Invoice Flow app icon Invoice Flow management Pobierz aplikację
PL

Stoisko na targu rolniczym, które stało się regionalnym kontem hurtowym

Autorka: Ingrid Sorensen, producentka żywności specjalistycznej — Madison, WI

Zaczęłam sprzedawać na targu rolniczym Dane County Farmers Market w 2019 roku — przetwory, pikle i produkty fermentowane w małych partiach pod marką Northfield Provisions. Moje sobotnie stoisko przynosiło od 1100 do 1400 USD w zależności od sezonu. Miałam stałych klientów. Miałam listę oczekujących na mój fermentowany ostry sos. Miałam wizytówkę z odręcznie narysowanym słoikiem.

W marcu 2020 roku przy moim stoisku zatrzymała się kupująca ze specjalistycznego sklepu należącego do regionalnej sieci spółdzielni. Kupiła dwa słoiki mojej kiszonej kapusty i słoik mojego miodu z habanero. Wręczyła mi swoją wizytówkę i powiedziała, że zawsze szukają lokalnych producentów. Ich sklepy oferowały ponad 600 produktów żywności specjalistycznej. Typowe zamówienie hurtowe wynosiło 24 sztuki na SKU na lokalizację w 8 sklepach.

Policzyłam to w drodze do domu. 24 sztuki × 8 sklepów × 6 SKU po mojej stawce hurtowej to około 6048 USD na zamówienie. Zamawiali co kwartał.

Nie miałam struktury cen hurtowych, szablonu faktury z polem PO, sposobu na śledzenie, które sklepy złożyły które zamówienia, ani pojęcia, jak wygląda umowa hurtowa ze spółdzielnią. Miałam arkusz kalkulacyjny i modlitwę.

Zadzwoniłam do niej następnego dnia i powiedziałam, że kompletuję materiały hurtowe. Kolejne dwa tygodnie spędziłam na budowaniu struktury faktur, zanim odpowiedziałam.

Faktura, która odblokowała konto

Dział płatności spółdzielni działał na terminie 30 dni z numerami PO. Potrzebowali formalnej faktury, a nie paragonu e-mailem. Ich kupujący musieli widzieć kody produktów, ceny jednostkowe, liczby kartonów i warunki dostawy.

Oto co zbudowałam w InvoiceFlow:

Zamówienie hurtowe — Northfield Provisions — [Nazwa spółdzielni] — [Data]:

Dane konta:

Pozycje:

Warunki płatności: 30 dni Zamówienie minimalne: 12 szt. na SKU na lokalizację Cykl ponownych zamówień: kwartalny

Zatwierdzili pierwsze zamówienie w ciągu tygodnia. PO przyszło we wtorek; do czwartku miałam wystawioną fakturę na 1392 USD i zaplanowaną dostawę.

Budowanie pełnej struktury hurtowej

Edytor faktur rzemieślniczego producenta żywności w Invoice Flow app — ostry miód, miód wielokwiatowy i przetwory w cenie hurtowej za sztukę z rabatem za karton i kodami partii
Słoiki, kartony, kody partii — faktura dostawcy, którą kupiec sklepu spożywczego może prześledzić i zaksięgować.

Konto spółdzielni zmusiło mnie do zbudowania tego, co powinnam była mieć od początku: prawdziwej struktury cen hurtowych i osobnego szablonu dla każdego typu konta.

Moje progi cenowe:

Zbudowałam osobny szablon InvoiceFlow dla każdego progu z załadowanymi z góry właściwymi cenami. Gdy dzwonił nowy sklep specjalistyczny, otwierałam szablon hurtu detalicznego, uzupełniałam dane konta, a ceny były już poprawne.

Faktury z targu rolniczego

Bezpośrednia sprzedaż na targu była prosta, ale zaczęłam wystawiać paragony, gdy jeden z kupujących hurtowo przy stoisku poprosił o dokumentację swojego zakupu.

Sprzedaż targowa — Northfield Provisions — [Data]:

Kod partii i data produkcji okazały się mieć znaczenie: jeden z moich kupujących ze spółdzielni używał ich do śledzenia okresu przydatności i ograniczania strat w swoim systemie magazynowym. Dzięki temu wyglądałam profesjonalnie. Uratowało mnie to również, gdy pewien sklep twierdził kiedyś, że otrzymał produkt bliski daty ważności — mogłam wyciągnąć fakturę i pokazać daty produkcji i dostawy.

Konta restauracyjne i gastronomiczne

Faktury cykliczne w aplikacji Invoice Flow producenta żywności — cotygodniowe stałe zamówienie kawiarni i miesięczne uzupełnienie sklepu spożywczego
Cotygodniowe zamówienie kawiarni i uzupełnienie sklepu fakturują się same w cyklu.

Dwie restauracje farm-to-table w Madison zaczęły zamawiać po tym, jak szef kuchni znalazł mnie na targu. Konta restauracyjne różnią się od hurtu detalicznego — wykorzystują moje produkty w daniach, a nie odsprzedają je. Mniejsze wolumeny, ciaśniejsze marże po ich stronie i chcą elastyczności.

Zamówienie gastronomiczne — [Nazwa restauracji] — [Data]:

Pozycje:

Konta restauracyjne płacą szybciej niż konta detaliczne, bo zamawiają bliżej rzeczywistej potrzeby. Spółdzielnia planuje z kwartalnym wyprzedzeniem; restauracja dzwoni, gdy zapasy się kończą. Utrzymuję dla restauracji termin 15 dni, bo pilność ich cyklu zamówień oznacza, że faktycznie płacą szybko.

Programy abonamentowe i w stylu CSA

Po trzech latach na targu miałam stałych klientów, którzy chcieli gwarantowanego dostępu do produktów z limitowanych partii, zanim się wyprzedadzą. Zbudowałam miesięczny program abonamentowy: abonenci płacili za wyselekcjonowane miesięczne pudełko i mieli pierwszeństwo wyboru z partii limitowanych.

Miesięczne pudełko przetworów — [Nazwa abonenta] — [Miesiąc Rok]:

InvoiceFlow automatycznie generuje i wysyła fakturę abonamentową 1. dnia. Zanim zaczynam pakować pudełka, faktury już poszły, a większość abonentów zapłaciła metodą wskazaną na fakturze. Nie upominam się o płatność za zamówienia abonamentowe.

Zamówienia specjalne na prezenty

Dokumenty firmy żywności specjalistycznej w aplikacji Invoice Flow app — zamówienie dostawcy do sklepu spożywczego, faktura eksportowa w EUR, opłacone korporacyjne zamówienie koszy prezentowych i opłacone zamówienie kawiarni
Spożywczy, eksport w euro, kosze korporacyjne, zaopatrzenie kawiarni — cała księga handlowa na jednym ekranie.

Prezenty spożywcze na święta, firmowe programy wellness i prezenty dla pracowników lokalnych firm stały się stałym kanałem przychodów w IV kwartale.

Zamówienie prezentowe żywności specjalistycznej — [Nazwa firmy lub klienta] — [Data]:

Firmowe zamówienia prezentowe mają długie terminy realizacji — potrzebuję zaliczki, zanim kupię składniki specjalistyczne pod duże serie produkcyjne. Zasada zaliczki 50% wzięła się z jednego IV kwartału, gdy wyprodukowałam 80 zestawów prezentowych dla firmy, która przeszła reorganizację i anulowała zamówienie. Poniosłam koszt składników. To już nigdy się nie powtórzyło.

Nota o przydatności do spożycia

Faktury za żywność specjalistyczną potrzebują jednej rzeczy, której większość innych faktur nie ma: dokumentacji okresu przydatności do spożycia.

Dodaję standardową notę do każdej faktury hurtowej:

„Wszystkie produkty mają daty przydatności na opakowaniu. Northfield Provisions gwarantuje, że produkt jest dostarczany z minimum [N] tygodniami/miesiącami pozostałego okresu przydatności do spożycia. Dokumentacja produkcyjna partii dostępna na życzenie.”

Ma to znaczenie dla kupujących detalicznych. Sklep otrzymujący produkt z 2 tygodniami z 6-miesięcznego okresu przydatności zwróci go i zakwestionuje fakturę. Gwarancja okresu przydatności na fakturze to Twoja dokumentacja, gdyby kiedykolwiek doszło do sporu.

Cztery lata później

Rzuciłam pełnoetatową pracę w oprogramowaniu w 2022 roku.

Obecny podział miesięcznych przychodów:

Sobotnie stoisko wciąż tam jest. Nadal bywam na targu w większość weekendów w sezonie. Ale to teraz ułamek biznesu i miejsce, w którym kupujący wciąż mnie znajdują.

Pobierz InvoiceFlow. Zbuduj szablony hurtowe dla każdego progu konta z właściwymi cenami i zamówieniami minimalnymi. Dodaj noty o przydatności do spożycia do każdej faktury hurtowej. Ustaw automatyczne rozliczanie abonamentów. Dodaj strukturę zaliczek do zamówień prezentowych. Kupujący ze spółdzielni, który odbiera Twój produkt na targu, to początek konta hurtowego — o ile masz fakturę, by to potwierdzić.

Ingrid Sorensen jest właścicielką Northfield Provisions w Madison w stanie Wisconsin, produkującej fermentowaną żywność, przetwory i przyprawy specjalistyczne w małych partiach, sprzedawane hurtowo do regionalnych spółdzielni, niezależnych sklepikarzy, restauracji oraz poprzez sprzedaż bezpośrednią i programy abonamentowe.