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La table de marché fermier devenue un compte de gros régional

Par Ingrid Sorensen, productrice de produits alimentaires spécialisés — Madison, Wisconsin

J’ai commencé à vendre au marché fermier de Dane County en 2019 — conserves en petits lots, pickles et aliments fermentés sous le nom de Northfield Provisions. Ma table du samedi faisait entre 1 100 € et 1 400 € selon la saison. J’avais des habitués. J’avais une liste d’attente pour ma sauce piquante fermentée. J’avais une carte de visite avec un bocal dessiné à la main.

En mars 2020, une acheteuse d’épicerie spécialisée d’une chaîne de coopératives régionale s’est arrêtée à ma table. Elle a acheté deux bocaux de choucroute et un bocal de miel au habanero. Elle m’a tendu sa carte en disant qu’ils cherchaient toujours des producteurs locaux. Leurs magasins proposaient plus de 600 produits alimentaires spécialisés. Leur commande de gros type était de 24 unités par référence par site sur 8 magasins.

J’ai fait le calcul sur la route du retour. 24 unités × 8 magasins × 6 références à mon tarif de gros donnait environ 6 048 € par commande. Ils réapprovisionnaient chaque trimestre.

Je n’avais aucune structure de prix de gros, aucun modèle de facture avec champ de bon de commande, aucun moyen de suivre quels magasins avaient passé quelles commandes, et aucune idée de ce à quoi ressemblait un accord de gros avec une coopérative. J’avais un tableur et une prière.

Je l’ai appelée le lendemain en disant que je préparais mes documents de gros. J’ai passé les deux semaines suivantes à construire la structure de facturation avant de la recontacter.

La facture qui a débloqué le compte

La comptabilité de la coopérative fonctionnait en net 30 avec numéros de bon de commande. Ils avaient besoin d’une facture formelle, pas d’un reçu par e-mail. Leurs acheteurs devaient voir les codes produits, les prix unitaires, les quantités par carton et les conditions de livraison.

Voici ce que j’ai construit dans InvoiceFlow :

Commande de gros — Northfield Provisions — [Nom de la coopérative] — [Date] :

Détails du compte :

Articles :

Conditions de paiement : Net 30 Commande minimum : 12 unités par référence par site Cycle de réapprovisionnement : Trimestriel

Ils ont approuvé la première commande en moins d’une semaine. Le bon de commande est arrivé un mardi ; j’avais 1 392 € facturés et la livraison programmée dès le jeudi.

Construire la structure de gros complète

Éditeur de factures de l'app Invoice Flow d'un producteur alimentaire artisanal — miel épicé, miel de fleurs sauvages et conserves au prix unitaire de gros avec remise à la caisse et codes de lot
Pots, caisses, codes de lot — une facture fournisseur qu'un acheteur d'épicerie peut tracer et classer.

Le compte de la coopérative m’a forcée à construire ce que j’aurais dû avoir depuis le début : une vraie structure de prix de gros et un modèle distinct pour chaque type de compte.

Mes paliers tarifaires :

J’ai construit un modèle InvoiceFlow distinct pour chaque palier avec la tarification correcte préchargée. Quand une nouvelle épicerie spécialisée appelait, j’ouvrais le modèle de gros détail, je remplissais les détails de son compte, et la tarification était déjà juste.

Factures de marché fermier

Les ventes directes au marché étaient simples, mais j’ai commencé à émettre des reçus après qu’un acheteur de gros à la table a demandé un justificatif de son achat.

Vente sur marché fermier — Northfield Provisions — [Date] :

Le code de lot et la date de production se sont avérés importants : l’un de mes acheteurs de coopérative les utilisait pour suivre la durée de conservation et réduire les pertes dans son système d’inventaire. Cela me donnait un air professionnel. Cela m’a aussi sauvée quand un magasin a un jour prétendu avoir reçu un produit proche de la péremption — j’ai pu ressortir la facture et montrer les dates de production et de livraison.

Comptes de restaurants et de restauration collective

Factures récurrentes de l'app Invoice Flow d'un producteur alimentaire — une commande permanente hebdomadaire pour un café et un réassort mensuel pour une épicerie
La commande hebdomadaire du café et le réassort de l'épicerie se facturent tout seuls, à chaque cycle.

Deux restaurants de la ferme à la table à Madison ont commencé à commander après qu’un chef m’a découverte au marché. Les comptes de restaurants sont différents du gros détail — ils utilisent mes produits dans leurs plats, sans les revendre. Volumes plus faibles, marges plus serrées de leur côté, et ils veulent de la flexibilité.

Commande restauration — [Nom du restaurant] — [Date] :

Articles :

Les comptes de restaurants paient plus vite que les comptes de détail car ils commandent au plus près de leur besoin réel. Une coopérative d’épicerie planifie des trimestres à l’avance ; un restaurant appelle quand il est à court. Je maintiens les conditions restaurant à net 15 car l’urgence de leur cycle de commande fait qu’ils paient effectivement rapidement.

Programmes d’abonnement et de type AMAP

Après trois ans au marché, j’avais des habitués qui voulaient un accès garanti aux produits en lots limités avant qu’ils ne soient épuisés. J’ai construit un programme d’abonnement mensuel : les abonnés payaient une box mensuelle sélectionnée et obtenaient la priorité sur les lots limités.

Box mensuelle Provisions — [Nom de l’abonné] — [Mois Année] :

InvoiceFlow génère et envoie automatiquement la facture d’abonnement le 1er. Le temps que je prépare les box, les factures sont déjà parties et la plupart des abonnés ont payé via le lien de paiement sur la facture. Je ne cours pas après le paiement des commandes d’abonnement.

Commandes de cadeaux spécialisés

Documents de l'app Invoice Flow d'une entreprise alimentaire de spécialité — une commande de fournisseur d'épicerie, une facture d'export en EUR, une commande de paniers cadeaux d'entreprise payée et une commande de café payée
Épicerie, export en euros, paniers d'entreprise, approvisionnement de café — tout le carnet de commerce sur un écran.

Les cadeaux alimentaires des fêtes, les programmes de bien-être d’entreprise et les cadeaux aux employés des entreprises locales sont devenus un canal de revenus régulier au T4.

Commande de cadeaux alimentaires spécialisés — [Nom de l’entreprise ou du client] — [Date] :

Les commandes de cadeaux d’entreprise ont de longs délais — j’ai besoin de l’acompte avant d’acheter les ingrédients spécialisés pour les grandes productions. La règle de l’acompte de 50 % vient d’un T4 où j’avais produit 80 coffrets cadeaux pour une entreprise qui a connu une réorganisation et a annulé la commande. J’ai supporté le coût des ingrédients. Cela ne s’est plus jamais reproduit.

La note de durée de conservation

Les factures de produits alimentaires spécialisés ont besoin d’une chose que la plupart des autres factures n’ont pas : la documentation de durée de conservation.

J’ajoute une note standard à chaque facture de gros :

« Tous les produits comportent des dates de consommation recommandée sur l’emballage. Northfield Provisions garantit que le produit est livré avec au minimum [N] semaines/mois de durée de conservation restante. Registres de production par lot disponibles sur demande. »

Cela compte pour les acheteurs de détail. Un magasin recevant un produit avec 2 semaines restantes sur une durée de conservation de 6 mois le retournera et contestera la facture. La garantie de durée de conservation sur la facture est votre documentation en cas de litige.

Quatre ans plus tard

J’ai quitté mon emploi à plein temps dans le logiciel en 2022.

Répartition actuelle du chiffre d’affaires mensuel :

La table du samedi est toujours là. Je fais encore le marché la plupart des semaines en saison. Mais ce n’est plus qu’une fraction de l’activité aujourd’hui, et c’est là que les acheteurs me trouvent encore.

Téléchargez InvoiceFlow. Créez des modèles de gros pour chaque palier de compte avec la tarification correcte et les commandes minimum. Ajoutez des notes de durée de conservation à chaque facture de gros. Configurez la facturation automatique des abonnements. Ajoutez une structure d’acompte aux commandes de cadeaux. L’acheteur de coopérative qui prend votre produit au marché est le début d’un compte de gros — à condition d’avoir la facture pour l’étayer.

Ingrid Sorensen est propriétaire de Northfield Provisions à Madison, Wisconsin, produisant des aliments fermentés en petits lots, des conserves et des condiments spécialisés vendus en gros aux coopératives régionales, aux épiceries indépendantes, aux restaurants, et via les ventes directes sur marché et les programmes d’abonnement.