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Il banco al mercato contadino che è diventato un account all’ingrosso regionale

Di Ingrid Sorensen, produttrice di prodotti alimentari di specialità — Madison, WI

Ho iniziato a vendere al Dane County Farmers Market nel 2019 — conserve, sottaceti e cibi fermentati in piccole partite con il nome Northfield Provisions. Il mio banco del sabato faceva dai $1.100 ai $1.400 a seconda della stagione. Avevo clienti abituali. Avevo una lista d’attesa per la mia salsa piccante fermentata. Avevo un biglietto da visita con un vasetto disegnato a mano.

Nel marzo 2020, un buyer di alimentari di specialità di una catena regionale di cooperative si è fermato al mio banco. Ha comprato due vasetti dei miei crauti e un vasetto del mio miele all’habanero. Mi ha dato il suo biglietto e ha detto che erano sempre alla ricerca di produttori locali. I loro negozi tenevano a scaffale oltre 600 prodotti alimentari di specialità. Il loro ordine all’ingrosso tipico era di 24 unità per SKU per sede su 8 negozi.

Ho fatto i conti durante il viaggio di ritorno. 24 unità × 8 negozi × 6 SKU alla mia tariffa all’ingrosso facevano circa $6.048 per ordine. Riordinavano trimestralmente.

Non avevo una struttura di prezzo all’ingrosso, nessun template di fattura con un campo per il numero d’ordine, nessun modo di tracciare quali negozi avessero effettuato quali ordini, e nessuna idea di come fosse fatto un accordo all’ingrosso con una cooperativa. Avevo un foglio di calcolo e una preghiera.

L’ho chiamata il giorno dopo dicendo che stavo mettendo insieme il mio materiale per l’ingrosso. Ho passato le due settimane successive a costruire la struttura della fattura prima di richiamarla.

La fattura che ha sbloccato l’account

Il reparto pagamenti della cooperativa lavorava a net-30 con numeri d’ordine di acquisto. Avevano bisogno di una fattura formale, non di una ricevuta via email. I loro buyer dovevano vedere i codici prodotto, i prezzi unitari, le quantità per cartone e i termini di consegna.

Ecco cosa ho costruito in InvoiceFlow:

Ordine all’ingrosso — Northfield Provisions — [Nome cooperativa] — [Data]:

Dettagli dell’account:

Articoli:

Termini di pagamento: Net-30 Ordine minimo: 12 unità per SKU per sede Ciclo di riordino: Trimestrale

Hanno approvato il primo ordine entro una settimana. L’ordine di acquisto è arrivato un martedì; entro giovedì avevo fatturato $1.392 e programmato la consegna.

Costruire la struttura completa per l’ingrosso

Editor di fatture dell'app Invoice Flow di un produttore alimentare artigianale — hot honey, miele di fiori selvatici e conserve a prezzo unitario all'ingrosso con uno sconto a cartone e codici di lotto
Vasetti, cartoni, codici di lotto — una fattura da fornitore che un buyer di alimentari può tracciare e archiviare.

L’account della cooperativa mi ha costretta a costruire ciò che avrei dovuto avere fin dall’inizio: una vera struttura di prezzo all’ingrosso e un template separato per ogni tipo di account.

Le mie fasce di prezzo:

Ho costruito un template InvoiceFlow separato per ogni fascia con il prezzo corretto precaricato. Quando chiamava un nuovo negozio di specialità, aprivo il template dell’ingrosso retail, compilavo i dettagli del loro account e il prezzo era già giusto.

Fatture del mercato contadino

Le vendite dirette al mercato erano semplici, ma ho iniziato a emettere ricevute dopo che un buyer all’ingrosso al banco mi ha chiesto la documentazione del suo acquisto.

Vendita al mercato contadino — Northfield Provisions — [Data]:

Il codice di partita e la data di produzione si sono rivelati importanti: uno dei buyer delle cooperative li usava per tracciare la durata di conservazione e ridurre gli sprechi nel suo sistema di inventario. Mi faceva sembrare professionale. Mi ha anche salvata quando un negozio una volta ha sostenuto di aver ricevuto prodotto vicino alla scadenza — ho potuto estrarre la fattura e mostrare le date di produzione e consegna.

Account di ristoranti e food service

Fatture ricorrenti dell'app Invoice Flow di un produttore alimentare — un ordine fisso settimanale di un caffè e un riassortimento mensile per un negozio di alimentari
L'ordine settimanale del caffè e il riassortimento del negozio si fatturano da soli, a cadenza.

Due ristoranti farm-to-table di Madison hanno iniziato a ordinare dopo che uno chef mi ha trovata al mercato. Gli account dei ristoranti sono diversi dall’ingrosso retail — usano i miei prodotti nei piatti, non li rivendono. Volumi più piccoli, margini più stretti dal loro lato, e vogliono flessibilità.

Ordine food service — [Nome ristorante] — [Data]:

Articoli:

Gli account dei ristoranti pagano più velocemente di quelli retail perché ordinano più vicino al loro fabbisogno reale. Una cooperativa di alimentari pianifica con trimestri di anticipo; un ristorante chiama quando sta finendo le scorte. Mantengo i termini dei ristoranti a net-15 perché l’urgenza del loro ciclo d’ordine fa sì che paghino davvero prontamente.

Programmi in abbonamento e in stile CSA

Dopo tre anni al mercato, avevo clienti abituali che volevano l’accesso garantito ai prodotti in partita limitata prima che si esaurissero. Ho costruito un programma di abbonamento mensile: gli abbonati pagavano un box mensile curato e avevano la priorità sulle partite limitate.

Box mensile di provviste — [Nome abbonato] — [Mese Anno]:

InvoiceFlow genera e invia automaticamente la fattura dell’abbonamento il 1° del mese. Quando comincio a preparare i box, le fatture sono già partite e la maggior parte degli abbonati ha già pagato con il metodo indicato sulla fattura. Non devo rincorrere i pagamenti sugli ordini in abbonamento.

Ordini di regali di specialità

Documenti di Invoice Flow app di un'attività di alimenti di specialità — un ordine per un fornitore di alimentari, una fattura di export in EUR, un ordine aziendale di cesti regalo pagato e un ordine per un caffè pagato
Alimentari, export in euro, cesti aziendali, forniture caffè — l'intero registro commerciale su una schermata.

I regali gastronomici per le festività, i programmi di benessere aziendale e i regali ai dipendenti delle aziende locali sono diventati un canale di ricavi costante nel Q4.

Ordine di regalo gastronomico di specialità — [Nome azienda o cliente] — [Data]:

Gli ordini di regali aziendali hanno tempi di preparazione lunghi — ho bisogno dell’acconto prima di acquistare gli ingredienti di specialità per le grandi tirature di produzione. La regola dell’acconto del 50% è nata da un Q4 in cui ho prodotto 80 set regalo per un’azienda che ha avuto una riorganizzazione e ha annullato l’ordine. Mi sono accollata il costo degli ingredienti. Non è più successo.

La nota sulla durata di conservazione

Le fatture dei prodotti alimentari di specialità hanno bisogno di una cosa che la maggior parte delle altre fatture non ha: la documentazione sulla durata di conservazione.

Aggiungo una nota standard a ogni fattura all’ingrosso:

“Tutti i prodotti riportano le date di consumo preferenziale sulla confezione. Northfield Provisions garantisce che il prodotto viene consegnato con un minimo di [N] settimane/mesi di durata di conservazione residua. Registri di produzione dei lotti disponibili su richiesta.”

Questo conta per gli acquirenti retail. Un negozio che riceve prodotto con 2 settimane residue su una durata di conservazione di 6 mesi lo restituirà e contesterà la fattura. La garanzia sulla durata di conservazione in fattura è la tua documentazione se mai dovesse esserci una contestazione.

Quattro anni dopo

Ho lasciato il lavoro a tempo pieno nel software nel 2022.

Ripartizione attuale dei ricavi mensili:

Il banco del sabato è ancora lì. Faccio ancora il mercato quasi tutte le settimane in stagione. Ma ora è una frazione dell’attività, ed è il posto in cui i buyer mi trovano ancora.

Scarica InvoiceFlow. Crea template all’ingrosso per ogni fascia di account con il prezzo corretto e gli ordini minimi. Aggiungi note sulla durata di conservazione a ogni fattura all’ingrosso. Imposta la fatturazione automatica degli abbonamenti. Aggiungi la struttura degli acconti agli ordini regalo. L’acquirente della cooperativa che prende il tuo prodotto al mercato è l’inizio di un account all’ingrosso — se hai la fattura a supportarlo.

Ingrid Sorensen è la titolare di Northfield Provisions a Madison, Wisconsin, e produce cibi fermentati, conserve e condimenti di specialità in piccole partite, venduti all’ingrosso a cooperative regionali, negozi indipendenti, ristoranti e attraverso vendite dirette al mercato e programmi in abbonamento.