Invoice Flow app icon Invoice Flow management Dapatkan aplikasi
ID

Meja Pasar Tani yang Menjadi Akun Grosir Regional

Oleh Ingrid Sorensen, Produsen Makanan Khusus — Madison, WI

Saya mulai berjualan di Dane County Farmers Market pada 2019 — awetan batch kecil, acar, dan makanan fermentasi dengan nama Northfield Provisions. Meja Sabtu saya menghasilkan $1.100 hingga $1.400 tergantung musim. Saya punya pelanggan tetap. Saya punya daftar tunggu untuk saus sambal fermentasi saya. Saya punya kartu nama dengan gambar toples yang digambar tangan.

Pada Maret 2020, seorang pembeli toko kelontong khusus dari rantai koperasi regional mampir ke meja saya. Ia membeli dua toples sauerkraut dan satu toples madu habanero saya. Ia menyerahkan kartunya dan berkata mereka selalu mencari produsen lokal. Toko-toko mereka menjual lebih dari 600 item makanan khusus. Pesanan grosir tipikal mereka adalah 24 unit per SKU per lokasi di 8 toko.

Saya menghitung dalam perjalanan pulang. 24 unit × 8 toko × 6 SKU dengan tarif grosir saya kira-kira $6.048 per pesanan. Mereka memesan ulang setiap kuartal.

Saya tidak punya struktur harga grosir, tidak punya template faktur dengan kolom PO, tidak punya cara melacak toko mana yang memesan apa, dan tidak tahu seperti apa perjanjian grosir koperasi. Saya hanya punya spreadsheet dan doa.

Saya meneleponnya keesokan harinya dan berkata bahwa saya sedang menyiapkan materi grosir saya. Saya menghabiskan dua minggu berikutnya membangun struktur faktur sebelum membalas.

Faktur yang Membuka Akun

Utang usaha koperasi berjalan dengan net-30 dan nomor PO. Mereka membutuhkan faktur formal, bukan struk email. Pembeli mereka perlu melihat kode produk, harga satuan, jumlah karton, dan termin pengiriman.

Inilah yang saya bangun di InvoiceFlow:

Pesanan Grosir — Northfield Provisions — [Nama Koperasi] — [Tanggal]:

Detail Akun:

Item:

Termin Pembayaran: Net-30 Pesanan minimum: 12 unit per SKU per lokasi Siklus pemesanan ulang: Kuartalan

Mereka menyetujui pesanan pertama dalam waktu seminggu. PO datang pada hari Selasa; saya sudah menagih $1.392 dan menjadwalkan pengiriman pada hari Kamis.

Membangun Struktur Grosir Lengkap

Editor faktur Invoice Flow app milik produsen makanan artisan — hot honey, madu bunga liar, dan awetan dengan harga satuan grosir plus diskon per karton dan kode batch
Toples, karton, kode batch — faktur pemasok yang bisa ditelusuri dan diarsipkan pembeli toko kelontong.

Akun koperasi memaksa saya membangun apa yang seharusnya sudah saya miliki sejak awal: struktur harga grosir yang sebenarnya dan template terpisah untuk setiap jenis akun.

Tingkatan harga saya:

Saya membangun template InvoiceFlow terpisah untuk setiap tingkatan dengan harga yang benar sudah dimuat sebelumnya. Ketika toko kelontong khusus baru menelepon, saya membuka template grosir ritel, mengisi detail akun mereka, dan harganya sudah tepat.

Faktur Pasar Tani

Penjualan langsung di pasar sederhana, tetapi saya mulai menerbitkan struk setelah seorang pembeli grosir di meja meminta dokumentasi pembeliannya.

Penjualan Pasar Tani — Northfield Provisions — [Tanggal]:

Kode batch dan tanggal produksi ternyata penting: salah satu pembeli koperasi saya menggunakannya untuk melacak masa simpan dan mengurangi pembusukan di sistem inventaris mereka. Itu membuat saya tampak profesional. Itu juga menyelamatkan saya ketika sebuah toko pernah mengklaim menerima produk mendekati kedaluwarsa — saya bisa menarik faktur dan menunjukkan tanggal produksi dan pengiriman.

Akun Restoran dan Layanan Makanan

Faktur berulang Invoice Flow app milik produsen makanan — pesanan tetap kafe mingguan dan restock toko kelontong bulanan
Pesanan mingguan kafe dan restock toko kelontong menagih dirinya sendiri sesuai siklus.

Dua restoran farm-to-table di Madison mulai memesan setelah seorang chef menemukan saya di pasar. Akun restoran berbeda dari grosir ritel — mereka menggunakan produk saya dalam hidangan, bukan menjualnya kembali. Volume lebih kecil, margin lebih ketat di sisi mereka, dan mereka menginginkan fleksibilitas.

Pesanan Layanan Makanan — [Nama Restoran] — [Tanggal]:

Item:

Akun restoran membayar lebih cepat daripada akun ritel karena mereka memesan lebih dekat dengan kebutuhan aktual. Koperasi kelontong merencanakan kuartal ke depan; restoran menelepon ketika mereka mulai kehabisan. Saya menjaga termin restoran di net-15 karena urgensi siklus pemesanan mereka berarti mereka benar-benar membayar tepat waktu.

Program Langganan dan Bergaya CSA

Setelah tiga tahun di pasar, saya punya pelanggan tetap yang menginginkan akses terjamin ke produk batch terbatas sebelum habis terjual. Saya membangun program langganan bulanan: pelanggan membayar kotak bulanan yang dikurasi dan mendapat pilihan pertama batch terbatas.

Kotak Provisi Bulanan — [Nama Pelanggan] — [Bulan Tahun]:

InvoiceFlow membuat dan mengirim faktur langganan secara otomatis pada tanggal 1. Saat saya sedang mengemas kotak, faktur sudah terkirim dan sebagian besar pelanggan sudah membayar melalui tautan pembayaran pada faktur. Saya tidak mengejar pembayaran pada pesanan langganan.

Pesanan Hadiah Khusus

Dokumen Invoice Flow app milik bisnis makanan khusus — pesanan pemasok toko, faktur ekspor EUR, pesanan bingkisan hadiah korporat lunas, dan pesanan kafe lunas
Toko, ekspor dalam euro, bingkisan korporat, pasokan kafe — seluruh buku dagang dalam satu layar.

Hadiah makanan untuk liburan, program kesejahteraan korporat, dan hadiah karyawan perusahaan lokal menjadi saluran pendapatan Q4 yang stabil.

Pesanan Hadiah Makanan Khusus — [Nama Perusahaan atau Klien] — [Tanggal]:

Pesanan hadiah korporat memiliki waktu tunggu panjang — saya perlu deposit sebelum membeli bahan khusus untuk produksi besar. Aturan deposit 50% muncul dari satu Q4 ketika saya memproduksi 80 set hadiah untuk sebuah perusahaan yang mengalami reorganisasi dan membatalkan pesanan. Saya menanggung biaya bahannya. Itu tidak pernah terjadi lagi.

Catatan Masa Simpan

Faktur makanan khusus membutuhkan satu hal yang tidak dibutuhkan sebagian besar faktur lain: dokumentasi masa simpan.

Saya menambahkan catatan standar ke setiap faktur grosir:

“Semua produk mencantumkan tanggal baik-sebelum pada kemasan. Northfield Provisions menjamin produk dikirim dengan masa simpan tersisa minimal [N] minggu/bulan. Catatan produksi batch tersedia atas permintaan.”

Ini penting bagi pembeli ritel. Toko yang menerima produk dengan sisa 2 minggu dari masa simpan 6 bulan akan mengembalikannya dan menyengketakan faktur. Jaminan masa simpan pada faktur adalah dokumentasi Anda jika pernah ada sengketa.

Empat Tahun Kemudian

Saya meninggalkan pekerjaan software penuh waktu pada 2022.

Rincian pendapatan bulanan saat ini:

Meja Sabtu masih ada. Saya masih ikut pasar sebagian besar minggu di musimnya. Tetapi itu hanya sebagian kecil dari bisnis sekarang, dan itu tempat pembeli masih menemukan saya.

Unduh InvoiceFlow. Bangun template grosir untuk setiap tingkatan akun dengan harga yang benar dan pesanan minimum. Tambahkan catatan masa simpan ke setiap faktur grosir. Atur penagihan langganan otomatis. Tambahkan struktur deposit ke pesanan hadiah. Pembeli koperasi yang mengambil produk Anda di pasar adalah awal dari akun grosir — jika Anda punya faktur untuk mendukungnya.

Ingrid Sorensen adalah pemilik Northfield Provisions di Madison, Wisconsin, yang memproduksi makanan fermentasi batch kecil, awetan, dan bumbu khusus yang dijual grosir ke koperasi regional, toko kelontong independen, restoran, serta melalui penjualan pasar langsung dan program langganan.