Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
NO

Bondemarkedsbordet som ble en regional grossistkonto

Av Ingrid Sorensen, spesialmatprodusent — Madison, WI

Jeg begynte å selge på Dane County Farmers Market i 2019 — sylteprodukter, pickles og fermentert mat i små partier under navnet Northfield Provisions. Lørdagsbordet mitt omsatte for 1 100 til 1 400 dollar avhengig av sesongen. Jeg hadde faste kunder. Jeg hadde en venteliste for min fermenterte chilisaus. Jeg hadde et visittkort med en håndtegnet krukke på.

I mars 2020 stoppet en spesialdagligvarekjøper fra en regional samvirkekjede ved bordet mitt. Hun kjøpte to glass surkål og et glass habanerohonning. Hun ga meg kortet sitt og sa at de alltid var på jakt etter lokale produsenter. Butikkene deres førte over 600 spesialmatvarer. Den typiske grossistordren deres var 24 enheter per SKU per lokasjon på tvers av 8 butikker.

Jeg regnet i hodet på hjemveien. 24 enheter × 8 butikker × 6 SKU-er til grossistprisen min var omtrent 6 048 dollar per ordre. De etterbestilte kvartalsvis.

Jeg hadde ingen grossistprisstruktur, ingen fakturamal med innkjøpsordrefelt, ingen måte å spore hvilke butikker som hadde lagt inn hvilke ordrer, og ingen anelse om hvordan en samvirke-grossistavtale så ut. Jeg hadde et regneark og en bønn.

Jeg ringte henne dagen etter og sa at jeg jobbet med å få grossistmaterialet mitt på plass. Jeg brukte de neste to ukene på å bygge fakturastrukturen før jeg svarte.

Fakturaen som låste opp kontoen

Samvirkets regnskapsavdeling kjørte på netto 30 med innkjøpsordrenumre. De trengte en formell faktura, ikke en e-postkvittering. Kjøperne deres trengte å se produktkoder, enhetspriser, kartongmengder og leveringsvilkår.

Her er hva jeg bygde i InvoiceFlow:

Grossistordre — Northfield Provisions — [Samvirkenavn] — [Dato]:

Kontodetaljer:

Varer:

Betalingsvilkår: Netto 30 Minimumsordre: 12 enheter per SKU per lokasjon Etterbestillingssyklus: Kvartalsvis

De godkjente den første ordren innen en uke. Innkjøpsordren kom inn på en tirsdag; jeg hadde fakturert 1 392 dollar og planlagt levering innen torsdag.

Å bygge hele grossiststrukturen

Invoice Flow app fakturaeditor for en håndverksmatprodusent — chilihonning, villblomsthonning og syltetøy til engrospris per enhet med kasserabatt og partikoder
Glass, kasser, partikoder — en leverandørfaktura en dagligvareinnkjøper kan spore og arkivere.

Samvirkekontoen tvang meg til å bygge det jeg burde hatt fra begynnelsen: en ekte grossistprisstruktur og en egen mal for hver kontotype.

Prisnivåene mine:

Jeg bygde en egen InvoiceFlow-mal for hvert nivå med riktig pris forhåndsinnlastet. Når en ny spesialdagligvare ringte, åpnet jeg forhandlergrossistmalen, fylte inn kontodetaljene deres, og prisen var allerede riktig.

Bondemarkedsfakturaer

Direkte salg på markedet var enkelt, men jeg begynte å utstede kvitteringer etter at en grossistkjøper ved bordet ba om dokumentasjon på kjøpet sitt.

Bondemarkedssalg — Northfield Provisions — [Dato]:

Batch-koden og produksjonsdatoen viste seg å bety noe: en av samvirkekjøperne mine brukte dem til å spore holdbarhet og redusere svinn i lagersystemet sitt. Det fikk meg til å se profesjonell ut. Det reddet meg også da en butikk en gang hevdet at de hadde mottatt produkt nær utløp — jeg kunne hente fram fakturaen og vise produksjons- og leveringsdatoene.

Restaurant- og serveringskontoer

Invoice Flow app gjentakende fakturaer for en matprodusent – en ukentlig fast ordre til en kafé og en månedlig påfylling til en dagligvarebutikk
Kaféens ukentlige ordre og dagligvarepåfyllingen fakturerer seg selv i sin syklus.

To gård-til-bord-restauranter i Madison begynte å bestille etter at en kokk fant meg på markedet. Restaurantkontoer er annerledes enn forhandlergrossist — de bruker produktene mine i retter, ikke til videresalg. Mindre volum, strammere marginer i deres ende, og de vil ha fleksibilitet.

Serveringsordre — [Restaurantnavn] — [Dato]:

Varer:

Restaurantkontoer betaler raskere enn forhandlerkontoer fordi de bestiller nærmere det faktiske behovet sitt. Et dagligvaresamvirke planlegger kvartaler i forveien; en restaurant ringer når de begynner å gå tom. Jeg holder restaurantvilkårene på netto 15 fordi det raske i bestillingssyklusen deres betyr at de faktisk betaler raskt.

Abonnements- og CSA-lignende programmer

Etter tre år på markedet hadde jeg faste kunder som ville ha garantert tilgang til produkter i begrensede partier før de ble utsolgt. Jeg bygde et månedlig abonnementsprogram: abonnenter betalte for en kuratert månedsboks og fikk førstevalg på begrensede partier.

Månedlig provianteringsboks — [Abonnentnavn] — [Måned år]:

InvoiceFlow genererer og sender abonnementsfakturaen automatisk den 1. Innen jeg pakker bokser, har fakturaene allerede gått ut og de fleste abonnenter har betalt via betalingslenken på fakturaen. Jeg jager ikke betaling på abonnementsordrer.

Spesialgaveordrer

Dokumenter i Invoice Flow app for en spesialmatvirksomhet — en dagligvareleverandørordre, en EUR-eksportfaktura, en betalt bedriftsordre på gavekurver og en betalt kafeordre
Dagligvare, eksport i euro, bedriftskurver, kafeleveranse — hele handelsboken på én skjerm.

Matgaver til høytidene, bedriftshelseprogrammer og gaver til lokale bedrifters ansatte ble en jevn Q4-inntektskanal.

Spesialmat-gaveordre — [Firma- eller kundenavn] — [Dato]:

Bedriftsgaveordrer har lange ledetider — jeg trenger depositumet før jeg kjøper spesialingrediensene for store produksjonsomganger. Regelen om 50 % depositum kom fra en Q4 der jeg produserte 80 gavesett for en bedrift som hadde en omorganisering og kansellerte bestillingen. Jeg tok ingredienskostnaden selv. Det skjedde aldri igjen.

Holdbarhetsnotatet

Spesialmatfakturaer trenger én ting som de fleste andre fakturaer ikke gjør: holdbarhetsdokumentasjon.

Jeg legger til et standardnotat på hver grossistfaktura:

«Alle produkter har best-før-datoer på emballasjen. Northfield Provisions garanterer at produktet leveres med minst [N] uker/måneder gjenværende holdbarhet. Batch-produksjonsjournaler tilgjengelig på forespørsel.»

Dette betyr noe for detaljhandelskjøpere. En butikk som mottar produkt med 2 uker igjen av en holdbarhet på 6 måneder, vil returnere det og bestride fakturaen. Holdbarhetsgarantien på fakturaen er dokumentasjonen din hvis det noen gang blir en tvist.

Fire år senere

Jeg sluttet i heltidsjobben innen programvare i 2022.

Nåværende månedlig omsetningsfordeling:

Lørdagsbordet er der fortsatt. Jeg står på markedet de fleste uker i sesongen. Men det er en brøkdel av bedriften nå, og det er der kjøpere fortsatt finner meg.

Last ned InvoiceFlow. Bygg grossistmaler for hvert kontonivå med riktige priser og minimumsordrer. Legg til holdbarhetsnotater på hver grossistfaktura. Sett opp automatisk abonnementsfakturering. Legg til depositumsstruktur på gaveordrer. Samvirkekjøperen som plukker opp produktet ditt på markedet, er begynnelsen på en grossistkonto — hvis du har fakturaen til å bakke det opp.

Ingrid Sorensen er eier av Northfield Provisions i Madison, Wisconsin, og produserer fermentert mat, sylteprodukter og spesialtilbehør i små partier, solgt til grossist til regionale samvirker, uavhengige dagligvarer, restauranter, og gjennom direkte markedssalg og abonnementsprogrammer.