Invoice Flow app icon Invoice Flow management להורדת האפליקציה
HE

דוכן שוק האיכרים שהפך לחשבון סיטונאי אזורי

מאת אינגריד סורנסן, יצרנית מזון ייחודי — מדיסון, ויסקונסין

התחלתי למכור בשוק האיכרים של מחוז דיין ב-2019 — שימורים במנות קטנות, חמוצים ומאכלים מותססים תחת השם Northfield Provisions. הדוכן שלי בשבתות עשה 1,100 עד 1,400 דולר בהתאם לעונה. היו לי לקוחות קבועים. הייתה לי רשימת המתנה לרוטב החריף המותסס שלי. היה לי כרטיס ביקור עם ציור צנצנת בכתב יד.

במרץ 2020, קונה ממסחר מזון ייחודי מרשת קואופרטיב אזורית עצרה ליד הדוכן שלי. היא קנתה שתי צנצנות של הכרוב הכבוש שלי וצנצנת של דבש ההבנרו שלי. היא נתנה לי את הכרטיס שלה ואמרה שהם תמיד מחפשים יצרנים מקומיים. החנויות שלהם החזיקו למעלה מ-600 פריטי מזון ייחודי. ההזמנה הסיטונאית הטיפוסית שלהם הייתה 24 יחידות למק”ט לכל סניף, ב-8 חנויות.

עשיתי את החשבון בדרך הביתה. 24 יחידות × 8 חנויות × 6 מק”טים בתעריף הסיטונאי שלי היו בערך 6,048 דולר להזמנה. הם הזמינו מחדש מדי רבעון.

לא היה לי מבנה תמחור סיטונאי, לא תבנית חשבונית עם שדה הזמנת רכש, לא דרך לעקוב אחר אילו חנויות ביצעו אילו הזמנות, וגם לא מושג איך נראה הסכם סיטונאי של קואופרטיב. היה לי גיליון אלקטרוני ותפילה.

התקשרתי אליה למחרת ואמרתי שאני עובדת על ריכוז חומרי הסיטונאות שלי. ביליתי את השבועיים הבאים בבניית מבנה החשבונית לפני שהשבתי.

החשבונית שפתחה את החשבון

מחלקת החשבונות לתשלום של הקואופרטיב עבדה בשוטף+30 עם מספרי הזמנת רכש. הם היו צריכים חשבונית רשמית, לא קבלה במייל. הקונים שלהם היו צריכים לראות קודי מוצר, מחירי יחידה, כמויות ארגזים ותנאי משלוח.

הנה מה שבניתי ב-InvoiceFlow:

הזמנה סיטונאית — Northfield Provisions — [שם הקואופרטיב] — [תאריך]:

פרטי חשבון:

פריטים:

תנאי תשלום: שוטף+30 הזמנת מינימום: 12 יחידות למק”ט לכל מיקום מחזור הזמנה חוזרת: רבעוני

הם אישרו את ההזמנה הראשונה תוך שבוע. הזמנת הרכש הגיעה ביום שלישי; היו לי 1,392₪ בחשבונית ומשלוח מתוזמן עד יום חמישי.

בניית מבנה הסיטונאות המלא

עורך החשבוניות של Invoice Flow app של יצרן מזון בוטיק — דבש חריף, דבש פרחי בר וממרחים בתמחור יחידה סיטונאי עם הנחת ארגז וקודי אצווה
צנצנות, ארגזים, קודי אצווה — חשבונית ספק שקונה מכולת יכול לעקוב אחריה ולתייק.

חשבון הקואופרטיב אילץ אותי לבנות את מה שהיה צריך להיות לי מההתחלה: מבנה תמחור סיטונאי אמיתי ותבנית נפרדת לכל סוג חשבון.

שכבות התמחור שלי:

בניתי תבנית InvoiceFlow נפרדת לכל שכבה עם התמחור הנכון טעון מראש. כאשר מכולת ייחודית חדשה התקשרה, פתחתי את תבנית הסיטונאות הקמעונאית, מילאתי את פרטי החשבון שלהם, והתמחור כבר היה נכון.

חשבוניות שוק האיכרים

מכירות ישירות בשוק היו פשוטות, אבל התחלתי להנפיק קבלות אחרי שקונה סיטונאי בדוכן ביקש תיעוד לרכישה שלו.

מכירה בשוק האיכרים — Northfield Provisions — [תאריך]:

קוד האצווה ותאריך הייצור התבררו כחשובים: אחד מהקונים בקואופרטיב השתמש בהם למעקב אחר חיי מדף ולהפחתת קלקול במערכת המלאי שלהם. זה גרם לי להיראות מקצועית. זה גם הציל אותי כשחנות טענה פעם שקיבלה מוצר קרוב לפקיעה — יכולתי לשלוף את החשבונית ולהראות את תאריכי הייצור והמשלוח.

חשבונות מסעדות ושירותי מזון

חשבוניות חוזרות באפליקציית Invoice Flow של יצרן מזון — הזמנה קבועה שבועית לבית קפה ומילוי מלאי חודשי למכולת
ההזמנה השבועית של בית הקפה ומילוי המלאי של המכולת מחייבים את עצמם במחזור.

שתי מסעדות “מהחווה לשולחן” במדיסון התחילו להזמין אחרי ששף מצא אותי בשוק. חשבונות מסעדה שונים מסיטונאות קמעונאית — הם משתמשים במוצרים שלי במנות, לא מוכרים אותם מחדש. נפחים קטנים יותר, שוליים צרים יותר אצלם, והם רוצים גמישות.

הזמנת שירותי מזון — [שם המסעדה] — [תאריך]:

פריטים:

חשבונות מסעדה משלמים מהר יותר מחשבונות קמעונאיים כי הם מזמינים קרוב יותר לצורך האמיתי שלהם. קואופרטיב מכולת מתכנן רבעונים מראש; מסעדה מתקשרת כשהמלאי אוזל. אני שומרת על תנאי שוטף+15 למסעדות כי הדחיפות של מחזור ההזמנה שלהן אומרת שהן אכן משלמות מיד.

מנויים ותוכניות בסגנון CSA

אחרי שלוש שנים בשוק, היו לי לקוחות קבועים שרצו גישה מובטחת למוצרים במנות מוגבלות לפני שהם אזלו. בניתי תוכנית מנוי חודשית: מנויים שילמו על קופסה חודשית אצורה וקיבלו זכות בחירה ראשונה של מנות מוגבלות.

קופסת Provisions חודשית — [שם המנוי] — [חודש שנה]:

InvoiceFlow יוצרת ושולחת אוטומטית את חשבונית המנוי ב-1 לחודש. עד שאני אורזת קופסאות, החשבוניות כבר יצאו ורוב המנויים כבר שילמו באמצעות קישור התשלום שבחשבונית. אני לא רודפת אחר תשלום בהזמנות מנוי.

הזמנות מתנה ייחודיות

מסמכי Invoice Flow של עסק מזון ייחודי — הזמנת ספק לסופרמרקט, חשבונית ייצוא ב-EUR, הזמנת סלסלת מתנה ארגונית ששולמה והזמנת בית קפה ששולמה
סופרמרקט, ייצוא ביורו, סלסלות ארגוניות, אספקה לבית קפה — כל ספר המסחר במסך אחד.

מתנות מזון לחגים, תוכניות רווחה תאגידיות ומתנות לעובדים של חברות מקומיות הפכו לערוץ הכנסה יציב ברבעון הרביעי.

הזמנת מתנת מזון ייחודי — [שם חברה או לקוח] — [תאריך]:

להזמנות מתנה תאגידיות יש זמני אספקה ארוכים — אני צריכה את המקדמה לפני שאני קונה את המרכיבים הייחודיים לסבבי ייצור גדולים. כלל המקדמה של 50% נולד מרבעון רביעי אחד שבו ייצרתי 80 מארזי מתנה לחברה שעברה ארגון מחדש וביטלה את ההזמנה. ספגתי את עלות המרכיבים. זה לא קרה שוב לעולם.

הערת חיי המדף

חשבוניות מזון ייחודי זקוקות לדבר אחד שרוב החשבוניות האחרות לא זקוקות לו: תיעוד חיי מדף.

אני מוסיפה הערה סטנדרטית לכל חשבונית סיטונאית:

“כל המוצרים כוללים תאריכי ‘מומלץ עד’ על האריזה. Northfield Provisions מתחייבת שהמוצר מסופק עם לפחות [N] שבועות/חודשים של חיי מדף שנותרו. רשומות ייצור אצווה זמינות לפי בקשה.”

זה חשוב לקונים קמעונאיים. חנות שמקבלת מוצר עם שבועיים שנותרו על חיי מדף של 6 חודשים תחזיר אותו ותערער על החשבונית. התחייבות חיי המדף שבחשבונית היא התיעוד שלכם אם אי פעם יש מחלוקת.

ארבע שנים לאחר מכן

עזבתי את עבודת התוכנה במשרה מלאה ב-2022.

פירוט ההכנסה החודשית הנוכחי:

דוכן השבת עדיין שם. אני עדיין עושה את השוק ברוב השבועות בעונה. אבל זה חלק קטן מהעסק עכשיו, וזה המקום שבו קונים עדיין מוצאים אותי.

הורידו את InvoiceFlow. בנו תבניות סיטונאות לכל שכבת חשבון עם תמחור נכון והזמנות מינימום. הוסיפו הערות חיי מדף לכל חשבונית סיטונאית. הגדירו חיוב אוטומטי למנויים. הוסיפו מבנה מקדמה להזמנות מתנה. הקונה מהקואופרטיב שאוסף את המוצר שלכם בשוק הוא ההתחלה של חשבון סיטונאי — אם יש לכם את החשבונית שתגבה זאת.

אינגריד סורנסן היא הבעלים של Northfield Provisions במדיסון, ויסקונסין, המייצרת מאכלים מותססים, שימורים ורטבים ייחודיים במנות קטנות הנמכרים בסיטונאות לקואופרטיבים אזוריים, מכולות עצמאיות, מסעדות ובאמצעות מכירות שוק ישירות ותוכניות מנוי.