Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Từ chiếc bàn ở chợ phiên đến tài khoản bán buôn cả vùng

Bởi Ingrid Sorensen, Nhà sản xuất thực phẩm đặc sản — Madison, WI

Tôi bắt đầu bán ở Dane County Farmers Market vào năm 2019 — đồ ngâm, dưa muối và thực phẩm lên men theo mẻ nhỏ dưới tên Northfield Provisions. Chiếc bàn thứ Bảy của tôi đạt khoảng 1.100 đến 1.400 $ tùy mùa. Tôi có khách quen. Tôi có danh sách chờ mua tương ớt lên men của mình. Tôi có một tấm danh thiếp với hình chiếc hũ vẽ tay.

Vào tháng 3 năm 2020, một người mua hàng đặc sản từ một chuỗi hợp tác xã trong vùng dừng lại ở bàn tôi. Cô ấy mua hai hũ dưa cải bắp muối và một hũ mật ong habanero của tôi. Cô đưa tôi danh thiếp và nói họ luôn tìm kiếm những nhà sản xuất địa phương. Các cửa hàng của họ bày bán hơn 600 mặt hàng thực phẩm đặc sản. Đơn bán buôn điển hình của họ là 24 đơn vị mỗi SKU mỗi địa điểm trên 8 cửa hàng.

Tôi tính toán trên đường lái xe về nhà. 24 đơn vị × 8 cửa hàng × 6 SKU ở mức giá bán buôn của tôi là khoảng 6.048 $ mỗi đơn. Họ đặt lại theo quý.

Tôi không có cấu trúc giá bán buôn, không có template hóa đơn với trường PO, không có cách theo dõi cửa hàng nào đã đặt đơn nào, và không hình dung nổi một thỏa thuận bán buôn với hợp tác xã trông ra sao. Tôi chỉ có một bảng tính và một lời cầu nguyện.

Tôi gọi cho cô ấy vào ngày hôm sau và nói tôi đang chuẩn bị hoàn thiện tài liệu bán buôn của mình. Tôi dành hai tuần tiếp theo xây dựng cấu trúc hóa đơn trước khi hồi âm.

Hóa đơn mở khóa tài khoản

Bộ phận công nợ phải trả của hợp tác xã vận hành theo net-30 với số PO. Họ cần một hóa đơn chính thức, không phải biên nhận qua email. Người mua của họ cần thấy mã sản phẩm, đơn giá, số lượng theo thùng và điều khoản giao hàng.

Đây là những gì tôi đã dựng trong InvoiceFlow:

Đơn hàng bán buôn — Northfield Provisions — [Tên hợp tác xã] — [Ngày]:

Thông tin tài khoản:

Mặt hàng:

Điều khoản thanh toán: Net-30 Đơn tối thiểu: 12 đơn vị mỗi SKU mỗi địa điểm Chu kỳ đặt lại: Hằng quý

Họ phê duyệt đơn đầu tiên trong vòng một tuần. PO gửi đến vào thứ Ba; tôi đã xuất hóa đơn 1.392 $ và lên lịch giao hàng xong trước thứ Năm.

Xây dựng cấu trúc bán buôn đầy đủ

Trình chỉnh sửa hóa đơn của Invoice Flow app của một nhà sản xuất thực phẩm thủ công — mật ong cay, mật ong hoa dại và đồ ngâm với giá bán sỉ theo đơn vị kèm giảm giá theo thùng và mã lô
Lọ, thùng, mã lô — một hóa đơn nhà cung cấp mà bên mua tạp hóa có thể truy vết và lưu hồ sơ.

Tài khoản hợp tác xã buộc tôi phải xây dựng thứ mà lẽ ra tôi nên có ngay từ đầu: một cấu trúc giá bán buôn thực thụ và một template riêng cho từng loại tài khoản.

Các bậc giá của tôi:

Tôi tạo một template InvoiceFlow riêng cho từng bậc với mức giá đúng được nạp sẵn. Khi một cửa hàng đặc sản mới gọi đến, tôi mở template bán buôn bán lẻ, điền thông tin tài khoản của họ, và mức giá đã đúng sẵn.

Hóa đơn chợ phiên

Bán trực tiếp ngoài chợ thì đơn giản, nhưng tôi bắt đầu xuất biên nhận sau khi một người mua buôn tại bàn hỏi xin chứng từ cho lần mua của họ.

Bán chợ phiên — Northfield Provisions — [Ngày]:

Mã lô và ngày sản xuất hóa ra rất quan trọng: một trong những người mua của hợp tác xã dùng chúng để theo dõi hạn sử dụng và giảm hư hỏng trong hệ thống kho của họ. Nó khiến tôi trông chuyên nghiệp. Nó cũng cứu tôi khi một cửa hàng có lần khiếu nại rằng họ nhận được sản phẩm gần hết hạn — tôi có thể mở hóa đơn ra và cho thấy ngày sản xuất cùng ngày giao hàng.

Tài khoản nhà hàng và dịch vụ ăn uống

Hóa đơn định kỳ trong Invoice Flow app cho một nhà sản xuất thực phẩm — một đơn thường trực hàng tuần cho quán café và một đơn bổ hàng cửa hàng tạp hóa hàng tháng
Đơn hàng tuần của quán café và đơn bổ hàng tạp hóa tự lập hóa đơn theo chu kỳ.

Hai nhà hàng farm-to-table ở Madison bắt đầu đặt hàng sau khi một bếp trưởng tìm thấy tôi ở chợ. Tài khoản nhà hàng khác với bán buôn bán lẻ — họ dùng sản phẩm của tôi trong món ăn, không bán lại. Khối lượng nhỏ hơn, biên lợi nhuận bên họ eo hẹp hơn và họ muốn sự linh hoạt.

Đơn dịch vụ ăn uống — [Tên nhà hàng] — [Ngày]:

Mặt hàng:

Tài khoản nhà hàng trả nhanh hơn tài khoản bán lẻ vì họ đặt hàng sát với nhu cầu thực tế. Hợp tác xã lên kế hoạch trước hàng quý; nhà hàng gọi khi sắp hết hàng. Tôi giữ điều khoản nhà hàng ở net-15 vì tính cấp bách trong chu kỳ đặt hàng của họ khiến họ thực sự trả tiền đúng hạn.

Chương trình đăng ký định kỳ và kiểu CSA

Sau ba năm ở chợ, tôi có những khách quen muốn được đảm bảo quyền tiếp cận sản phẩm theo mẻ giới hạn trước khi chúng bán hết. Tôi xây dựng một chương trình đăng ký hằng tháng: người đăng ký trả tiền cho một hộp được tuyển chọn hằng tháng và được ưu tiên chọn các mẻ giới hạn.

Hộp Provisions hằng tháng — [Tên người đăng ký] — [Tháng Năm]:

InvoiceFlow tự động tạo và gửi hóa đơn đăng ký vào ngày 1. Đến lúc tôi đóng gói hộp thì hóa đơn đã gửi đi và phần lớn người đăng ký đã thanh toán qua liên kết trên hóa đơn. Tôi không phải đòi tiền cho các đơn đăng ký.

Đơn quà tặng đặc sản

Tài liệu Invoice Flow app của một doanh nghiệp thực phẩm đặc sản — một đơn nhà cung cấp tạp hóa, một hóa đơn xuất khẩu EUR, một đơn giỏ quà doanh nghiệp đã thanh toán và một đơn café đã thanh toán
Tạp hóa, xuất khẩu bằng euro, giỏ quà doanh nghiệp, cung ứng café — cả sổ giao thương trên một màn hình.

Quà thực phẩm cho dịp lễ tết, chương trình chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp và quà tặng nhân viên của các công ty địa phương trở thành một kênh doanh thu ổn định trong quý 4.

Đơn quà tặng thực phẩm đặc sản — [Tên công ty hoặc khách hàng] — [Ngày]:

Đơn quà tặng doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị dài — tôi cần tiền cọc trước khi mua nguyên liệu đặc sản cho các đợt sản xuất lớn. Quy tắc đặt cọc 50% ra đời từ một quý 4 khi tôi sản xuất 80 bộ quà cho một công ty rồi họ tái cơ cấu và hủy đơn. Tôi phải gánh chi phí nguyên liệu. Điều đó không bao giờ xảy ra lần nữa.

Ghi chú hạn sử dụng

Hóa đơn thực phẩm đặc sản cần một thứ mà hầu hết hóa đơn khác không cần: chứng từ hạn sử dụng.

Tôi thêm một ghi chú tiêu chuẩn vào mọi hóa đơn bán buôn:

“Tất cả sản phẩm có ghi hạn dùng tốt nhất trên bao bì. Northfield Provisions đảm bảo sản phẩm được giao với hạn sử dụng còn lại tối thiểu [N] tuần/tháng. Hồ sơ sản xuất theo lô có sẵn khi được yêu cầu.”

Điều này quan trọng với người mua bán lẻ. Một cửa hàng nhận sản phẩm còn 2 tuần trên hạn dùng 6 tháng sẽ trả lại và tranh chấp hóa đơn. Cam kết hạn sử dụng trên hóa đơn chính là chứng từ của bạn nếu có tranh chấp.

Bốn năm sau

Tôi nghỉ công việc phần mềm toàn thời gian vào năm 2022.

Phân bổ doanh thu hằng tháng hiện tại:

Chiếc bàn thứ Bảy vẫn còn đó. Tôi vẫn đi chợ hầu hết các tuần trong mùa. Nhưng giờ nó chỉ là một phần nhỏ của công việc kinh doanh, và là nơi người mua vẫn tìm thấy tôi.

Tải InvoiceFlow. Xây dựng template bán buôn cho từng bậc tài khoản với mức giá đúng và đơn tối thiểu. Thêm ghi chú hạn sử dụng vào mọi hóa đơn bán buôn. Thiết lập tự động lập hóa đơn đăng ký. Thêm cấu trúc đặt cọc cho đơn quà tặng. Người mua của hợp tác xã nhặt sản phẩm của bạn ngoài chợ là khởi đầu của một tài khoản bán buôn — nếu bạn có hóa đơn để chứng minh.

Ingrid Sorensen là chủ của Northfield Provisions ở Madison, Wisconsin, sản xuất thực phẩm lên men theo mẻ nhỏ, đồ ngâm và gia vị đặc sản, bán buôn cho các hợp tác xã vùng, cửa hàng tạp hóa độc lập, nhà hàng và qua bán trực tiếp ở chợ cùng các chương trình đăng ký định kỳ.