Invoice Flow app icon Invoice Flow management Вземи приложението
BG

Масата на фермерския пазар, която се превърна в регионална сметка на едро

От Ингрид Соренсен, производител на специализирани храни — Мадисън, Уисконсин

Започнах да продавам на фермерския пазар на окръг Дейн през 2019 г. — конфитюри, туршии и ферментирали храни в малки партиди под името Northfield Provisions. Съботната ми маса правеше между 1 100 и 1 400 долара в зависимост от сезона. Имах редовни клиенти. Имах списък с чакащи за моя ферментирал лют сос. Имах визитка с нарисуван на ръка буркан.

През март 2020 г. купувач от специализиран хранителен магазин на регионална кооперативна верига спря на масата ми. Тя купи два буркана от моето кисело зеле и буркан хабанеро мед. Подаде ми визитката си и каза, че винаги търсят местни производители. Техните магазини предлагаха над 600 специализирани хранителни артикула. Типичната им поръчка на едро беше 24 бройки на SKU на обект в 8 магазина.

Направих сметките по пътя към дома. 24 бройки × 8 магазина × 6 SKU по моята цена на едро беше приблизително 6 048 долара на поръчка. Те поръчваха отново на всяко тримесечие.

Нямах ценова структура за търговия на едро, нямах фактурен шаблон с поле за номер на поръчка, нямах начин да проследя кои магазини какви поръчки са направили и нямах представа как изглежда споразумение за търговия на едро с кооператив. Имах таблица и молитва.

Обадих ѝ се на следващия ден и казах, че работя по подготовката на материалите си за търговия на едро. Прекарах следващите две седмици в изграждане на фактурната структура, преди да отговоря.

Фактурата, която отключи сметката

Разплащанията на кооператива работеха на net-30 с номера на поръчки. Те се нуждаеха от официална фактура, не от имейл разписка. Купувачите им трябваше да виждат продуктови кодове, единични цени, количества по кашон и условия за доставка.

Ето какво изградих в InvoiceFlow:

Поръчка на едро — Northfield Provisions — [Име на кооператива] — [Дата]:

Данни за сметката:

Артикули:

Условия за плащане: Net-30 Минимална поръчка: 12 бройки на SKU на обект Цикъл на повторна поръчка: Тримесечно

Те одобриха първата поръчка за по-малко от седмица. Поръчката дойде във вторник; имах фактура за 1 392 долара и насрочена доставка до четвъртък.

Изграждане на пълната структура за търговия на едро

Редактор на фактури в Invoice Flow app на производител на занаятчийски храни — люта мед, полски мед и конфитюри на едро с отстъпка за каса и партидни кодове
Буркани, каси, партидни кодове — доставчикова фактура, която купувач от магазин може да проследи и заведе.

Сметката с кооператива ме принуди да изградя това, което трябваше да имам от самото начало: истинска ценова структура за търговия на едро и отделен шаблон за всеки тип сметка.

Моите ценови нива:

Изградих отделен шаблон в InvoiceFlow за всяко ниво с предварително заредена коректна цена. Когато се обадеше нов специализиран магазин, отварях шаблона за търговия на дребно на едро, попълвах данните за сметката им и цената вече беше правилна.

Фактури за фермерски пазар

Директните продажби на пазара бяха прости, но започнах да издавам разписки, след като купувач на едро на масата поиска документация за покупката си.

Продажба на фермерски пазар — Northfield Provisions — [Дата]:

Партидният код и датата на производство се оказаха важни: един от моите купувачи от кооператив ги използваше, за да проследява срока на годност и да намали разхищенията в складовата си система. Това ме правеше да изглеждам професионално. Освен това ме спаси, когато веднъж един магазин твърдеше, че е получил продукт близо до изтичане на срока — можах да извадя фактурата и да покажа датите на производство и доставка.

Ресторантски сметки и хранителни заведения

Повтарящи се фактури в Invoice Flow app на производител на храни — седмична постоянна поръчка за кафене и месечно зареждане за хранителен магазин
Седмичната поръчка на кафенето и зареждането за магазина се фактурират сами по цикъл.

Два ресторанта от типа „от фермата до масата” в Мадисън започнаха да поръчват, след като готвач ме откри на пазара. Ресторантските сметки са различни от търговията на дребно на едро — те използват моите продукти в ястия, а не ги препродават. По-малки обеми, по-стегнати маржове от тяхна страна и искат гъвкавост.

Поръчка за хранително заведение — [Име на ресторанта] — [Дата]:

Артикули:

Ресторантските сметки плащат по-бързо от търговските сметки, защото поръчват по-близо до реалната си нужда. Хранителен кооператив планира тримесечия напред; ресторант се обажда, когато запасите му намаляват. Държа ресторантските условия на net-15, защото спешността на техния цикъл на поръчване означава, че те реално плащат навреме.

Абонаментни програми и програми от типа CSA

След три години на пазара имах редовни клиенти, които искаха гарантиран достъп до продукти с ограничени партиди преди да се разпродадат. Изградих месечна абонаментна програма: абонатите плащаха за подбрана месечна кутия и получаваха първи избор от ограничените партиди.

Месечна кутия с провизии — [Име на абоната] — [Месец Година]:

InvoiceFlow автоматично генерира и изпраща абонаментната фактура на 1-во число. Докато опаковам кутиите, фактурите вече са изпратени и повечето абонати са платили чрез начина на плащане на фактурата. Не гоня плащания по абонаментните поръчки.

Специализирани подаръчни поръчки

Документи в Invoice Flow app на бизнес за специализирани храни — поръчка на доставчик за хранителен магазин, експортна фактура в EUR, платена корпоративна поръчка за подаръчни кошници и платена поръчка за кафене
Магазин, износ в евро, корпоративни кошници, доставка за кафене — цялата търговска книга на един екран.

Хранителните подаръци за празниците, корпоративните програми за благополучие и подаръците за служители на местни компании се превърнаха в стабилен канал за приходи през Q4.

Поръчка за подаръчна специализирана храна — [Име на компания или клиент] — [Дата]:

Корпоративните подаръчни поръчки имат дълги срокове на изпълнение — трябва ми депозитът, преди да купя специализираните съставки за големите производствени партиди. Правилото за 50% депозит дойде от едно Q4, когато произведох 80 подаръчни комплекта за компания, която претърпя реорганизация и анулира поръчката. Поех разхода за съставките. Това никога повече не се случи.

Бележката за срок на годност

Фактурите за специализирани храни се нуждаят от едно нещо, което повечето други фактури нямат: документация за срок на годност.

Добавям стандартна бележка към всяка фактура на едро:

„Всички продукти включват дати „годен до” на опаковката. Northfield Provisions гарантира, че продуктът се доставя с минимум [N] седмици/месеца оставащ срок на годност. Записите за производство на партиди са налични при поискване.”

Това е важно за търговските купувачи. Магазин, който получава продукт с 2 седмици оставащи от 6-месечен срок на годност, ще го върне и ще оспори фактурата. Гаранцията за срок на годност на фактурата е вашата документация, ако някога възникне спор.

Четири години по-късно

Напуснах постоянната си работа в софтуерна компания през 2022 г.

Текуща разбивка на месечните приходи:

Съботната маса все още е там. Все още участвам в пазара повечето седмици през сезона. Но сега тя е малка част от бизнеса и е мястото, където купувачите все още ме намират.

Изтеглете InvoiceFlow. Изградете шаблони на едро за всяко ниво на сметка с коректни цени и минимални поръчки. Добавете бележки за срок на годност към всяка фактура на едро. Настройте автоматично фактуриране на абонаменти. Добавете структура на депозити към подаръчните поръчки. Купувачът от кооператив, който взема продукта ви на пазара, е началото на сметка на едро — ако имате фактурата, за да го подкрепите.

Ингрид Соренсен е собственик на Northfield Provisions в Мадисън, Уисконсин, произвеждаща ферментирали храни, конфитюри и специализирани подправки в малки партиди, продавани на едро на регионални кооперативи, независими магазини, ресторанти, както и чрез директни пазарни продажби и абонаментни програми.