz fuer Selbststaendige: Schwellen, Anmeldung, Saldosteuersatz | InvoiceFlow Blog Vollstaendiger Leitfaden zur Schweizer Mehrwertsteuer: 100.000 CHF Schwelle, MWST-Nummern-Anmeldung bei der ESTV, Saldosteuersaetze, Saetze 8.1% / 2.6% / 3.8%.
• EU OSS aus deutscher Sicht: Wann verpflichtend, wie anmelden, Quartalsmeldung | InvoiceFlow Blog Vollstaendiger Leitfaden zum EU One-Stop-Shop fuer deutsche Selbstaendige. Schwellenwert 10.000 Euro, Anmeldung beim BZSt, Quartalsmeldung, Bestimmungslandprinzip, B2C vs. B2B.
• Kleinunternehmerregelung § 19 UStG 2025: Schwellen, Wechsel, Vor- und Nachteile | InvoiceFlow Blog Vollstaendiger Leitfaden zur Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Schwellenwerte 22.000/100.000 Euro, Wechsel zur Regelbesteuerung, Vor- und Nachteile fuer Selbstaendige.
• GoBD-konforme Buchhaltung und Rechnungsstellung fuer Selbstaendige | InvoiceFlow Blog Was die GoBD von Selbstaendigen und KMU verlangt: Unveraenderbarkeit, Aufbewahrungsfristen, Verfahrensdokumentation. Praxisleitfaden mit Beispielen.
• E-Rechnung B2B Deutschland 2025-2028: Der vollstaendige Leitfaden | InvoiceFlow Blog Alles ueber die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Deutschland: Wachstumschancengesetz, ZUGFeRD, XRechnung, Uebergangsfristen 2025 bis 2028, technische Anforderungen, Stolpersteine.
• Wie eine Hamburger Werbeagentur Retainer und Projektgeschaeft sauber trennte | InvoiceFlow Blog Fallstudie aus Hamburg: Werbeagentur trennt Retainer- und Projektumsaetze, baut MRR-Dashboard und gewinnt sechs Stunden Buchhaltungszeit pro Monat zurueck.
• Vom Dachstuhl zum Grossauftrag: Wie eine Schwarzwaelder Zimmerei ihre Meilenstein-Abrechnung mit InvoiceFlow strukturiert Zimmerei aus dem mittleren Schwarzwald bekommt Grossauftrag: dreistoeckiges Holzhaus. Wie 25/25/25/25-Meilensteinabrechnung, Materialaufschlaege und Lieferschein-Verkettung mit InvoiceFlow funktionieren.
• Brautstyling vor Ort: Wie eine mobile Augsburger Friseurin ihre Hochzeitssaison mit InvoiceFlow strukturiert Augsburger Hochzeitsfriseurin betreut Braeute am Tag der Trauung. Hochzeitspakete, Anzahlung, On-Site-Signatur - wie InvoiceFlow ihren Workflow ordnet.
• MRR, ARR und Multi-Currency: Wie unser Stuttgarter B2B-SaaS-Startup mit InvoiceFlow die Investor-Reporting-Reife erreicht hat Stuttgarter B2B-SaaS-Gruender erzaehlt: MRR-Tracking, Multi-Currency-Kunden in CH und US, USt-Behandlung im B2B-EU-Reverse-Charge - mit InvoiceFlow.
• Licht, Ton, Buehne und Rechnung: Wie ein Mannheimer Veranstaltungstechniker mit InvoiceFlow seine Events abrechnet Mannheimer Veranstaltungstechniker zwischen Festival, Kongress und Hochzeit: Equipment-Verleih, Personalpauschale, Per-Event-Rechnung - wie InvoiceFlow den Workflow ordnet.
• Zwischen Krankenkasse und Privatpatient: Wie ein Essener Pflegedienst Monatsrechnungen mit InvoiceFlow strukturiert Pflegedienst in Essen mit 87 Patienten erzaehlt, wie er Kassenabrechnung, Privatpatient-Rechnungen und gemischte USt-Saetze mit InvoiceFlow loest.
• Provisionen sauber abrechnen: Wie ein Duesseldorfer Immobilienmakler seine Geschaeftsprozesse mit InvoiceFlow optimiert hat Duesseldorfer Immobilienmakler im Premium-Segment erzaehlt, wie er Provisionsabrechnungen, gestaffelte Honorare und Bestellerprinzip sauber abrechnet.
• Vom Stall in die Software: Wie ein Allgaeuer Tierarzt seine Landwirts-Rechnungen mit InvoiceFlow loest Tierarzt im Oberallgaeu betreut Milchviehbetriebe rund um die Uhr. Wie er mit InvoiceFlow Notfaelle dokumentiert, Offline-Rechnungen erstellt und Pruefungen besteht.
• Yoga im Konferenzraum: Wie eine mobile Yogalehrerin in Bremen ihren B2B-Kundenstamm mit InvoiceFlow aufgebaut hat Bremer Yogalehrerin betreut Unternehmen vor Ort: B2B-Yoga im Buero, USt-Behandlung, Offline-Signatur beim Termin und MRR-Tracking - eine Praxisreportage.
• Sechs Monate Vollgas, sechs Monate Pause: Wie eine Nuernberger Eisdiele ihre Saison-Buchhaltung mit InvoiceFlow im Griff hat Nuernberger Eisdiele zwischen Hauptbahnhof und Lorenzkirche: Saisongeschaeft, B2B-Belieferung von Cafes, Wintergeschaeft online - so funktioniert die Saison-Buchhaltung mit InvoiceFlow.
• Vom Bienenstock zum B2B-Kunden: Wie ein Bayerischer Imker mit InvoiceFlow seine Direktvermarktung professionalisiert hat Bayerischer Imker erzaehlt, wie er Wochenmarkt, Online-Shop und Hofladen-Belieferung mit InvoiceFlow steuert. Pauschalierung, GoBD und mobile Rechnung am Marktstand.
• Anzahlung, Walk-ins und Kleinunternehmerregelung: Wie eine Leipziger Tatowiererin ihre Sessions abrechnet | InvoiceFlow Nele Hartwich tatowiert in ihrem Studio in Leipzig-Plagwitz. Wie sie Anzahlungen, Walk-in-Kunden und die Frage Kleinunternehmer vs. Regelbesteuerung mit InvoiceFlow steuert.
• Reverse-Charge, USt-IdNr.-Validierung, Multi-Currency: Eine Stuttgarter Uebersetzerin und ihre EU-B2B-Kundschaft | InvoiceFlow Helena Marquardt uebersetzt aus Stuttgart-West technische Dokumentation fuer Industriekunden in der EU. Wie sie Reverse-Charge, USt-IdNr.-Validierung und Multi-Currency mit InvoiceFlow steuert.
• RVG, Fremdgeldkonten und Mandantenmatter: Wie ein Wiener Anwalt seine Kanzlei organisiert | InvoiceFlow Dr. Lukas Weidinger fuehrt eine Einzelkanzlei in Wien-Mariahilf. Wie er RVG-konforme Honorarabrechnung, Fremdgeldverwaltung und mandantenbezogene Aktenfuehrung mit InvoiceFlow strukturiert.
• Studio, Mobile Trainings, Mitgliedschaften: Wie eine Zuercher Personal Trainerin drei Geschaeftsmodelle vereint | InvoiceFlow Vanessa Brunner trainiert Klientinnen in ihrem Studio in Zuerich-Wiedikon und mobil im ganzen Kanton. Wie sie MWST-Schwelle, Mitgliedschaftsmodelle und Einzelabrechnung mit InvoiceFlow steuert.
• Wochenlieferungen, Sammelrechnungen, 7 Prozent USt: Wie eine Augsburger Baeckerei sieben Restaurants beliefert | InvoiceFlow Konstanze und Hans-Juergen Stadlberger fuehren eine Baeckerei in Augsburg-Lechhausen und beliefern sieben Restaurants mit Sauerteig-Broten. So organisieren sie monatliche Sammelrechnungen mit USt 7 Prozent.
• Etsy, Shopify und Grosshandel: Wie eine Koelner Schmuckmanufaktur drei Vertriebskanaele unter einen Buchhaltungshut bringt | InvoiceFlow Sarah Vossen verkauft handgemachte Silberschmuck-Stuecke aus Koeln-Ehrenfeld ueber Etsy, ihren Shopify-Shop und an Boutiquen. Wie sie OSS, Retouren und Multi-Currency mit InvoiceFlow steuert.
• Brueckenbau, Stundenzettel und MWST: Wie ein Berner Bauingenieur seine Grossprojekte abrechnet | InvoiceFlow Reto Aebischer plant Tragwerke fuer Brueckenbauten in Bern, Thun und Biel. Wie er Zwischenrechnungen, Auslandsrabatte und MWST 8,1% mit InvoiceFlow steuert.
• 60 Schuler, ein Wochenstundenplan, drei Geschwisterrabatte: Eine Salzburger Musiklehrerin organisiert ihre Rechnungen | InvoiceFlow Margit Tannhauser unterrichtet 60 Kinder und Jugendliche Klavier und Geige in Salzburg-Aigen. Wie sie wiederkehrende Monatsrechnungen, Ferien-Pause und Geschwisterrabatt mit InvoiceFlow steuert.
• Notdienst um 3 Uhr morgens: Wie ein Dresdner Elektriker auf dem Treppenabsatz Rechnungen schreibt | InvoiceFlow Falk Junghans aus Dresden-Neustadt fahrt Notdienst fur Elektroinstallationen. Pauschalpreis, Material, Anfahrt - alles in einer Rechnung, direkt auf dem Smartphone, mit Unterschrift vor Ort.
• EU-OSS-Schwelle geknackt: Wie ein Berliner Online-Coach in 14 Tagen seine Umsatzsteuer neu sortierte | InvoiceFlow Berliner Online-Coach Tobias Reinhardt uberschreitet die 10.000-Euro-Schwelle des One-Stop-Shop und muss USt nach Bestimmungsland abfuhren. So nutzt er InvoiceFlow fur OSS-Meldungen, Multi-Currency und vierteljahrliche Abrechnung.
• Tanzschule Graz: Mitgliedschaftsmodell, Ferien-Pause, No-Show-Gebühren sauber Mara Petrović aus Graz-Geidorf führt 140 Tanzschüler:innen im Mitgliedschaftsmodell, mit Pause für Sommerferien und No-Show-Gebühren bei Privatstunden.
• Leipziger Maßschneider: Anzahlung, Lieferschein, Rechnung – ein traditionelles Handwerk digital Christoph Schramm betreibt eine Maßschneiderei in der Leipziger Südvorstadt. Wie er das traditionelle Drei-Stufen-Modell aus Anzahlung, Lieferschein und Schlussrechnung digital lebt.
• Frankfurter Rechtsanwältin: Fremdgeldkonten, RVG, Mandanten-Matter-Tracking sauber führen RAin Dr. Friederike Lechner aus Frankfurt-Sachsenhausen führt 140 aktive Mandate, Fremdgeldkonten BORA-konform und RVG-Abrechnung in einem System.
• Skischule Allgäu: 4 Monate Vollgas, 8 Monate Ruhe – ein Saisonbetrieb organisiert sich Skischule Oberstdorf-Tiefenbach: Wie Andi Buchwieser 4 Monate Hochsaison meistert und im Sommer aus dem System verschwindet. Tool-Konfiguration für Saisonbetriebe.
• Kölner Catering-Koch: Firmenkunden, Sammelrechnung, USt 7% und 19% sauber getrennt Murat Yildiz aus Köln-Ehrenfeld kocht für 23 Firmenkunden täglich Catering. Wie er Sammelrechnungen, USt-Mix und Lieferschein-Kette organisiert.
• Zürcher Architekturbüro: Meilensteinabrechnung in CHF und EUR Architekturbüro Reusser Brägger in Zürich-Wiedikon rechnet Projekte in vier Meilensteinen ab, hat Kunden in CH und der EU, und navigiert MWST 8.1% sauber.
• IT-Berater Wien: Stunden, Retainer, Pauschalprojekt – ein Modell für EU-B2B Florian Steiner aus Wien-Neubau jongliert drei Abrechnungsmodelle parallel und arbeitet mit Kunden in Deutschland, Tschechien und der Schweiz. Reverse Charge, UID-Prüfung, MOSS – wie?
• 80 Yoga-Schüler, eine App: Wie eine Berliner Yogalehrerin Abos verwaltet Sahra Bensaïd aus Berlin-Neukölln führt 80 Yoga-Schüler in einem System aus Monatsabos, 10er-Karten und Pausenfunktion. Hier ist, wie das funktioniert.
• 40 Hochzeiten, 40 Anzahlungen: Eine Münchner Fotografin organisiert ihr Jahr Lena Vorderbrügge aus München-Haidhausen fotografiert 40 Hochzeiten pro Jahr. Wie sie mit Anzahlung-Schlussrechnung-System, Email-Templates und Recurring nichts mehr vergisst.
• Hamburger Grafikerin verlässt Word: Markenrechnung im Template Editor bauen Anneke Dahlmann aus Hamburg-Ottensen baut ihre Markenrechnung im visuellen Template Editor von InvoiceFlow – und entdeckt, was Typografie mit Bezahlverhalten zu tun hat.
• Baustelle Stuttgart: Wie ein Handwerker mit Kundenunterschrift 18 Zahlungstage zurückgewann Markus Häberle aus Stuttgart-Vaihingen zeigt, wie Offline-Rechnungen mit Fingerunterschrift auf der Baustelle seine Zahlungsfrist von 41 auf 23 Tage senkten.