Invoice Flow app icon Invoice Flow management Скачать приложение
RU

Как столик на фермерском рынке превратился в региональный оптовый контракт

Автор: Ингрид Соренсен, производитель деликатесных продуктов — Мэдисон, штат Висконсин

Я начала продавать на фермерском рынке округа Дейн в 2019 году — варенья мелкими партиями, соленья и ферментированные продукты под маркой Northfield Provisions. Мой субботний столик приносил от $1100 до $1400 в зависимости от сезона. У меня были постоянные покупатели. У меня был лист ожидания на ферментированный острый соус. У меня была визитка с нарисованной от руки баночкой.

В марте 2020 года у моего столика остановилась закупщица деликатесных продуктов из региональной сети кооперативов. Она купила две банки моей квашеной капусты и банку моего мёда с хабанеро. Она вручила мне свою визитку и сказала, что они всегда ищут местных производителей. В их магазинах было представлено более 600 наименований деликатесных продуктов. Их типичный оптовый заказ составлял 24 единицы на каждый артикул в каждой точке по 8 магазинам.

По дороге домой я всё подсчитала. 24 единицы × 8 магазинов × 6 артикулов по моей оптовой цене — это примерно $6048 за заказ. Они делали повторные заказы ежеквартально.

У меня не было ни структуры оптовых цен, ни шаблона счёта с полем для номера заказа на закупку, ни способа отслеживать, какие магазины разместили какие заказы, ни малейшего понятия, как выглядит оптовое соглашение с кооперативом. У меня была электронная таблица и надежда на удачу.

Я позвонила ей на следующий день и сказала, что готовлю свои оптовые материалы. Следующие две недели я выстраивала структуру счетов, прежде чем дать ответ.

Счёт, который открыл контракт

Кредиторская задолженность кооператива работала по схеме net-30 с номерами заказов на закупку. Им нужен был официальный счёт, а не квитанция по электронной почте. Их закупщикам нужно было видеть коды товаров, цены за единицу, количество в коробке и условия доставки.

Вот что я собрала в InvoiceFlow:

Оптовый заказ — Northfield Provisions — [Название кооператива] — [Дата]:

Данные аккаунта:

Позиции:

Условия оплаты: Net-30 Минимальный заказ: 12 единиц на артикул на точку Цикл повторных заказов: ежеквартально

Они одобрили первый заказ в течение недели. Заказ на закупку пришёл во вторник; к четвергу у меня был выставлен счёт на $1392 и назначена доставка.

Выстраивание полной оптовой структуры

Редактор счетов ремесленного производителя продуктов в приложении Invoice Flow — острый мёд, мёд полевого разнотравья и заготовки по оптовым ценам за штуку со скидкой за коробку и кодами партий
Банки, коробки, коды партий — счёт поставщика, который закупщик магазина может отследить и подшить.

Контракт с кооперативом заставил меня создать то, что должно было быть у меня с самого начала: настоящую структуру оптовых цен и отдельный шаблон под каждый тип аккаунта.

Мои ценовые уровни:

Я создала отдельный шаблон в InvoiceFlow для каждого уровня с заранее заданными корректными ценами. Когда звонил новый деликатесный бакалейщик, я открывала шаблон розничной опта, вписывала данные его аккаунта — и цены уже были правильными.

Счета на фермерском рынке

Прямые продажи на рынке были простыми, но я начала выдавать квитанции после того, как оптовый покупатель у столика попросил документ о покупке.

Продажа на фермерском рынке — Northfield Provisions — [Дата]:

Код партии и дата производства оказались важны: один из моих покупателей-кооперативов использовал их, чтобы отслеживать срок годности и снижать порчу в своей системе учёта запасов. Это придавало мне профессиональный вид. Это же меня и выручило, когда магазин однажды заявил, что получил продукт с истекающим сроком годности — я смогла поднять счёт и показать даты производства и доставки.

Аккаунты ресторанов и общественного питания

Регулярные счета в приложении Invoice Flow у производителя продуктов — еженедельный постоянный заказ кафе и ежемесячное пополнение продуктового магазина
Еженедельный заказ кафе и пополнение магазина выставляются сами по циклу.

Два ресторана формата farm-to-table в Мэдисоне начали делать заказы после того, как шеф-повар нашёл меня на рынке. Ресторанные аккаунты отличаются от розничной опта — они используют мои продукты в блюдах, а не перепродают их. Меньшие объёмы, более тонкая маржа на их стороне, и им нужна гибкость.

Заказ для общественного питания — [Название ресторана] — [Дата]:

Позиции:

Ресторанные аккаунты платят быстрее розничных, потому что заказывают ближе к фактической потребности. Бакалейный кооператив планирует на кварталы вперёд; ресторан звонит, когда запасы заканчиваются. Я держу для ресторанов условия net-15, потому что срочность их цикла заказов означает, что они действительно платят оперативно.

Подписки и программы по типу CSA

Через три года на рынке у меня появились постоянные покупатели, которые хотели гарантированного доступа к продуктам ограниченных партий до того, как те распродадутся. Я создала программу ежемесячной подписки: подписчики оплачивали кураторскую ежемесячную коробку и получали приоритетный выбор ограниченных партий.

Ежемесячная коробка Provisions — [Имя подписчика] — [Месяц Год]:

InvoiceFlow автоматически формирует и отправляет счёт за подписку 1-го числа. К тому моменту, когда я упаковываю коробки, счета уже разосланы, и большинство подписчиков уже оплатили по платёжной ссылке в счёте. Я не гоняюсь за оплатой по заказам подписки.

Подарочные заказы деликатесов

Документы Invoice Flow app бизнеса деликатесов — заказ поставщику продуктов, экспортный счёт в EUR, оплаченный корпоративный заказ подарочных корзин и оплаченный заказ кафе
Продукты, экспорт в евро, корпоративные корзины, поставка в кафе — вся торговая книга на одном экране.

Продуктовые подарки к праздникам, корпоративные wellness-программы и подарки сотрудникам местных компаний стали стабильным каналом дохода в IV квартале.

Подарочный заказ деликатесов — [Название компании или клиента] — [Дата]:

У корпоративных подарочных заказов длинные сроки выполнения — мне нужен депозит до того, как я закуплю специальные ингредиенты для крупных производственных партий. Правило 50% депозита появилось после одного IV квартала, когда я произвела 80 подарочных наборов для компании, которая прошла реорганизацию и отменила заказ. Я покрыла стоимость ингредиентов из своего кармана. Больше такого не повторялось.

Примечание о сроке годности

Счетам на деликатесные продукты нужно то, что не нужно большинству других счетов: документирование срока годности.

Я добавляю стандартное примечание в каждый оптовый счёт:

«На всех продуктах указаны даты «годен до» на упаковке. Northfield Provisions гарантирует, что продукт доставляется с оставшимся сроком годности не менее [N] недель/месяцев. Записи о производстве партий предоставляются по запросу.»

Это важно для розничных покупателей. Магазин, получивший продукт, у которого осталось 2 недели при 6-месячном сроке годности, вернёт его и оспорит счёт. Гарантия срока годности в счёте — это ваше доказательство, если когда-либо возникнет спор.

Четыре года спустя

Я ушла с постоянной работы в сфере ПО в 2022 году.

Текущая разбивка месячного дохода:

Субботний столик всё ещё на месте. Я по-прежнему бываю на рынке почти каждую неделю в сезон. Но теперь это лишь малая часть бизнеса — и именно здесь меня по-прежнему находят покупатели.

Скачайте InvoiceFlow. Создайте оптовые шаблоны для каждого уровня аккаунтов с корректными ценами и минимальными заказами. Добавляйте примечания о сроке годности в каждый оптовый счёт. Настройте автоматическое выставление счетов по подписке. Добавьте структуру депозитов в подарочные заказы. Покупатель из кооператива, который берёт ваш продукт на рынке, — это начало оптового контракта, если у вас есть счёт, чтобы его подкрепить.

Ингрид Соренсен — владелица Northfield Provisions в Мэдисоне, штат Висконсин, производящая ферментированные продукты, варенья и деликатесные приправы мелкими партиями, которые продаются оптом региональным кооперативам, независимым бакалейщикам, ресторанам, а также через прямые продажи на рынке и программы подписки.