Invoice Flow app icon Invoice Flow management Κατέβασε την εφαρμογή
EL

Ο Πάγκος της Λαϊκής Αγοράς που Έγινε Περιφερειακός Λογαριασμός Χονδρικής

Από την Ingrid Sorensen, Παραγωγό Ειδικών Τροφίμων — Madison, WI

Ξεκίνησα να πουλάω στη λαϊκή αγορά της Dane County το 2019 — μαρμελάδες, τουρσιά και τρόφιμα ζύμωσης μικρής παρτίδας με το όνομα Northfield Provisions. Ο πάγκος μου το Σάββατο έβγαζε από 1.100 έως 1.400 € ανάλογα με την εποχή. Είχα τακτικούς πελάτες. Είχα λίστα αναμονής για την καυτερή σάλτσα ζύμωσής μου. Είχα μια επαγγελματική κάρτα με ένα ζωγραφισμένο στο χέρι βάζο.

Τον Μάρτιο του 2020, μια αγοράστρια ειδικών τροφίμων από μια περιφερειακή αλυσίδα συνεταιρισμών σταμάτησε στον πάγκο μου. Αγόρασε δύο βάζα από το ξινολάχανό μου και ένα βάζο από το μέλι habanero. Μου έδωσε την κάρτα της και είπε ότι πάντα έψαχναν τοπικούς παραγωγούς. Τα καταστήματά τους διέθεταν πάνω από 600 είδη ειδικών τροφίμων. Η τυπική παραγγελία χονδρικής τους ήταν 24 τεμάχια ανά SKU ανά τοποθεσία σε 8 καταστήματα.

Έκανα τους υπολογισμούς στον δρόμο της επιστροφής. 24 τεμάχια × 8 καταστήματα × 6 SKU στην τιμή χονδρικής μου ήταν περίπου 6.048 € ανά παραγγελία. Έκαναν αναπαραγγελία ανά τρίμηνο.

Δεν είχα δομή τιμών χονδρικής, ούτε πρότυπο τιμολογίου με πεδίο εντολής αγοράς, ούτε τρόπο να παρακολουθώ ποια καταστήματα είχαν κάνει ποιες παραγγελίες, ούτε ιδέα πώς έμοιαζε μια συμφωνία χονδρικής με συνεταιρισμό. Είχα ένα υπολογιστικό φύλλο και μια προσευχή.

Την επόμενη μέρα την πήρα τηλέφωνο και της είπα ότι ετοίμαζα το υλικό χονδρικής μου. Πέρασα τις επόμενες δύο εβδομάδες χτίζοντας τη δομή τιμολόγησης πριν απαντήσω.

Το Τιμολόγιο που Ξεκλείδωσε τον Λογαριασμό

Τα πληρωτέα του συνεταιρισμού λειτουργούσαν με net-30 και αριθμούς εντολών αγοράς. Χρειάζονταν επίσημο τιμολόγιο, όχι απόδειξη μέσω email. Οι αγοραστές τους χρειάζονταν να βλέπουν κωδικούς προϊόντων, τιμές μονάδας, ποσότητες κιβωτίων και όρους παράδοσης.

Να τι έφτιαξα στο InvoiceFlow:

Παραγγελία Χονδρικής — Northfield Provisions — [Όνομα Συνεταιρισμού] — [Ημερομηνία]:

Στοιχεία Λογαριασμού:

Είδη:

Όροι Πληρωμής: Net-30 Ελάχιστη παραγγελία: 12 τεμάχια ανά SKU ανά τοποθεσία Κύκλος αναπαραγγελίας: Τριμηνιαίος

Ενέκριναν την πρώτη παραγγελία μέσα σε μία εβδομάδα. Η εντολή αγοράς ήρθε μια Τρίτη· είχα τιμολογήσει 1.392 € και είχα προγραμματίσει την παράδοση μέχρι την Πέμπτη.

Χτίζοντας την Πλήρη Δομή Χονδρικής

Επεξεργαστής τιμολογίων της εφαρμογής Invoice Flow ενός παραγωγού artisan τροφίμων — hot honey, μέλι αγριολούλουδων και μαρμελάδες σε χονδρική τιμή μονάδας με έκπτωση κιβωτίου και κωδικούς παρτίδας
Βάζα, κιβώτια, κωδικοί παρτίδας — ένα τιμολόγιο προμηθευτή που ένας αγοραστής παντοπωλείου μπορεί να ιχνηλατήσει και να αρχειοθετήσει.

Ο λογαριασμός του συνεταιρισμού με ανάγκασε να χτίσω αυτό που έπρεπε να έχω από την αρχή: μια πραγματική δομή τιμών χονδρικής και ξεχωριστό πρότυπο για κάθε τύπο λογαριασμού.

Τα επίπεδα τιμών μου:

Έφτιαξα ξεχωριστό πρότυπο InvoiceFlow για κάθε επίπεδο με τις σωστές τιμές προφορτωμένες. Όταν καλούσε ένα νέο κατάστημα ειδικών τροφίμων, άνοιγα το πρότυπο χονδρικής λιανικής, συμπλήρωνα τα στοιχεία του λογαριασμού τους και οι τιμές ήταν ήδη σωστές.

Τιμολόγια Λαϊκής Αγοράς

Οι απευθείας πωλήσεις στην αγορά ήταν απλές, αλλά ξεκίνησα να εκδίδω αποδείξεις αφού ένας αγοραστής χονδρικής στον πάγκο ζήτησε τεκμηρίωση της αγοράς του.

Πώληση Λαϊκής Αγοράς — Northfield Provisions — [Ημερομηνία]:

Ο κωδικός παρτίδας και η ημερομηνία παραγωγής αποδείχτηκαν σημαντικά: ένας από τους αγοραστές συνεταιρισμού μου τα χρησιμοποιούσε για να παρακολουθεί τη διάρκεια ζωής και να μειώνει τη φθορά στο σύστημα αποθέματός του. Με έκανε να φαίνομαι επαγγελματίας. Με έσωσε επίσης όταν ένα κατάστημα ισχυρίστηκε κάποτε ότι είχε λάβει προϊόν κοντά στη λήξη — μπόρεσα να τραβήξω το τιμολόγιο και να δείξω τις ημερομηνίες παραγωγής και παράδοσης.

Λογαριασμοί Εστιατορίων και Εστίασης

Επαναλαμβανόμενα τιμολόγια της εφαρμογής Invoice Flow app ενός παραγωγού τροφίμων — μια εβδομαδιαία πάγια παραγγελία καφέ και μια μηνιαία ανανέωση αποθέματος παντοπωλείου
Η εβδομαδιαία παραγγελία του καφέ και η ανανέωση του παντοπωλείου τιμολογούνται μόνες τους στον κύκλο τους.

Δύο εστιατόρια farm-to-table στο Madison ξεκίνησαν να παραγγέλνουν αφού ένας σεφ με βρήκε στην αγορά. Οι λογαριασμοί εστιατορίων είναι διαφορετικοί από τη χονδρική λιανική — χρησιμοποιούν τα προϊόντα μου σε πιάτα, δεν τα μεταπωλούν. Μικρότεροι όγκοι, στενότερα περιθώρια από τη δική τους πλευρά, και θέλουν ευελιξία.

Παραγγελία Εστίασης — [Όνομα Εστιατορίου] — [Ημερομηνία]:

Είδη:

Οι λογαριασμοί εστιατορίων πληρώνουν πιο γρήγορα από τους λογαριασμούς λιανικής επειδή παραγγέλνουν πιο κοντά στην πραγματική τους ανάγκη. Ένας συνεταιρισμός παντοπωλείου προγραμματίζει τρίμηνα μπροστά· ένα εστιατόριο τηλεφωνεί όταν κοντεύει να ξεμείνει. Κρατάω τους όρους εστιατορίων σε net-15 επειδή ο επείγων χαρακτήρας του κύκλου παραγγελιών τους σημαίνει ότι πράγματι πληρώνουν έγκαιρα.

Προγράμματα Συνδρομής και Τύπου CSA

Μετά από τρία χρόνια στην αγορά, είχα τακτικούς πελάτες που ήθελαν εγγυημένη πρόσβαση σε προϊόντα περιορισμένης παρτίδας πριν εξαντληθούν. Έχτισα ένα μηνιαίο πρόγραμμα συνδρομής: οι συνδρομητές πλήρωναν για ένα επιμελημένο μηνιαίο box και είχαν προτεραιότητα στις περιορισμένες παρτίδες.

Μηνιαίο Box Προμηθειών — [Όνομα Συνδρομητή] — [Μήνας Έτος]:

Το InvoiceFlow δημιουργεί και αποστέλλει αυτόματα το τιμολόγιο συνδρομής την 1η. Μέχρι να ετοιμάσω τα κουτιά, τα τιμολόγια έχουν ήδη αποσταλεί και οι περισσότεροι συνδρομητές έχουν πληρώσει μέσω του συνδέσμου πληρωμής στο τιμολόγιο. Δεν κυνηγάω πληρωμές για τις παραγγελίες συνδρομής.

Παραγγελίες Ειδικών Δώρων

Έγγραφα της εφαρμογής Invoice Flow μιας επιχείρησης specialty food — μια παραγγελία προμηθευτή σούπερ μάρκετ, ένα τιμολόγιο εξαγωγής σε EUR, μια εξοφλημένη εταιρική παραγγελία gift-hamper και μια εξοφλημένη παραγγελία café
Σούπερ μάρκετ, εξαγωγή σε ευρώ, εταιρικά hampers, προμήθεια café — όλο το εμπορικό βιβλίο σε μία οθόνη.

Τα δώρα τροφίμων για τις γιορτές, τα εταιρικά προγράμματα ευεξίας και τα δώρα εργαζομένων τοπικών εταιρειών έγιναν ένα σταθερό κανάλι εσόδων στο Q4.

Παραγγελία Δώρου Ειδικών Τροφίμων — [Όνομα Εταιρείας ή Πελάτη] — [Ημερομηνία]:

Οι εταιρικές παραγγελίες δώρων έχουν μεγάλους χρόνους παράδοσης — χρειάζομαι την προκαταβολή πριν αγοράσω τα ειδικά συστατικά για μεγάλες παρτίδες παραγωγής. Ο κανόνας της προκαταβολής 50% προέκυψε από ένα Q4 όπου παρήγαγα 80 σετ δώρων για μια εταιρεία που είχε αναδιοργάνωση και ακύρωσε την παραγγελία. Επιβαρύνθηκα με το κόστος των συστατικών. Αυτό δεν ξανασυνέβη ποτέ.

Η Σημείωση Διάρκειας Ζωής

Τα τιμολόγια ειδικών τροφίμων χρειάζονται ένα πράγμα που τα περισσότερα άλλα τιμολόγια δεν χρειάζονται: τεκμηρίωση διάρκειας ζωής.

Προσθέτω μια τυπική σημείωση σε κάθε τιμολόγιο χονδρικής:

«Όλα τα προϊόντα περιλαμβάνουν ημερομηνίες ανάλωσης κατά προτίμηση στη συσκευασία. Η Northfield Provisions εγγυάται ότι το προϊόν παραδίδεται με ελάχιστη υπολειπόμενη διάρκεια ζωής [N] εβδομάδες/μήνες. Τα αρχεία παραγωγής παρτίδας διατίθενται κατόπιν αιτήματος.»

Αυτό έχει σημασία για τους λιανοπωλητές. Ένα κατάστημα που λαμβάνει προϊόν με 2 εβδομάδες υπόλοιπο σε διάρκεια ζωής 6 μηνών θα το επιστρέψει και θα αμφισβητήσει το τιμολόγιο. Η εγγύηση διάρκειας ζωής στο τιμολόγιο είναι η τεκμηρίωσή σας αν ποτέ υπάρξει διαφορά.

Τέσσερα Χρόνια Αργότερα

Άφησα την πλήρους απασχόλησης δουλειά στο λογισμικό το 2022.

Τρέχουσα ανάλυση μηνιαίων εσόδων:

Ο πάγκος του Σαββάτου είναι ακόμα εκεί. Εξακολουθώ να πηγαίνω στην αγορά τις περισσότερες εβδομάδες μέσα στην εποχή. Αλλά είναι ένα κλάσμα της επιχείρησης πλέον, και είναι εκεί που οι αγοραστές εξακολουθούν να με βρίσκουν.

Κατεβάστε το InvoiceFlow. Δημιουργήστε πρότυπα χονδρικής για κάθε επίπεδο λογαριασμού με σωστές τιμές και ελάχιστες παραγγελίες. Προσθέστε σημειώσεις διάρκειας ζωής σε κάθε τιμολόγιο χονδρικής. Ρυθμίστε την αυτόματη χρέωση συνδρομής. Προσθέστε δομή προκαταβολής στις παραγγελίες δώρων. Ο αγοραστής συνεταιρισμού που παίρνει το προϊόν σας στην αγορά είναι η αρχή ενός λογαριασμού χονδρικής — αν έχετε το τιμολόγιο για να το στηρίξετε.

Η Ingrid Sorensen είναι ιδιοκτήτρια της Northfield Provisions στο Madison του Wisconsin, παράγοντας τρόφιμα ζύμωσης, μαρμελάδες και ειδικά καρυκεύματα μικρής παρτίδας που πωλούνται χονδρικά σε περιφερειακούς συνεταιρισμούς, ανεξάρτητα παντοπωλεία, εστιατόρια, καθώς και μέσω απευθείας πωλήσεων στην αγορά και προγραμμάτων συνδρομής.