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Warum ich das Kassenabrechnungssystem verlassen habe und was ich stattdessen aufgebaut habe

Von Rachel Thornton, DPT — Portland, OR

Ich habe vier Jahre als angestellte Physiotherapeutin in einer großen orthopädischen Praxis gearbeitet. Die klinische Arbeit lag mir. Die Abrechnung zu ertragen fiel mir schwer.

Die Praxis reichte Abrechnungen bei 14 Krankenversicherungen ein. Jede hatte ihre eigene Gebührenordnung, ihre eigene Ablehnungslogik, ihre eigenen Anforderungen an vorherige Genehmigungen. Wir hatten eine Vollzeit-Abrechnungskraft und eine Teilzeit-Kraft für Widersprüche. Durchschnittliche Erstattung pro Termin: 72 € nach Abschreibungen. Durchschnittliche Dauer bis zum Zahlungseingang: 47 Tage.

2021 eröffnete ich meine eigene Selbstzahler-Praxis. Keine Kassenverträge. Keine vorherigen Genehmigungen. Kein 47-Tage-Zahlungszyklus. Jeder Patient zahlte entweder zum Zeitpunkt der Leistung oder hatte ein Prepaid-Paket.

In jenem ersten Jahr behandelte ich 14 Patienten pro Woche und nahm 134.400 € ein. Die Praxis, die ich verlassen hatte, behandelte 28 Patienten pro Woche und erzielte nach Abrechnungsaufwand, Abschreibungen und Personalkosten in etwa denselben Nettobetrag.

Die Abrechnungsstruktur machte den Unterschied.

Die Selbstzahler-Physiotherapie-Rechnung

Selbstzahler-Praxen berechnen transparente, veröffentlichte Preise. Patienten zahlen zum Zeitpunkt der Leistung — keine Abrechnungen bei Versicherungen, kein Warten, keine Überraschungen.

Physiotherapie-Sitzung — [Patientenname] — [Datum]:

Ich kassiere an der Kasse über die auf der Rechnung angezeigte Methode. Keine nachträgliche Rechnungsstellung.

Kostenbelege zur Kostenerstattung

Dokumente einer Physiotherapiepraxis in der Invoice Flow app – ein Sportreha-Programm mit bezahlter erster Rate, ein versendetes betriebliches Ergonomieprojekt und bezahlte Hausbesuchssitzungen
Reha-Programme, Hausbesuche, betriebliche Ergonomie – jeder Einnahmestrom auf einem Bildschirm.

Selbstzahler bedeutet nicht, dass Patienten keine Kostenerstattung von ihrer Versicherung erhalten können. Die meisten meiner Patienten mit einer Zusatz- oder privaten Versicherung reichen die Belege bei ihrer Versicherung ein und erhalten einen Teil der Kosten erstattet. Ich stelle bei jeder Sitzung einen Kostenbeleg aus.

Kostenbeleg — [Patientenname] — [Leistungsdatum]:

Ich erstelle den Kostenbeleg in InvoiceFlow an der Kasse und versende ihn direkt per E-Mail. Die Patienten nutzen ihn, um ihn bei ihrer Versicherung einzureichen. Viele sagen mir, dass ihre Eigenkosten nach der Erstattung mit dem vergleichbar sind, was sie mit einer Zuzahlung in einer Vertragspraxis zahlen würden.

Prepaid-Sitzungspakete

Pakete sind das ertragsstärkste Modell in der Selbstzahler-Physiotherapie. Die Patienten zahlen im Voraus für eine festgelegte Anzahl an Sitzungen, ich gewähre einen kleinen Rabatt, und alle profitieren: Der Patient spart Geld und verpflichtet sich zum Behandlungsprotokoll; ich kassiere, bevor ich die Leistung erbringe.

Physiotherapie-Sitzungspaket — [Patientenname] — [Datum]:

Paketsitzungen verfallen 6 Monate lang nicht. Ungenutzte Sitzungen werden bei Ablauf in Guthaben umgewandelt.

Struktur der Paketstufen

Jedes Paket spart dem Patienten [Betrag] € gegenüber der Einzelabrechnung. Die Ersparnis schafft den Anreiz zur Anmeldung; die Verpflichtung führt zu besseren klinischen Ergebnissen, weil die Patienten das Protokoll abschließen.

Verträge im betrieblichen Gesundheitsmanagement

Der zweite große Einnahmekanal, den ich aufgebaut habe, waren direkte Verträge mit Arbeitgebern. Mehrere Unternehmen im Raum Portland mit vielen Büroangestellten wollten Physiotherapie vor Ort oder in der Nähe als Mitarbeiterleistung — Verletzungsprävention, ergonomische Beurteilungen und Frühintervention bei Muskel-Skelett-Beschwerden.

Leistungen betriebliches Gesundheitsmanagement — [Firmenname] — [Monat Jahr]:

Abrechnungszeitraum: [Monat Jahr]

Zahlbar an: Rachel Thornton, DPT | USt-IdNr.: [XXXXXXXXX] Bestellnummer: [BN-####] Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto

Die Arbeitgeberverträge zahlen mit Zahlungsziel 30 Tage — ohne Ablehnungen, Prüfungen oder Abschreibungen der Versicherungen. Drei Firmenkunden zahlen zusammen etwa 7.200 €/Monat — abgerechnet zum 1. jedes Monats, bezahlt bis zum 30.

Gesundheits- und Leistungsprogramme

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Physiotherapeuten – eine Hausbesuchssitzung plus Hausbesuchszuschlag mit NPI, Lizenz und HSA-Berechtigung in benutzerdefinierten Feldern
Sitzung plus Fahrtkosten, NPI und HSA-Berechtigung dokumentiert – versendet, bevor die Einfahrt verlassen ist.

Über die klassische Physiotherapie hinaus biete ich Programme zu Verletzungsprävention und Leistungsfähigkeit für Freizeitsportler und gesundheitsbewusste Erwachsene an.

Gesundheitsprogramm — [Programmname] — [Kundenname] — [Datum]:

Telemedizin-Rechnungen für andere Regionen

Ich behandle Telemedizin-Patienten in Regionen, in denen ich zugelassen bin. Die Rechnung dokumentiert den telemedizinischen Charakter der Leistung.

Telemedizin-Physiotherapie-Sitzung — [Patientenname] — [Datum]:

Telemedizinische Physiotherapie wird als Fernbehandlung gekennzeichnet. Ich vermerke die Region des Patienten und meine zutreffende Zulassung auf dem Kostenbeleg für seine Unterlagen.

Vier Jahre außerhalb des Kassensystems

Aktuelle monatliche Einnahmen:

Das entspricht 14–18 Patienten pro Woche. Nicht 28.

Das Selbstzahler-Modell ist nicht für jede Praxis oder jede Patientengruppe geeignet. Aber wenn Sie die klinische Arbeit leisten und das Kassensystem 30–40 % Ihrer Einnahmen durch Abschreibungen und Abrechnungsaufwand auffrisst, lohnt es sich, das durchzurechnen.

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Erstellen Sie Ihre Sitzungsvorlage mit Leistungsziffern und Kostenbeleg-Format. Richten Sie Paketvorlagen mit Vorauszahlung ein. Fügen Sie Steuernummer und Bestellnummernfeld zu Ihrer Vorlage für das betriebliche Gesundheitsmanagement hinzu. Jeder Patient verlässt Ihre Praxis mit einer professionellen Rechnung, die er bei seiner Versicherung einreichen kann.

Rachel Thornton ist Doctor of Physical Therapy in Portland, Oregon, und führt eine Selbstzahler-Physiotherapiepraxis, die Einzelpatienten, Firmenkunden im betrieblichen Gesundheitsmanagement und leistungsorientierte Programme betreut.