InvoiceFlow för HR-konsulter: Komplett faktureringsguide

Faktureringssystemet byggt för HR-konsulter, fractional HR-ledare, people operations-rådgivare och HR-projektkonsulter

HR-konsultfakturering omfattar fractional HR-månadsretainers, projektfakturor med dokumenterad omfattning, timfakturering av arbetsplatsutredningar, inköpsorderfält för företag och kris-HR-respons. InvoiceFlow hanterar allt detta från en Android-app.

Fractional HR-retainerfakturor

Månatliga återkommande fakturor för fractional HR-kunder:

“Fractional HR-tjänster — [Företagsnamn] — [Månad År]: Tjänst: Fractional HR — 20 timmar/månad Omfattning: Aktiv HR-hantering, arbetsrättsliga frågor, rekryteringsstöd, prestationshantering, policytolkning, chefscoaching Timmar avsatta: 20 timmar | Timmar använda denna månad: 17,5 timmar (aktivitetssammanfattning bifogas) Notera: Oanvända timmar överförs inte. Timmar utöver 20 faktureras till 225 kr/timme. Månadsarvode: 5 500 kr Betalningsvillkor: 15 dagar netto”

Sammanfattningen av använda timmar som bifogas fakturan visar vad retainern producerade. Kunder som ser månatlig aktivitet förnyar till högre priser än kunder som bara ser ett arvode.

Exempel på nivåstruktur för fractional HR:

8 timmar/månad: 2 800 kr (policyvägledning, efterlevnadsfrågor, chefscoaching)
20 timmar/månad: 5 500 kr (aktiv HR-hantering, rekryteringsstöd, prestationsfrågor)
40 timmar/månad: 9 500 kr (fullständig fractional HR-direktör, teamledning, strategisk HR)

Projektfakturor med dokumenterad omfattning

Dokument i Invoice Flow app för en HR-konsult — ett utbildningsprogram, en fasindelad efterlevnadsrevision mot handpenning, en betald fraktionell HR-retainer och ett utkast för nästa fas — Utbildning, en fasindelad revision, den fraktionella retainern — varje uppdragstyp i en huvudbok.

Milstolpsfakturering med uttrycklig dokumentation av omfattning och det som ligger utanför omfattningen:

“HR-konsultprojekt — [Företagsnamn] — [Datum]: Projekt: [Projektnamn] Arbetets omfattning (enligt uppdragsbeskrivning daterad [Datum]):

[Antal] revisionsrundor ingår
Slutleverans: [Format] Utanför omfattning: Juridisk granskning, [andra vanligt antagna poster som inte ingår] Totalt projektarvode: 9 500 kr Fas 1 ([%] — [Beskrivning]): [Belopp] kr — förfaller vid projektstart Fas 2 ([%] — [Beskrivning]): [Belopp] kr — förfaller vid [milstolpe] Fas 3 ([%] — [Beskrivning]): [Belopp] kr — förfaller vid slutleverans Betalningsvillkor: 15 dagar netto”

Avsnittet “utanför omfattning” är lika viktigt som omfattningsavsnittet. Att uttryckligen utesluta vanligt antagna poster förhindrar de tvister som uppstår när kunder antar att juridisk granskning, implementeringsstöd eller utbildning ingår.

Fakturor för arbetsplatsutredningar

Invoice Flow app återkommande fakturor för en HR-konsult — en månatlig retainer för fraktionell HR och en kvartalsvis efterlevnadsgranskning — Den fraktionella retainern och kvartalsgranskningen fakturerar sig själva — stadig inkomst, ingen administration.

Utredningsarbete faktureras per timme med konfidentialitetsdokumentation:

“HR-utredningstjänster — [Företagsnamn] — [Datum]: Tjänst: Arbetsplatsutredning — Konfidentiell Referens: [Intern aktreferens] Utredningens omfattning: [Allmän beskrivning utan identifierande detaljer] Timmar: [N] timmar × 265 kr/timme: [Belopp] kr Sammanfattande utredningsrapport: Levererad [Datum] Totalt: [Belopp] kr Betalningsvillkor: 15 dagar netto Konfidentialitet: Allt material omfattas av hänvisning till advokatsekretess om det anvisas av juridiskt ombud”

Utredningsfakturering sker per timme eftersom omfattningen beror på vad utredningen avslöjar. Ge aldrig ett fast projektarvode för utredningsarbete.

Företagskundfakturor med inköpsorderfält

Invoice Flow app fakturaredigerare för en HR-konsult — en 2-dagars ledarskapsworkshop, material per deltagare och resa för facilitering med program- och L&D-kod i anpassade fält — Workshopen, material per deltagare, resa — med L&D-koden deras budgetteam behöver.

Större företagskunder med inköpskrav:

“HR-konsulttjänster — [Företagsnamn] — [Datum]: Projekt: [Projekt] | Uppdragsreferens: [Uppdragsnummer] Fas [N] ([%]): [Belopp] kr Inköpsordernummer: [Inköpsordernummer] Kostnadsställe: [Kostnadsställekod] Betalningsvillkor: 30 dagar netto”

Vad InvoiceFlow gör för HR-konsulter

Fractional HR-retainers: genereras automatiskt varje månad med avsatta/använda timmar
Projektfakturor med omfattning: uttrycklig dokumentation av omfattning + utanför omfattning
Trefas milstolpsfakturering: kopplad till projektleveranser
Utredningsfakturering: per timme med konfidentialitetsnotis
Inköpsorderfält för företag: inköpsordernummer, kostnadsställekod, uppdragsreferens, 30 dagar netto
Betalningsuppföljning: utestående belopp per kund och faktureringstyp

Kom igång

Definiera dina fractional HR-retainernivåer med timmar och omfattning per nivå
Sätt upp återkommande månadsfakturor för varje fractional HR-kund
Bygg en projektfakturamall med uttryckliga avsnitt för omfattning och utanför omfattning
Skapa en utredningsfakturamall med konfidentialitetsdokumentation
Lägg till anpassade företagsfält (inköpsordernummer, kostnadsställe) för större företagskunder

Ladda ner InvoiceFlow. Lägg till dokumentation av det som ligger utanför omfattningen på varje projektfaktura. Sätt upp fractional HR-retainerfakturering på ett återkommande schema. Fakturan är din omfattningsöverenskommelse — gör den uttrycklig.

InvoiceFlow är en gratis faktureringsapp för Android, utformad för fristående yrkespersoner och småföretagare.