Invoice Flow app icon Invoice Flow management Descarcă aplicația
RO

Masa din piața de fermieri care a devenit un cont regional en-gros

De Ingrid Sorensen, producătoare de produse alimentare specializate — Madison, WI

Am început să vând la Dane County Farmers Market în 2019 — conserve, murături și alimente fermentate în șarje mici, sub numele Northfield Provisions. Masa mea de sâmbătă genera între 1.100 și 1.400 $, în funcție de sezon. Aveam clienți fideli. Aveam o listă de așteptare pentru sosul meu picant fermentat. Aveam o carte de vizită cu un borcan desenat de mână.

În martie 2020, o cumpărătoare de produse specializate de la un lanț regional de cooperative s-a oprit la masa mea. A cumpărat două borcane de varză murată și un borcan de miere cu habanero. Mi-a întins cartea ei de vizită și mi-a spus că sunt mereu în căutare de producători locali. Magazinele lor aveau peste 600 de produse alimentare specializate. Comanda lor tipică en-gros era de 24 de unități per SKU per locație, în 8 magazine.

Am făcut calculele pe drumul spre casă. 24 de unități × 8 magazine × 6 SKU-uri la tariful meu en-gros însemna aproximativ 6.048 $ per comandă. Reveneau cu comenzi trimestrial.

Nu aveam nicio structură de prețuri en-gros, niciun șablon de factură cu un câmp pentru comanda de achiziție, nicio modalitate de a urmări care magazine plasaseră care comenzi și nicio idee despre cum arăta un acord en-gros cu o cooperativă. Aveam o foaie de calcul și o rugăciune.

Am sunat-o a doua zi și i-am spus că lucrez la pregătirea materialelor mele en-gros. Am petrecut următoarele două săptămâni construind structura facturilor înainte să răspund.

Factura care a deblocat contul

Departamentul de conturi de plătit al cooperativei funcționa în regim net-30 cu numere de comandă de achiziție. Aveau nevoie de o factură formală, nu de un bon prin e-mail. Cumpărătorii lor trebuiau să vadă codurile produselor, prețurile unitare, cantitățile pe bax și termenii de livrare.

Iată ce am construit în InvoiceFlow:

Comandă en-gros — Northfield Provisions — [Numele cooperativei] — [Data]:

Detalii cont:

Articole:

Termeni de plată: Net-30 Comandă minimă: 12 unități per SKU per locație Ciclu de recomandare: Trimestrial

Au aprobat prima comandă într-o săptămână. Comanda de achiziție a venit marți; joi aveam deja 1.392 $ facturați și livrarea programată.

Construirea structurii complete en-gros

Editorul de facturi din Invoice Flow app al unui producător artizanal de alimente — miere picantă, miere de flori sălbatice și conserve la preț unitar en-gros cu reducere pe lăzi și coduri de lot
Borcane, lăzi, coduri de lot — o factură de furnizor pe care un cumpărător de magazin o poate urmări și arhiva.

Contul cooperativei m-a forțat să construiesc ceea ce ar fi trebuit să am de la început: o structură reală de prețuri en-gros și un șablon separat pentru fiecare tip de cont.

Nivelurile mele de prețuri:

Am construit un șablon InvoiceFlow separat pentru fiecare nivel, cu prețurile corecte pre-încărcate. Când suna un nou comerciant specializat, deschideam șablonul en-gros pentru comerț, completam detaliile contului lor, iar prețurile erau deja corecte.

Facturi pentru piața de fermieri

Vânzările directe în piață erau simple, dar am început să emit bonuri după ce un cumpărător en-gros de la masă a cerut documentație pentru achiziția sa.

Vânzare în piața de fermieri — Northfield Provisions — [Data]:

Codul de șarjă și data producției s-au dovedit a fi importante: unul dintre cumpărătorii mei de la cooperativă le-a folosit pentru a urmări durata de valabilitate și a reduce pierderile în sistemul lor de inventar. M-a făcut să par profesionistă. M-a salvat și când un magazin a pretins odată că primise produse aproape de expirare — am putut scoate factura și le-am arătat datele de producție și de livrare.

Conturi de restaurante și alimentație publică

Facturi recurente în aplicația Invoice Flow ale unui producător de alimente — o comandă permanentă săptămânală pentru o cafenea și o reaprovizionare lunară pentru un magazin alimentar
Comanda săptămânală a cafenelei și reaprovizionarea magazinului se facturează singure la fiecare ciclu.

Două restaurante farm-to-table din Madison au început să comande după ce un bucătar m-a găsit în piață. Conturile de restaurant sunt diferite de en-gros pentru comerț — ei folosesc produsele mele în preparate, nu le revând. Volume mai mici, marje mai strânse la ei și își doresc flexibilitate.

Comandă alimentație publică — [Numele restaurantului] — [Data]:

Articole:

Conturile de restaurant plătesc mai repede decât conturile de comerț, pentru că ele comandă mai aproape de nevoia reală. O cooperativă de băcănie planifică cu trimestre înainte; un restaurant sună când rămâne fără stoc. Păstrez termenii de restaurant la net-15, pentru că urgența ciclului lor de comandă înseamnă că plătesc chiar prompt.

Programe de abonament și de tip CSA

După trei ani în piață, aveam clienți fideli care doreau acces garantat la produsele în ediție limitată înainte de a se epuiza. Am construit un program de abonament lunar: abonații plăteau pentru o cutie lunară curatoriată și primeau prioritate la șarjele limitate.

Cutia lunară de provizii — [Numele abonatului] — [Luna Anul]:

InvoiceFlow generează și trimite automat factura de abonament pe data de 1. Până când eu ambalez cutiile, facturile au ieșit deja și majoritatea abonaților au plătit prin linkul de plată de pe factură. Nu alerg după plăți pentru comenzile de abonament.

Comenzi de cadouri specializate

Documentele din Invoice Flow app ale unei afaceri de alimente specializate — o comandă de furnizor de alimentară, o factură de export în EUR, o comandă corporativă de coșuri cadou plătită și o comandă de cafenea plătită
Alimentară, export în euro, coșuri corporative, aprovizionare de cafenea — tot registrul comercial pe un singur ecran.

Cadourile alimentare pentru sărbători, programele corporative de wellness și cadourile pentru angajații companiilor locale au devenit un canal constant de venituri în trimestrul patru.

Comandă cadou alimentar specializat — [Numele companiei sau clientului] — [Data]:

Comenzile de cadouri corporative au termene lungi de execuție — am nevoie de avans înainte de a cumpăra ingredientele specializate pentru loturile mari de producție. Regula avansului de 50% a apărut după un trimestru patru în care am produs 80 de seturi de cadou pentru o companie care a avut o reorganizare și a anulat comanda. Am suportat costul ingredientelor. Asta nu s-a mai întâmplat niciodată.

Nota privind durata de valabilitate

Facturile pentru produse alimentare specializate au nevoie de un lucru pe care majoritatea celorlalte facturi nu îl au: documentația privind durata de valabilitate.

Adaug o notă standard la fiecare factură en-gros:

„Toate produsele includ date de expirare pe ambalaj. Northfield Provisions garantează că produsul este livrat cu cel puțin [N] săptămâni/luni rămase din durata de valabilitate. Evidențele de producție pe șarje sunt disponibile la cerere.”

Acest lucru contează pentru cumpărătorii cu amănuntul. Un magazin care primește produse cu 2 săptămâni rămase dintr-o durată de valabilitate de 6 luni le va returna și va contesta factura. Garanția duratei de valabilitate de pe factură este documentația dvs. dacă apare vreodată o dispută.

Patru ani mai târziu

Am renunțat la jobul cu normă întreagă din software în 2022.

Defalcarea actuală a veniturilor lunare:

Masa de sâmbătă e încă acolo. Merg în continuare la piață în majoritatea săptămânilor din sezon. Dar acum este o fracțiune din afacere și este locul unde cumpărătorii încă mă găsesc.

Descărcați InvoiceFlow. Construiți șabloane en-gros pentru fiecare nivel de cont, cu prețuri corecte și comenzi minime. Adăugați note privind durata de valabilitate la fiecare factură en-gros. Setați facturarea automată a abonamentelor. Adăugați structura de avans la comenzile de cadou. Cumpărătorul de la cooperativă care vă ridică produsul din piață este începutul unui cont en-gros — dacă aveți factura care să îl susțină.

Ingrid Sorensen este proprietara Northfield Provisions din Madison, Wisconsin, producând alimente fermentate în șarje mici, conserve și condimente specializate vândute en-gros către cooperative regionale, băcănii independente, restaurante și prin vânzări directe în piață și programe de abonament.