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지역 도매 거래처가 된 파머스 마켓 매대

작성자: Ingrid Sorensen, 스페셜티 식품 생산자 — 미국 위스콘신주 매디슨

저는 2019년에 Dane County Farmers Market에서 판매를 시작했습니다 — Northfield Provisions라는 이름으로 소량 생산 저장식품, 피클, 발효식품을 팔았습니다. 제 토요일 매대는 계절에 따라 $1,100에서 $1,400 정도의 매출을 올렸습니다. 단골이 있었습니다. 제 발효 핫소스에는 대기자 명단이 있었습니다. 손으로 그린 병 그림이 있는 명함도 있었습니다.

2020년 3월, 지역 협동조합 체인의 스페셜티 식료품 구매 담당자가 제 매대에 들렀습니다. 그녀는 제 사워크라우트 두 병과 하바네로 꿀 한 병을 샀습니다. 그녀는 자신의 명함을 건네며 그들이 항상 지역 생산자를 찾고 있다고 말했습니다. 그들의 매장은 600가지가 넘는 스페셜티 식품을 취급했습니다. 그들의 일반적인 도매 주문은 8개 매장에 걸쳐 SKU당 매장당 24개였습니다.

집으로 운전해 돌아오며 계산해 보았습니다. 제 도매 단가로 24개 × 8개 매장 × 6개 SKU는 대략 주문당 $6,048였습니다. 그들은 분기별로 재주문했습니다.

저에게는 도매 가격 체계도, PO 필드가 있는 인보이스 템플릿도, 어느 매장이 어떤 주문을 넣었는지 추적할 방법도, 협동조합 도매 계약이 어떻게 생겼는지에 대한 개념도 없었습니다. 스프레드시트 하나와 기도뿐이었습니다.

다음 날 그녀에게 전화해서 도매 자료를 준비하는 중이라고 말했습니다. 답변하기 전까지 그 다음 2주 동안 인보이스 구조를 구축했습니다.

거래처를 여는 열쇠가 된 인보이스

협동조합의 외상매입금 업무는 PO 번호가 있는 net-30으로 운영되었습니다. 그들은 이메일 영수증이 아니라 정식 인보이스를 필요로 했습니다. 그들의 구매자들은 제품 코드, 단가, 케이스 수량, 배송 조건을 볼 수 있어야 했습니다.

제가 InvoiceFlow에서 구축한 내용은 다음과 같습니다:

도매 주문 — Northfield Provisions — [협동조합명] — [날짜]:

거래처 정보:

품목:

결제 조건: Net-30 최소 주문: SKU당 매장당 12개 재주문 주기: 분기별

그들은 일주일 안에 첫 주문을 승인했습니다. PO는 화요일에 들어왔고, 목요일까지 저는 $1,392의 인보이스를 발행하고 배송을 예약했습니다.

완전한 도매 구조 구축하기

수제 식품 생산자의 Invoice Flow app 청구서 편집기 — 케이스 할인과 배치 코드가 있는 도매 단가의 핫 허니, 야생화 꿀, 보존식품
병, 케이스, 배치 코드 — 식료품 구매자가 추적하고 정리할 수 있는 공급업체 청구서.

협동조합 거래처는 제가 처음부터 갖추었어야 했던 것을 구축하게 만들었습니다: 실제 도매 가격 체계와 각 거래처 유형별 개별 템플릿.

제 가격 등급:

각 등급에 대해 올바른 가격이 미리 입력된 별도의 InvoiceFlow 템플릿을 구축했습니다. 신규 스페셜티 식료품점이 연락해 오면, 소매 도매 템플릿을 열고 그들의 거래처 정보를 입력하기만 하면 가격은 이미 정확하게 설정되어 있었습니다.

파머스 마켓 인보이스

시장에서의 직접 판매는 간단했지만, 매대의 한 도매 구매자가 구매 문서를 요청한 이후로 영수증을 발행하기 시작했습니다.

파머스 마켓 판매 — Northfield Provisions — [날짜]:

배치 코드와 생산일은 중요한 것으로 드러났습니다: 제 협동조합 구매자 중 한 명은 이를 사용해 유통기한을 추적하고 재고 시스템에서 부패를 줄였습니다. 덕분에 저는 전문적으로 보였습니다. 또한 한 매장이 유통기한이 임박한 제품을 받았다고 주장했을 때 저를 구해주기도 했습니다 — 인보이스를 꺼내 생산일과 배송일을 보여줄 수 있었습니다.

레스토랑 및 식음료 서비스 거래처

식품 생산자의 Invoice Flow app 반복 청구서 — 주간 카페 정기 주문과 월간 식료품점 재입고
카페의 주간 주문과 식료품점 재입고가 주기에 맞춰 스스로 청구됩니다.

한 셰프가 시장에서 저를 발견한 후 매디슨의 두 팜투테이블 레스토랑이 주문하기 시작했습니다. 레스토랑 거래처는 소매 도매와 다릅니다 — 그들은 제 제품을 재판매하는 것이 아니라 요리에 사용합니다. 더 적은 물량, 그들 입장에서의 빠듯한 마진, 그리고 유연성을 원합니다.

식음료 서비스 주문 — [레스토랑명] — [날짜]:

품목:

레스토랑 거래처는 실제 필요에 더 가깝게 주문하기 때문에 소매 거래처보다 빨리 결제합니다. 식료품 협동조합은 분기를 앞서 계획하지만, 레스토랑은 재고가 떨어질 때 연락합니다. 저는 레스토랑 조건을 net-15로 유지하는데, 그들의 주문 주기의 긴급성 덕분에 실제로 신속하게 결제하기 때문입니다.

구독 및 CSA 방식 프로그램

시장에서 3년을 보낸 후, 저에게는 한정 배치 제품이 매진되기 전에 보장된 접근권을 원하는 단골들이 생겼습니다. 저는 월간 구독 프로그램을 만들었습니다: 구독자는 엄선된 월간 박스에 대해 결제하고 한정 배치의 우선 선택권을 얻었습니다.

월간 Provisions 박스 — [구독자명] — [연월]:

InvoiceFlow는 매월 1일에 구독 인보이스를 자동으로 생성하고 발송합니다. 제가 박스를 포장할 무렵이면 인보이스는 이미 발송되었고 대부분의 구독자는 인보이스에 안내된 결제 방법으로 결제를 마친 상태입니다. 저는 구독 주문에 대해 결제를 독촉하지 않습니다.

스페셜티 선물 주문

특수 식품 사업의 Invoice Flow app 문서 — 식료품 공급업체 주문, EUR 수출 인보이스, 결제된 기업 선물 바구니 주문, 결제된 카페 주문
식료품, 유로 수출, 기업 바구니, 카페 공급 — 전체 거래 장부를 한 화면에.

명절 식품 선물, 기업 웰니스 프로그램, 지역 회사 직원 선물이 꾸준한 4분기 매출 채널이 되었습니다.

스페셜티 식품 선물 주문 — [회사 또는 고객명] — [날짜]:

기업 선물 주문은 리드 타임이 깁니다 — 대량 생산을 위한 스페셜티 재료를 구매하기 전에 계약금이 필요합니다. 50% 계약금 규칙은 어느 4분기에 한 회사를 위해 80개의 선물 세트를 생산했는데 그 회사가 조직 개편을 하면서 주문을 취소했던 일에서 비롯되었습니다. 저는 재료비를 고스란히 떠안았습니다. 그 일은 다시는 일어나지 않았습니다.

유통기한 참고사항

스페셜티 식품 인보이스에는 대부분의 다른 인보이스에는 없는 한 가지가 필요합니다: 유통기한 문서화.

저는 모든 도매 인보이스에 표준 참고사항을 추가합니다:

“모든 제품에는 포장에 유통기한이 표시되어 있습니다. Northfield Provisions는 제품이 최소 [N]주/개월의 잔여 유통기한을 두고 배송됨을 보증합니다. 배치 생산 기록은 요청 시 제공 가능합니다.”

이는 소매 구매자에게 중요합니다. 6개월 유통기한 제품을 2주 남은 상태로 받은 매장은 반품하고 인보이스에 이의를 제기할 것입니다. 인보이스의 유통기한 보증은 분쟁이 생길 경우 귀하의 문서 근거가 됩니다.

4년 후

저는 2022년에 전업 소프트웨어 직장을 떠났습니다.

현재 월 매출 구성:

토요일 매대는 여전히 있습니다. 저는 여전히 시즌 중 대부분의 주에 시장에 나갑니다. 하지만 이제는 사업의 일부일 뿐이며, 구매자들이 여전히 저를 찾는 곳입니다.

InvoiceFlow를 다운로드하세요. 올바른 가격과 최소 주문 조건으로 각 거래처 등급별 도매 템플릿을 구축하세요. 모든 도매 인보이스에 유통기한 참고사항을 추가하세요. 구독 자동 청구를 설정하세요. 선물 주문에 계약금 구조를 추가하세요. 시장에서 귀하의 제품을 집어 든 협동조합 구매자는 도매 거래처의 시작입니다 — 이를 뒷받침할 인보이스가 있다면 말입니다.

Ingrid Sorensen은 위스콘신주 매디슨에 있는 Northfield Provisions의 소유주로, 소량 생산 발효식품, 저장식품, 스페셜티 조미료를 지역 협동조합, 독립 식료품점, 레스토랑에 도매로, 그리고 직접 시장 판매와 구독 프로그램을 통해 판매하고 있습니다.