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O Contrato EAP Que Me Fez Repensar Todo o Meu Consultório

Por Dr.ª Simone Hartley, LCSW — Chicago, IL

Tenho consultório particular desde 2016. Nos primeiros quatro anos, estive credenciada com três seguradoras. Faturava através de um módulo de faturação de EHR, lidava com autorizações prévias para tudo o que ultrapassasse 12 sessões e recebia, em média, 87 dólares por sessão de 50 minutos depois dos descontos contratuais.

Sou assistente social clínica licenciada, com doutoramento. Faturava a tarifas que envergonhariam um profissional em início de carreira noutra área.

Em 2020 passei a pagamento particular. Depois, em 2021, uma empresa de serviços financeiros de média dimensão contactou-me para um contrato ao estilo EAP corporativo: 8 sessões por colaborador por ano, disponíveis para os 220 colaboradores, faturadas mensalmente ao RH pelas sessões utilizadas.

Esse único contrato acrescentou, em média, cerca de 3 800 dólares/mês. E, por ser faturação direta à empresa à minha tarifa particular integral — e não reembolso através de uma rede de EAP de gestão de cuidados a 65 dólares/sessão —, era realmente compensador.

Construir a estrutura de faturação para aquele contrato mudou a forma como pensava em cada parte da minha faturação.

A Fatura da Sessão Particular

As sessões de terapia particulares devem gerar uma fatura com capacidade de superbill para os clientes que queiram procurar reembolso fora da rede.

Sessão de Terapia — [Nome do Cliente] — [Data]:

Superbill para Reembolso Fora da Rede

Superbill — [Nome do Cliente] — [Data do Serviço]:

“Este superbill destina-se à documentação de reembolso do seguro do cliente. Não constitui a submissão de uma reclamação a qualquer seguradora de saúde.”

Muitos clientes de terapia particular têm seguro comercial com benefícios de saúde mental fora da rede. Um superbill permite-lhes submeter um pedido de reembolso parcial. Gero-o automaticamente no InvoiceFlow em cada sessão.

Códigos CPT Comuns de Saúde Mental

Sessões de telessaúde: adicione o modificador 95 e indique o local de atendimento como 02.

Faturas de Pacotes

Editor de faturas do Invoice Flow app de um terapeuta de consultório particular — quatro sessões datadas de psicoterapia de 50 minutos em um único extrato com referência de NPI, licença e CPT
Quatro sessões datadas, NPI, licença, CPT — tudo o que o formulário de sinistro do plano pede.

Não ofereço pacotes no sentido tradicional — a terapia não funciona segundo um modelo de contagem de sessões, como acontece no fitness. Mas ofereço programas intensivos pré-pagos para intervenções específicas.

Programa Intensivo — [Nome do Cliente] — [Data]:

São programas de tratamento estruturados de curta duração, não pacotes em aberto. A fatura documenta o que está incluído, o cronograma e a estrutura de pagamento.

Contratos ao Estilo EAP Corporativo

Os contratos corporativos diretos — que dispensam as redes de EAP de gestão de cuidados — pagam significativamente mais por sessão e dão aos clínicos controlo sobre a abordagem de tratamento e os limites de sessões.

Serviços de Apoio ao Colaborador — [Nome da Empresa] — [Mês Ano]:

Período de faturação: [Mês Ano] Serviços prestados:

Pagamento a: Dr.ª Simone Hartley, LCSW | NIF: [XX-XXXXXXX] Número da nota de encomenda: [PO-####] Condições de pagamento: 30 dias Documentação fiscal em arquivo

Nota de confidencialidade (incluir em todas as faturas corporativas): “O conteúdo das sessões é confidencial. Esta fatura reporta apenas a contagem de sessões. Nenhuma informação clínica é partilhada com o empregador.”

Esta nota não é apenas uma prática ética — protege os seus clientes e a sua relação clínica. Os RH devem conhecer os números de utilização, não o conteúdo clínico. Incluir esta nota antecipa a preocupação antes de os RH a levantarem.

Documentação de Escala Móvel e Tarifa Reduzida

Faturas recorrentes do Invoice Flow app de um terapeuta — extratos mensais de terapia semanal e faturamento quinzenal de teleterapia com valor social
Um extrato por mês em vez de uma fatura a cada sessão — o faturamento fica fora da sala.

Para clientes com tarifas reduzidas, documento o acordo com clareza:

Acordo de Tarifa Reduzida — [Nome do Cliente] — [Data]:

Documentar a tarifa reduzida protege ambas as partes. Se um cliente contestar uma cobrança mais tarde, o acordo assinado é o registo.

Faturação de Terapia de Grupo

Analytics do Invoice Flow app de uma clínica de terapia — renda recebida acumulada no ano e tendência mensal de receita para estimativas trimestrais de impostos
O ano da clínica em números — estimativas trimestrais deixam de ser adivinhação.

Os grupos exigem faturas de sessão separadas por participante.

Sessão de Terapia de Grupo — [Nome do Cliente] — [Data]:

Cada participante recebe a sua própria fatura, com o seu próprio código CPT e diagnóstico. Nunca coloque vários participantes numa única fatura — a sessão de cada cliente é um serviço faturável separado.

Faturas de Workshops e Formações

Periodicamente ofereço workshops de formação contínua (CEU) para outros clínicos e formação corporativa em saúde mental.

Fatura de Workshop — [Organização / Indivíduo] — [Data]:

Seis Anos de Pagamento Particular

Receita mensal atual:

A 87 dólares/sessão através do seguro, esta receita exigiria cerca de 300 sessões por mês. Estou em cerca de 80 horas clínicas por mês.

Descarregue o InvoiceFlow. Crie o seu modelo de sessão + superbill com campos CPT e CID-10. Adicione o NIF e a nota de confidencialidade ao seu modelo corporativo. Gere um superbill em cada sessão — os seus clientes têm benefícios fora da rede que não estão a utilizar.

A Dr.ª Simone Hartley é assistente social clínica licenciada em Chicago, Illinois, com um consultório particular que atende clientes individuais, contas EAP corporativas, terapia de grupo e supervisão clínica.