Invoice Flow app icon Invoice Flow management App downloaden
NL

De boerenmarktkraam die een regionaal groothandelsaccount werd

Door Ingrid Sorensen, producent van speciaalvoeding — Madison, WI

Ik begon in 2019 te verkopen op de Dane County Farmers Market — ingemaakte producten in kleine batches, augurken en gefermenteerde etenswaren onder de naam Northfield Provisions. Mijn zaterdagkraam draaide tussen de $1.100 en $1.400, afhankelijk van het seizoen. Ik had vaste klanten. Ik had een wachtlijst voor mijn gefermenteerde hete saus. Ik had een visitekaartje met een handgetekend potje erop.

In maart 2020 stopte een inkoper van speciaalvoeding van een regionale coöperatieketen bij mijn kraam. Ze kocht twee potten zuurkool en een pot habanerohoning. Ze gaf me haar kaartje en zei dat ze altijd op zoek waren naar lokale producenten. Hun winkels voerden meer dan 600 speciaalvoedingsproducten. Hun typische groothandelsbestelling was 24 stuks per SKU per locatie, verspreid over 8 winkels.

Ik rekende het uit tijdens de rit naar huis. 24 stuks × 8 winkels × 6 SKU’s tegen mijn groothandelstarief kwam ruwweg neer op $6.048 per bestelling. Ze bestelden elk kwartaal opnieuw.

Ik had geen groothandelsprijsstructuur, geen factuursjabloon met een inkoopordervelden, geen manier om bij te houden welke winkels welke bestellingen hadden geplaatst, en geen idee hoe een groothandelsovereenkomst met een coöperatie eruitzag. Ik had een spreadsheet en een schietgebedje.

Ik belde haar de volgende dag en zei dat ik bezig was om mijn groothandelsmateriaal op orde te krijgen. Ik besteedde de volgende twee weken aan het opbouwen van de factuurstructuur voordat ik reageerde.

De factuur die het account ontsloot

De crediteurenadministratie van de coöperatie werkte met netto-30 en inkoopordernummers. Ze hadden een formele factuur nodig, geen e-mailbonnetje. Hun inkopers moesten productcodes, stuksprijzen, doosaantallen en leveringsvoorwaarden kunnen zien.

Dit is wat ik in InvoiceFlow opbouwde:

Groothandelsbestelling — Northfield Provisions — [Naam coöperatie] — [Datum]:

Accountgegevens:

Artikelen:

Betalingsvoorwaarden: Netto-30 Minimale bestelling: 12 stuks per SKU per locatie Herhaalcyclus: Per kwartaal

Ze keurden de eerste bestelling binnen een week goed. De inkooporder kwam binnen op een dinsdag; op donderdag had ik $1.392 gefactureerd en de levering ingepland.

De volledige groothandelsstructuur opbouwen

Invoice Flow app factuureditor van een ambachtelijke voedselproducent — hot honey, wilde-bloemenhoning en conserven tegen groothandelsprijs per stuk met dooskorting en batchcodes
Potten, dozen, batchcodes — een leveranciersfactuur die een supermarktinkoper kan traceren en archiveren.

Het coöperatie-account dwong me om op te bouwen wat ik vanaf het begin had moeten hebben: een echte groothandelsprijsstructuur en een apart sjabloon voor elk accounttype.

Mijn prijsniveaus:

Ik bouwde een apart InvoiceFlow-sjabloon voor elk niveau met de juiste prijzen vooraf ingevuld. Wanneer een nieuwe speciaalzaak belde, opende ik het retail-groothandelssjabloon, vulde hun accountgegevens in, en de prijzen klopten al.

Boerenmarktfacturen

Directe verkoop op de markt was eenvoudig, maar ik begon bonnetjes uit te geven nadat een groothandelsinkoper bij de kraam om documentatie van zijn aankoop vroeg.

Boerenmarktverkoop — Northfield Provisions — [Datum]:

De batchcode en productiedatum bleken belangrijk te zijn: een van mijn coöperatie-inkopers gebruikte ze om de houdbaarheid bij te houden en bederf in hun voorraadsysteem te verminderen. Het gaf mij een professionele uitstraling. Het redde me ook toen een winkel ooit beweerde product te hebben ontvangen dat bijna over de datum was — ik kon de factuur erbij pakken en de productie- en leverdata laten zien.

Restaurant- en foodserviceaccounts

Invoice Flow app terugkerende facturen van een voedselproducent — een wekelijkse vaste bestelling voor een café en een maandelijkse restock voor een supermarkt
De wekelijkse bestelling van het café en de restock van de supermarkt factureren zichzelf volgens cyclus.

Twee farm-to-table-restaurants in Madison begonnen te bestellen nadat een chef-kok me op de markt had gevonden. Restaurantaccounts verschillen van retailgroothandel — zij gebruiken mijn producten in gerechten en verkopen ze niet door. Kleinere volumes, krappere marges aan hun kant, en ze willen flexibiliteit.

Foodservicebestelling — [Naam restaurant] — [Datum]:

Artikelen:

Restaurantaccounts betalen sneller dan retailaccounts omdat ze dichter bij hun werkelijke behoefte bestellen. Een supermarktcoöperatie plant kwartalen vooruit; een restaurant belt wanneer de voorraad opraakt. Ik houd restauranttermijnen op netto-15, omdat de urgentie van hun bestelcyclus betekent dat ze ook echt snel betalen.

Abonnements- en CSA-achtige programma’s

Na drie jaar op de markt had ik vaste klanten die gegarandeerde toegang wilden tot beperkte batches voordat die uitverkocht waren. Ik bouwde een maandelijks abonnementsprogramma: abonnees betaalden voor een samengestelde maandbox en kregen eerste keus uit beperkte batches.

Maandelijkse Provisions-box — [Naam abonnee] — [Maand jaar]:

InvoiceFlow maakt de abonnementsfactuur automatisch aan en verstuurt die op de 1e. Tegen de tijd dat ik de boxen inpak, zijn de facturen al de deur uit en hebben de meeste abonnees al betaald. Ik hoef betalingen voor abonnementsbestellingen niet achterna te zitten.

Speciale cadeaubestellingen

Documenten in de Invoice Flow app van een speciaalvoedingsbedrijf — een order van een supermarktleverancier, een exportfactuur in EUR, een betaalde bedrijfsorder voor cadeaumanden en een betaalde caféorder
Supermarkt, export in euro's, bedrijfsmanden, cafélevering — het hele handelsboek op één scherm.

Voedselcadeaus voor de feestdagen, bedrijfswellnessprogramma’s en werknemerscadeaus van lokale bedrijven werden een vaste omzetbron in Q4.

Speciaalvoeding cadeaubestelling — [Bedrijfs- of klantnaam] — [Datum]:

Zakelijke cadeaubestellingen hebben lange doorlooptijden — ik heb de aanbetaling nodig voordat ik de speciale ingrediënten voor grote productieruns inkoop. De 50%-aanbetalingsregel kwam voort uit een Q4 waarin ik 80 cadeausets produceerde voor een bedrijf dat na een reorganisatie de bestelling annuleerde. Ik draaide op voor de ingrediëntkosten. Dat is nooit meer gebeurd.

De houdbaarheidsnotitie

Facturen voor speciaalvoeding hebben één ding nodig dat de meeste andere facturen niet hebben: houdbaarheidsdocumentatie.

Ik voeg aan elke groothandelsfactuur een standaardnotitie toe:

“Alle producten zijn voorzien van een houdbaarheidsdatum op de verpakking. Northfield Provisions garandeert dat producten worden geleverd met een minimale resterende houdbaarheid van [N] weken/maanden. Batchproductiegegevens zijn op verzoek beschikbaar.”

Dit is belangrijk voor retailinkopers. Een winkel die product ontvangt met nog 2 weken op een houdbaarheid van 6 maanden zal het retourneren en de factuur betwisten. De houdbaarheidsgarantie op de factuur is je bewijs mocht er ooit een geschil ontstaan.

Vier jaar later

Ik nam in 2022 ontslag bij mijn fulltimebaan in de software.

Huidige verdeling van de maandelijkse omzet:

De zaterdagkraam staat er nog steeds. Ik doe de markt nog steeds de meeste weken in het seizoen. Maar het is nu een fractie van het bedrijf, en het is de plek waar inkopers me nog steeds vinden.

Download InvoiceFlow. Bouw groothandelssjablonen voor elk prijsniveau met de juiste prijzen en minimale bestellingen. Voeg houdbaarheidsnotities toe aan elke groothandelsfactuur. Stel automatische facturatie voor abonnementen in. Voeg een aanbetalingsstructuur toe aan cadeaubestellingen. De coöperatie-inkoper die je product op de markt oppikt, is het begin van een groothandelsaccount — mits je de factuur hebt om het te onderbouwen.

Ingrid Sorensen is eigenaar van Northfield Provisions in Madison, Wisconsin, en produceert gefermenteerde etenswaren, ingemaakte producten en speciale condimenten in kleine batches, die zij in groothandel verkoopt aan regionale coöperaties, zelfstandige supermarkten en restaurants, en via directe marktverkoop en abonnementsprogramma’s.