Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hämta appen
SV

Bondmarknadsbordet som blev ett regionalt grossistkonto

Av Ingrid Sorensen, specialmatsproducent — Madison, WI

Jag började sälja på Dane County Farmers Market 2019 — inläggningar, pickles och fermenterad mat i små partier under namnet Northfield Provisions. Mitt lördagsbord drog in 1 100 till 1 400 dollar beroende på säsong. Jag hade stamkunder. Jag hade en väntelista för min fermenterade chilisås. Jag hade ett visitkort med en handritad burk på.

I mars 2020 stannade en specialbutiksköpare från en regional samköpskedja vid mitt bord. Hon köpte två burkar av min surkål och en burk av min habanerohonung. Hon räckte mig sitt kort och sa att de alltid letade efter lokala producenter. Deras butiker förde över 600 specialmatsartiklar. Deras typiska grossistbeställning var 24 enheter per SKU per plats över 8 butiker.

Jag räknade på det på vägen hem. 24 enheter × 8 butiker × 6 SKU:er till min grossistavgift var ungefär 6 048 dollar per beställning. De ombeställde kvartalsvis.

Jag hade ingen grossistprisstruktur, ingen fakturamall med ett fält för inköpsordernummer, inget sätt att spåra vilka butiker som hade lagt vilka beställningar och ingen aning om hur ett samköpsgrossistavtal såg ut. Jag hade ett kalkylark och en bön.

Jag ringde henne dagen efter och sa att jag höll på att få ihop mitt grossistmaterial. Jag ägnade de kommande två veckorna åt att bygga fakturastrukturen innan jag svarade.

Fakturan som låste upp kontot

Samköpets leverantörsreskontra körde på 30 dagar netto med inköpsordernummer. De behövde en formell faktura, inte ett e-postkvitto. Deras köpare behövde se produktkoder, enhetspriser, kartongantal och leveransvillkor.

Här är vad jag byggde i InvoiceFlow:

Grossistbeställning — Northfield Provisions — [Samköpsnamn] — [Datum]:

Kontouppgifter:

Artiklar:

Betalningsvillkor: 30 dagar netto Minsta beställning: 12 enheter per SKU per plats Ombeställningscykel: Kvartalsvis

De godkände den första beställningen inom en vecka. Inköpsordern kom in på en tisdag; jag hade fakturerat 1 392 $ och bokat leverans senast torsdag.

Att bygga den fullständiga grossiststrukturen

Invoice Flow app fakturaredigerare för en hantverksmässig livsmedelsproducent — hot honey, vildblomshonung och inläggningar till grossistpris per enhet med kartongrabatt och batchkoder
Burkar, kartonger, batchkoder — en leverantörsfaktura som en livsmedelsinköpare kan spåra och arkivera.

Samköpskontot tvingade mig att bygga det jag borde ha haft från början: en riktig grossistprisstruktur och en separat mall för varje kontotyp.

Mina prisnivåer:

Jag byggde en separat InvoiceFlow-mall för varje nivå med rätt prissättning förinläst. När en ny specialbutik ringde öppnade jag detaljhandelsgrossistmallen, fyllde i deras kontouppgifter och prissättningen var redan rätt.

Bondmarknadsfakturor

Direktförsäljning på marknaden var enkel, men jag började utfärda kvitton efter att en grossistköpare vid bordet bad om dokumentation av sitt köp.

Bondmarknadsförsäljning — Northfield Provisions — [Datum]:

Batchkoden och produktionsdatumet visade sig spela roll: en av mina samköpsköpare använde dem för att spåra hållbarhet och minska svinn i sitt lagersystem. Det fick mig att se professionell ut. Det räddade mig också när en butik en gång hävdade att de fått produkt nära utgångsdatum — jag kunde ta fram fakturan och visa produktions- och leveransdatumen.

Restaurang- och livsmedelsservicekonton

Invoice Flow app återkommande fakturor för en livsmedelsproducent — en veckovis stående order från ett kafé och en månatlig påfyllning till en livsmedelsbutik
Kaféets veckoorder och livsmedelspåfyllningen fakturerar sig själva i cykel.

Två gård-till-bord-restauranger i Madison började beställa efter att en kock hittade mig på marknaden. Restaurangkonton skiljer sig från detaljhandelsgrossist — de använder mina produkter i rätter, inte för att sälja dem vidare. Mindre volymer, snävare marginaler i deras ände, och de vill ha flexibilitet.

Livsmedelsserviceorder — [Restaurangnamn] — [Datum]:

Artiklar:

Restaurangkonton betalar snabbare än detaljhandelskonton eftersom de beställer närmare sitt faktiska behov. Ett livsmedelssamköp planerar kvartal framåt; en restaurang ringer när de börjar få slut. Jag håller restaurangvillkoren på 15 dagar netto eftersom brådskan i deras beställningscykel gör att de faktiskt betalar snabbt.

Prenumerations- och CSA-liknande program

Efter tre år på marknaden hade jag stamkunder som ville ha garanterad tillgång till produkter i begränsade partier innan de tog slut. Jag byggde ett månatligt prenumerationsprogram: prenumeranter betalade för en kurerad månadslåda och fick förtur till begränsade partier.

Månatlig provisionslåda — [Prenumerantnamn] — [Månad År]:

InvoiceFlow genererar och skickar prenumerationsfakturan automatiskt den 1:a. När jag packar lådorna har fakturorna redan gått ut och de flesta prenumeranter har betalat via betalningsmetoden på fakturan. Jag jagar inte betalning för prenumerationsbeställningar.

Specialpresentbeställningar

Dokument i Invoice Flow app för en specialmatverksamhet — en order till livsmedelsleverantör, en exportfaktura i EUR, en betald order på företagspresentkorgar och en betald caféorder
Livsmedel, export i euro, företagskorgar, cafédistribution — hela handelsboken på en skärm.

Matpresenter till högtiderna, företagshälsoprogram och personalgåvor från lokala företag blev en stadig intäktskanal under fjärde kvartalet.

Specialmatspresentbeställning — [Företags- eller kundnamn] — [Datum]:

Företagspresentbeställningar har långa ledtider — jag behöver handpenningen innan jag köper specialingredienserna för stora produktionsomgångar. Regeln om 50 % handpenning kom från ett fjärde kvartal då jag producerade 80 presentset åt ett företag som gjorde en omorganisation och avbeställde ordern. Jag fick stå för ingredienskostnaden. Det hände aldrig igen.

Hållbarhetsnoteringen

Specialmatsfakturor behöver en sak som de flesta andra fakturor inte gör: hållbarhetsdokumentation.

Jag lägger till en standardnotering på varje grossistfaktura:

“Alla produkter har bäst-före-datum på förpackningen. Northfield Provisions garanterar att produkten levereras med minst [N] veckors/månaders återstående hållbarhet. Batchproduktionsuppgifter tillgängliga på begäran.”

Detta spelar roll för detaljhandelsköpare. En butik som får produkt med 2 veckor kvar på en 6-månaders hållbarhet kommer att returnera den och bestrida fakturan. Hållbarhetsgarantin på fakturan är din dokumentation om det någonsin blir en tvist.

Fyra år senare

Jag lämnade heltidsjobbet inom mjukvara 2022.

Nuvarande fördelning av månadsintäkter:

Lördagsbordet finns fortfarande där. Jag är fortfarande på marknaden de flesta veckor under säsongen. Men det är en bråkdel av verksamheten nu, och det är där köpare fortfarande hittar mig.

Ladda ner InvoiceFlow. Bygg grossistmallar för varje kontonivå med rätt prissättning och minsta beställningar. Lägg till hållbarhetsnoteringar på varje grossistfaktura. Ställ in automatisk prenumerationsfakturering. Lägg till handpenningsstruktur för presentbeställningar. Samköpsköparen som plockar upp din produkt på marknaden är början på ett grossistkonto — om du har fakturan för att backa upp det.

Ingrid Sorensen är ägare till Northfield Provisions i Madison, Wisconsin, som producerar fermenterad mat, inläggningar och specialkryddor i små partier, sålda som grossist till regionala samköp, oberoende butiker, restauranger och genom direkt marknadsförsäljning och prenumerationsprogram.