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Porque Saí do Sistema de Faturação por Seguros e o Que Construí em Alternativa

Por Rachel Thornton, DPT — Portland, OR

Passei quatro anos como fisioterapeuta numa grande clínica ortopédica. Era boa no trabalho clínico. Era péssima a tolerar a faturação.

A clínica submetia reclamações a 14 companhias de seguros. Cada uma tinha a sua própria tabela de honorários, a sua própria lógica de recusas, os seus próprios requisitos de autorização prévia. Tínhamos uma pessoa a tempo inteiro só para faturação e outra a tempo parcial para coordenar recursos. Reembolso médio por consulta: 72 dólares, depois das anulações. Tempo médio de cobrança: 47 dias.

Em 2021, abri a minha própria clínica em regime particular. Sem contratos com seguros. Sem autorizações prévias. Sem ciclo de cobrança de 47 dias. Cada paciente ou pagava no momento do serviço ou tinha um pacote pré-pago.

Nesse primeiro ano atendi 14 pacientes por semana e recebi 134.400 dólares. A clínica de onde saíra atendia 28 pacientes por semana e apurava aproximadamente o mesmo, depois dos custos de faturação, das anulações e dos custos de pessoal.

A estrutura de faturação era a diferença.

A Fatura de Fisioterapia Particular

As clínicas em regime particular cobram valores transparentes e publicados. Os pacientes pagam no momento do serviço — sem reclamações, sem esperas, sem surpresas.

Sessão de Fisioterapia — [Nome do Paciente] — [Data]:

Cobro no momento através do método indicado na fatura. Sem faturação posterior.

Superbills para Reembolso Fora da Rede

Documentos do Invoice Flow app de um consultório de fisioterapia — um programa de reabilitação esportiva com primeira parcela paga, um projeto corporativo de ergonomia enviado e sessões de atendimento domiciliar pagas
Programas de reabilitação, atendimentos domiciliares, ergonomia corporativa — cada fonte de receita em uma tela.

Regime particular não significa que os pacientes não possam procurar reembolso fora da rede do seu seguro. A maioria dos meus pacientes com seguro comercial submete aos seus planos e obtém 40–70% de reembolso. Forneço um superbill em cada sessão.

Superbill — [Nome do Paciente] — [Data do Serviço]:

Gero automaticamente o superbill no InvoiceFlow no momento do pagamento e envio-o diretamente por e-mail. Os pacientes usam-no para submeter ao seu seguro. Muitos dizem-me que o custo do próprio bolso, depois do reembolso, é comparável ao que pagariam com um copagamento de 50 dólares numa clínica dentro da rede.

Pacotes de Sessões Pré-pagas

Os pacotes são o modelo de maior receita na fisioterapia particular. Os pacientes pagam antecipadamente por um número fixo de sessões, aplico um pequeno desconto e todos ganham: o paciente poupa dinheiro e compromete-se com o protocolo; eu recebo antes de prestar o serviço.

Pacote de Sessões de Fisioterapia — [Nome do Paciente] — [Data]:

As sessões do pacote não expiram durante 6 meses. Quaisquer sessões não utilizadas na data de expiração convertem-se em crédito de conta.

Estrutura de Níveis de Pacotes

Cada pacote poupa ao paciente [valor] face ao pagamento por sessão. A poupança cria o incentivo à inscrição; o compromisso gera melhores resultados clínicos, porque os pacientes completam o protocolo.

Contratos de Bem-Estar Corporativo e de Empregadores

O segundo grande canal de receita que construí foram os contratos diretos com empregadores. Várias empresas da área de Portland, com grandes populações de trabalhadores de escritório, queriam serviços de fisioterapia no local ou perto do local como benefício para os colaboradores — prevenção de lesões, avaliações ergonómicas e intervenção precoce em queixas musculoesqueléticas.

Serviços de Bem-Estar Corporativo — [Nome da Empresa] — [Mês Ano]:

Período de faturação: [Mês Ano]

Pagar a: Rachel Thornton, DPT | NIF: [XX-XXXXXXX] Número da OC: [OC-####] Condições de pagamento: 30 dias Documentação fiscal em arquivo

Os contratos com empregadores pagam a 30 dias, sem as recusas, auditorias ou anulações das companhias de seguros. Três contas corporativas pagam, no conjunto, cerca de 7.200 dólares/mês — faturadas no dia 1 de cada mês, cobradas até ao dia 30.

Programas de Bem-Estar e Desempenho

Editor de faturas do Invoice Flow app de um fisioterapeuta — uma sessão domiciliar mais sobretaxa de visita domiciliar com NPI, licença e elegibilidade HSA em campos personalizados
Sessão mais taxa de deslocamento, NPI e elegibilidade HSA registrados — enviado antes de sair da garagem.

Para além da fisioterapia tradicional, dinamizo programas de prevenção de lesões e desempenho para atletas amadores e adultos focados no bem-estar.

Programa de Bem-Estar — [Nome do Programa] — [Nome do Cliente] — [Data]:

Faturas de Telessaúde Fora do Estado

Atendo pacientes de telessaúde em estados onde tenho licença. A fatura documenta a natureza de telessaúde do serviço.

Sessão de Fisioterapia por Telessaúde — [Nome do Paciente] — [Data]:

A fisioterapia por telessaúde é faturada com o modificador 95. Registo o estado do paciente e a minha licença aplicável no superbill, para os registos do paciente.

Quatro Anos Fora do Sistema de Seguros

Receita mensal atual:

Isto corresponde a 14–18 pacientes por semana. Não 28.

O modelo particular não é para todas as clínicas nem para todas as populações de pacientes. Mas se está a fazer o trabalho clínico e o sistema de seguros lhe come 30–40% da receita em anulações e custos de faturação, vale a pena fazer as contas.

Descarregue o InvoiceFlow. Crie o seu modelo de sessão com códigos CPT e formato de superbill. Configure modelos de pacotes com pagamento antecipado. Adicione o NIF e o campo de OC ao seu modelo de bem-estar corporativo. Cada paciente sai da sua clínica com uma fatura profissional que pode apresentar ao seu seguro.

Rachel Thornton é Doutora em Fisioterapia em Portland, Oregon, onde gere uma clínica de fisioterapia em regime particular ao serviço de pacientes individuais, contas de bem-estar de empregadores corporativos e programas focados no desempenho.