Invoice Flow app icon Invoice Flow management حمّل التطبيق
AR

طاولة سوق المزارعين التي أصبحت حساب جملة إقليمي

بقلم إنغريد سورنسن، منتجة أغذية متخصصة — ماديسون، ويسكونسن

بدأت البيع في سوق مزارعي مقاطعة دين عام 2019 — مخللات ومربّيات وأطعمة مخمّرة بدفعات صغيرة تحت اسم Northfield Provisions. كانت طاولتي يوم السبت تحقق ما بين 1,100 و1,400 دولار حسب الموسم. كان لديّ زبائن منتظمون. كان لديّ قائمة انتظار لصلصتي الحارة المخمّرة. وكان لديّ بطاقة عمل عليها رسم يدوي لبرطمان.

في مارس 2020، توقّفت مشترية بقالة متخصصة من سلسلة تعاونية إقليمية عند طاولتي. اشترت برطمانين من مخلل الملفوف وبرطمانًا من عسل الهابانيرو. أعطتني بطاقتها وقالت إنهم يبحثون دائمًا عن منتجين محليين. كانت متاجرهم تعرض أكثر من 600 صنف غذائي متخصص. وكان طلب الجملة المعتاد لديهم 24 وحدة لكل SKU لكل فرع عبر 8 متاجر.

حسبتُ الأرقام في طريق العودة. 24 وحدة × 8 متاجر × 6 أصناف بسعر الجملة كان يساوي تقريبًا 6,048 دولارًا لكل طلب. وكانوا يعيدون الطلب فصليًا.

لم يكن لديّ هيكل أسعار جملة، ولا قالب فاتورة بحقل أمر شراء، ولا طريقة لتتبع أي المتاجر قدّم أي الطلبات، ولا فكرة عن شكل اتفاقية الجملة التعاونية. كان لديّ جدول بيانات ودعاء.

اتصلت بها في اليوم التالي وقلت إنني أعمل على تجهيز مواد الجملة الخاصة بي. أمضيت الأسبوعين التاليين في بناء هيكل الفوترة قبل أن أرد.

الفاتورة التي فتحت الحساب

كانت الحسابات الدائنة للتعاونية تعمل بنظام صافي 30 يومًا مع أرقام أوامر الشراء. كانوا بحاجة إلى فاتورة رسمية، لا إيصال بريد إلكتروني. وكان مشتروهم بحاجة لرؤية رموز المنتجات وأسعار الوحدات وكميات الصناديق وشروط التسليم.

إليك ما بنيته في InvoiceFlow:

طلب جملة — Northfield Provisions — [اسم التعاونية] — [التاريخ]:

تفاصيل الحساب:

الأصناف:

شروط الدفع: صافي 30 يومًا الحد الأدنى للطلب: 12 وحدة لكل SKU لكل فرع دورة إعادة الطلب: فصلية

وافقوا على الطلب الأول خلال أسبوع. جاء أمر الشراء يوم الثلاثاء؛ وبحلول الخميس كان لديّ 1,392 دولارًا مفوترة والتسليم مجدولًا.

بناء هيكل الجملة الكامل

محرر الفواتير في تطبيق Invoice Flow لمنتج أغذية حرفي — عسل حار وعسل زهور برية ومربّيات بتسعير وحدة بالجملة مع خصم بالصندوق وأرقام دفعات
برطمانات، صناديق، أرقام دفعات — فاتورة مورّد يمكن لمشتري بقالة تتبّعها وأرشفتها.

أجبرني حساب التعاونية على بناء ما كان يجب أن يكون لديّ منذ البداية: هيكل أسعار جملة حقيقي وقالب منفصل لكل نوع حساب.

مستويات أسعاري:

بنيت قالب InvoiceFlow منفصلًا لكل مستوى مع تحميل الأسعار الصحيحة مسبقًا. وعندما تتصل بقالة متخصصة جديدة، كنت أفتح قالب جملة التجزئة، وأملأ تفاصيل حسابها، وتكون الأسعار صحيحة بالفعل.

فواتير سوق المزارعين

كانت المبيعات المباشرة في السوق بسيطة، لكنني بدأت بإصدار إيصالات بعد أن طلب مشترٍ جملة عند الطاولة توثيقًا لعملية شرائه.

بيع سوق المزارعين — Northfield Provisions — [التاريخ]:

تبيّن أن رمز الدفعة وتاريخ الإنتاج مهمّان: استخدمهما أحد مشتري التعاونية لتتبع مدة الصلاحية وتقليل التلف في نظام المخزون لديه. جعلني ذلك أبدو محترفة. كما أنقذني عندما ادّعى أحد المتاجر ذات مرة أنه استلم منتجًا قريبًا من انتهاء الصلاحية — استطعت استخراج الفاتورة وإظهار تاريخي الإنتاج والتسليم.

حسابات المطاعم وخدمات الطعام

فواتير متكررة في تطبيق Invoice Flow لمنتج أغذية — طلب دائم أسبوعي لمقهى وتجديد مخزون بقالة شهري
طلب المقهى الأسبوعي وتجديد مخزون البقالة يفوتران نفسيهما وفق الدورة.

بدأ مطعمان من نوع “المزرعة إلى المائدة” في ماديسون بالطلب بعد أن وجدني طاهٍ في السوق. حسابات المطاعم مختلفة عن جملة التجزئة — فهي تستخدم منتجاتي في الأطباق، لا لإعادة بيعها. كميات أصغر، وهوامش أضيق لديهم، ويريدون مرونة.

طلب خدمة طعام — [اسم المطعم] — [التاريخ]:

الأصناف:

تدفع حسابات المطاعم أسرع من حسابات التجزئة لأنها تطلب بالقرب من حاجتها الفعلية. تخطط تعاونية البقالة لأرباع مقدمًا؛ أما المطعم فيتصل عندما تنخفض مخزوناته. أُبقي شروط المطاعم على صافي 15 يومًا لأن إلحاح دورة طلبها يعني أنها تدفع فعلًا في الموعد.

برامج الاشتراك وبرامج CSA

بعد ثلاث سنوات في السوق، أصبح لديّ زبائن منتظمون يريدون وصولًا مضمونًا إلى منتجات الدفعات المحدودة قبل نفادها. بنيت برنامج اشتراك شهري: يدفع المشتركون مقابل صندوق شهري منسّق ويحصلون على الأولوية في اختيار الدفعات المحدودة.

صندوق المؤن الشهري — [اسم المشترك] — [الشهر السنة]:

يُنشئ InvoiceFlow فاتورة الاشتراك ويرسلها تلقائيًا في الأول من الشهر. فبحلول الوقت الذي أعبّئ فيه الصناديق، تكون الفواتير قد أُرسلت بالفعل ودفع معظم المشتركين عبر رابط الدفع الموجود على الفاتورة. لا أُلاحق الدفع على طلبات الاشتراك.

طلبات الهدايا المتخصصة

مستندات تطبيق Invoice Flow لأعمال أغذية متخصصة — طلب مورّد بقالة وفاتورة تصدير بعملة EUR وطلب سلال هدايا مؤسسية مدفوع وطلب مقهى مدفوع
بقالة وتصدير باليورو وسلال مؤسسية وتزويد مقاهٍ — دفتر التجارة كله على شاشة واحدة.

أصبحت الهدايا الغذائية للأعياد، وبرامج العافية للشركات، وهدايا موظفي الشركات المحلية قناة إيرادات ثابتة في الربع الرابع.

طلب هدية أغذية متخصصة — [اسم الشركة أو العميل] — [التاريخ]:

طلبات هدايا الشركات لها مهل طويلة — أحتاج إلى العربون قبل شراء المكونات المتخصصة لدفعات الإنتاج الكبيرة. جاءت قاعدة عربون الـ50% من ربع رابع أنتجت فيه 80 مجموعة هدايا لشركة أجرت إعادة هيكلة وألغت الطلب. تحمّلت تكلفة المكونات. لم يحدث ذلك مرة أخرى أبدًا.

ملاحظة مدة الصلاحية

تحتاج فواتير الأغذية المتخصصة إلى شيء لا تحتاجه معظم الفواتير الأخرى: توثيق مدة الصلاحية.

أضيف ملاحظة قياسية إلى كل فاتورة جملة:

“تتضمن جميع المنتجات تواريخ ‘يُفضّل الاستخدام قبل’ على العبوة. تضمن Northfield Provisions تسليم المنتج مع بقاء [N] أسابيع/أشهر كحد أدنى من مدة الصلاحية. سجلات إنتاج الدفعات متاحة عند الطلب.”

هذا يهم مشتري التجزئة. فالمتجر الذي يستلم منتجًا بقي عليه أسبوعان من مدة صلاحية تبلغ 6 أشهر سيرجعه ويعترض على الفاتورة. ضمان مدة الصلاحية على الفاتورة هو توثيقك إذا نشأ نزاع في أي وقت.

بعد أربع سنوات

تركت وظيفة البرمجيات بدوام كامل عام 2022.

تفصيل الإيرادات الشهرية الحالية:

طاولة السبت لا تزال هناك. ما زلت أشارك في السوق معظم الأسابيع في الموسم. لكنها أصبحت جزءًا صغيرًا من العمل الآن، وهي المكان الذي لا يزال المشترون يجدونني فيه.

نزّل InvoiceFlow. ابنِ قوالب جملة لكل مستوى حساب مع الأسعار الصحيحة والحد الأدنى للطلبات. أضف ملاحظات مدة الصلاحية إلى كل فاتورة جملة. اضبط الفوترة التلقائية للاشتراكات. أضف هيكل العربون إلى طلبات الهدايا. مشتري التعاونية الذي يلتقط منتجك في السوق هو بداية حساب جملة — إذا كانت لديك الفاتورة لدعمه.

إنغريد سورنسن هي مالكة Northfield Provisions في ماديسون، ويسكونسن، وتنتج أطعمة مخمّرة ومربّيات وتوابل متخصصة بدفعات صغيرة تُباع بالجملة للتعاونيات الإقليمية والبقالات المستقلة والمطاعم، ومن خلال المبيعات المباشرة في السوق وبرامج الاشتراك.