Invoice Flow app icon Invoice Flow management להורדת האפליקציה
HE

חוזה ה-EAP שגרם לי לחשוב מחדש על כל הקליניקה שלי

מאת ד”ר סימון הרטלי, LCSW — שיקגו, אילינוי

אני בקליניקה פרטית מאז 2016. בארבע השנים הראשונות הייתי בהסדר עם שלוש חברות ביטוח. חייבתי דרך מודול חיוב במערכת רשומות רפואיות, התמודדתי עם אישורים מוקדמים לכל דבר מעבר ל-12 פגישות, וגביתי בממוצע 87 דולר לפגישה של 50 דקות לאחר ניכויים חוזיים.

אני עובדת סוציאלית קלינית מוסמכת עם תואר דוקטור. חייבתי בתעריפים שהיו מביישים מתחיל בשנתו הראשונה בתחום אחר.

בשנת 2020 עברתי לתשלום פרטי. ואז בשנת 2021, חברת שירותים פיננסיים בגודל בינוני פנתה אליי בנוגע לחוזה בסגנון EAP ארגוני: 8 פגישות לעובד בשנה, זמינות לכל 220 העובדים, בחיוב חודשי למשאבי אנוש עבור הפגישות שנוצלו.

החוזה הבודד הזה הוסיף כ-3,800 דולר לחודש בממוצע. ומכיוון שהיה זה חיוב ישיר לחברה במלוא התעריף הפרטי שלי — ולא החזר דרך רשת EAP מנוהלת ב-65 דולר לפגישה — הוא באמת השתלם.

בניית מבנה החשבונית עבור אותו חוזה שינתה את האופן שבו חשבתי על כל חלק בחיוב שלי.

חשבונית הפגישה בתשלום פרטי

פגישות טיפול בתשלום פרטי צריכות להפיק חשבונית עם יכולת קבלה מפורטת עבור לקוחות המעוניינים לבקש החזר מחוץ להסדר.

פגישת טיפול — [שם הלקוח] — [תאריך]:

קבלה מפורטת להחזר מחוץ להסדר

קבלה מפורטת — [שם הלקוח] — [תאריך השירות]:

“קבלה מפורטת זו נועדה לתיעוד החזר ביטוח עבור הלקוח בלבד. היא אינה מהווה הגשת תביעה לגורם מבטח בריאות כלשהו.”

לרבים מלקוחות הטיפול בתשלום פרטי יש ביטוח מסחרי עם הטבות בריאות נפש מחוץ להסדר. קבלה מפורטת מאפשרת להם להגיש בקשה להחזר חלקי. אני מפיקה אותה אוטומטית ב-InvoiceFlow בכל פגישה.

קודי CPT נפוצים בתחום בריאות הנפש

פגישות טלרפואה: הוסיפו מודיפייר 95 וציינו מקום השירות כ-02.

חשבוניות חבילה

עורך חשבוניות באפליקציית Invoice Flow של מטפל בפרקטיקה פרטית — ארבעה סשני פסיכותרפיה מתוארכים של 50 דקות בהצהרה אחת עם NPI, רישיון ואסמכתת CPT
ארבעה סשנים מתוארכים, NPI, רישיון, CPT — כל מה שטופס התביעה של המבטח מבקש.

אני לא מציעה חבילות במובן המסורתי — טיפול אינו פועל לפי מודל של ספירת פגישות כמו כושר. אבל אני כן מציעה תוכניות אינטנסיביות בתשלום מראש עבור התערבויות ספציפיות.

תוכנית אינטנסיבית — [שם הלקוח] — [תאריך]:

אלו תוכניות טיפול מובנות לטווח קצר, ולא חבילות פתוחות. החשבונית מתעדת את מה שכלול, את לוח הזמנים ואת מבנה התשלום.

חוזים בסגנון EAP ארגוני

חוזים ארגוניים ישירים — העוקפים רשתות EAP מנוהלות — משלמים משמעותית יותר לפגישה ומעניקים לקלינאים שליטה על גישת הטיפול ועל מגבלות הפגישות.

שירותי סיוע לעובדים — [שם החברה] — [חודש שנה]:

תקופת חיוב: [חודש שנה] שירותים שניתנו:

לתשלום ל: ד”ר סימון הרטלי, LCSW | מספר עוסק: [XXXXXXXXX] מספר הזמנת רכש: [PO-####] תנאי תשלום: שוטף+30 מסמכי מס בתיק

הערת סודיות (יש לכלול בכל חשבונית ארגונית): “תוכן הפגישה חסוי. חשבונית זו מדווחת על מספר הפגישות בלבד. לא נמסר למעסיק מידע קליני כלשהו.”

הערה זו אינה רק פרקטיקה אתית — היא מגנה על הלקוחות שלכם ועל היחס הטיפולי. משאבי אנוש צריכים לדעת מספרי ניצול, לא תוכן קליני. הכללת הערה זו מקדימה תרופה לחשש עוד לפני שמשאבי אנוש שואלים.

תיעוד סקאלה מדורגת ותעריף מופחת

חשבוניות חוזרות באפליקציית Invoice Flow של מטפל — דוחות חודשיים לתרפיה שבועית וחיוב טלה-תרפיה דו-שבועי בתעריף מדורג
דוח אחד בחודש במקום חשבונית בכל סשן — החיוב נשאר מחוץ לחדר.

עבור לקוחות בתעריף מופחת, אני מתעדת את ההסדר בבירור:

הסכם תעריף מופחת — [שם הלקוח] — [תאריך]:

תיעוד התעריף המופחת מגן על שני הצדדים. אם לקוח יערער על חיוב בהמשך, ההסכם החתום הוא הרשומה.

חיוב טיפול קבוצתי

אנליטיקה של Invoice Flow app של מרפאת טיפול — הכנסה שנגבתה מתחילת השנה ומגמת הכנסות חודשית להערכות מס רבעוניות
שנת המרפאה במספרים — הערכות רבעוניות מפסיקות להיות ניחוש.

קבוצות מחייבות חשבוניות פגישה נפרדות לכל משתתף.

פגישת טיפול קבוצתי — [שם הלקוח] — [תאריך]:

כל משתתף מקבל חשבונית משלו עם קוד CPT ואבחנה משלו. לעולם אל תכללו מספר משתתפים בחשבונית אחת — הפגישה של כל לקוח היא שירות נפרד בר-חיוב.

חשבוניות סדנאות והדרכות

מדי פעם אני מציעה סדנאות להשתלמות מקצועית לקלינאים אחרים והדרכות בריאות נפש ארגוניות.

חשבונית סדנה — [ארגון / אדם פרטי] — [תאריך]:

שש שנים בתשלום פרטי

הכנסה חודשית נוכחית:

ב-87 דולר לפגישה דרך ביטוח, הכנסה זו הייתה דורשת כ-300 פגישות בחודש. אני עומדת על כ-80 שעות קליניות בחודש.

הורידו את InvoiceFlow. בנו את תבנית הפגישה + הקבלה המפורטת עם שדות CPT ו-ICD-10. הוסיפו מספר עוסק והערת סודיות לתבנית הארגונית שלכם. הפיקו קבלה מפורטת בכל פגישה — ללקוחות שלכם יש הטבות מחוץ להסדר שהם אינם מנצלים.

ד”ר סימון הרטלי היא עובדת סוציאלית קלינית מוסמכת בשיקגו, אילינוי, בעלת קליניקה פרטית המשרתת לקוחות פרטיים, חשבונות EAP ארגוניים, טיפול קבוצתי והדרכה קלינית.