Invoice Flow app icon Invoice Flow management حمّل التطبيق
AR

عقد EAP الذي جعلني أعيد التفكير في عيادتي بالكامل

بقلم د. سيمون هارتلي، LCSW — شيكاغو، إلينوي

أعمل في العيادة الخاصة منذ عام 2016. في السنوات الأربع الأولى كنت مدرجة ضمن شبكات ثلاث شركات تأمين. كنت أفوتر عبر وحدة فوترة ضمن نظام سجلات صحية إلكتروني، وأتعامل مع التفويضات المسبقة لأي شيء يتجاوز 12 جلسة، وأحصّل في المتوسط 87$ لكل جلسة مدتها 50 دقيقة بعد الحسومات التعاقدية.

أنا أخصائية اجتماعية سريرية مرخّصة وحاصلة على درجة الدكتوراه. وكنت أفوتر بأسعار قد تُحرِج ممارسًا في سنته الأولى بمجال مختلف.

في عام 2020 انتقلت إلى نظام الدفع الخاص. ثم في عام 2021، تواصلت معي شركة خدمات مالية متوسطة الحجم بشأن عقد شبيه بعقد EAP للشركات: 8 جلسات لكل موظف سنويًا، متاحة لجميع الموظفين البالغ عددهم 220، تُفوتَر شهريًا للموارد البشرية عن الجلسات المستخدَمة.

أضاف ذلك العقد وحده نحو 3,800$ شهريًا في المتوسط. ولأنها كانت فوترة مباشرة للشركة بسعري الخاص الكامل — لا تعويضًا عبر شبكة EAP مُدارة بسعر 65$ للجلسة — فقد كانت مجزية فعلًا.

غيّر بناء هيكل فاتورة ذلك العقد طريقة تفكيري في كل جزء من فوترتي.

فاتورة جلسة الدفع الخاص

ينبغي أن تُنشئ جلسات العلاج بنظام الدفع الخاص فاتورة قابلة لإصدار فاتورة مفصّلة (superbill) للعملاء الراغبين في السعي للتعويض خارج الشبكة.

جلسة علاج — [اسم العميل] — [التاريخ]:

فاتورة مفصّلة للتعويض خارج الشبكة

فاتورة مفصّلة — [اسم العميل] — [تاريخ الخدمة]:

“هذه الفاتورة المفصّلة مخصّصة لتوثيق تعويض تأمين العميل. وهي لا تُعدّ مطالبة مقدَّمة إلى أي شركة تأمين صحي.”

كثير من عملاء العلاج بنظام الدفع الخاص لديهم تأمين تجاري مع مزايا صحة نفسية خارج الشبكة. تتيح الفاتورة المفصّلة لهم التقدّم للحصول على تعويض جزئي. أنا أنشئها تلقائيًا في InvoiceFlow عند كل جلسة.

رموز CPT الشائعة للصحة النفسية

جلسات الرعاية الصحية عن بُعد: أضف المُعدِّل 95 ودوّن مكان الخدمة على أنه 02.

فواتير الباقات

محرر الفواتير في تطبيق Invoice Flow لمعالج نفسي بعيادة خاصة — أربع جلسات علاج نفسي مؤرّخة مدتها 50 دقيقة على كشف واحد مع مرجع NPI والترخيص وCPT
أربع جلسات مؤرّخة، وNPI، وترخيص، وCPT — كل ما يطلبه نموذج مطالبة شركة التأمين.

لا أقدّم باقات بالمعنى التقليدي — فالعلاج لا يعمل على نموذج عدد الجلسات كما هو الحال في اللياقة البدنية. لكنني أقدّم برامج مكثّفة مدفوعة مسبقًا لتدخّلات محدّدة.

برنامج مكثّف — [اسم العميل] — [التاريخ]:

هذه برامج علاجية منظّمة قصيرة الأجل، لا باقات مفتوحة. توثّق الفاتورة ما تتضمّنه، والجدول الزمني، وهيكل الدفع.

العقود الشبيهة بعقود EAP للشركات

تدفع العقود المباشرة مع الشركات — التي تتجاوز شبكات EAP المُدارة — أكثر بكثير لكل جلسة وتمنح الأطباء السيطرة على نهج العلاج وحدود الجلسات.

خدمات مساعدة الموظفين للشركة — [اسم الشركة] — [الشهر والسنة]:

فترة الفوترة: [الشهر والسنة] الخدمات المقدَّمة:

يُدفع إلى: د. سيمون هارتلي، LCSW | EIN: [XX-XXXXXXX] رقم أمر الشراء: [PO-####] شروط الدفع: صافي 30 يومًا نموذج W-9 محفوظ في الملف

ملاحظة السرّية (تُضمَّن في كل فاتورة للشركة): “محتوى الجلسة سرّي. تُبلّغ هذه الفاتورة عن عدد الجلسات فقط. لا تُشارَك أي معلومات سريرية مع جهة العمل.”

هذه الملاحظة ليست مجرد ممارسة أخلاقية — بل تحمي عملاءك وعلاقتك السريرية. ينبغي أن تعرف الموارد البشرية أرقام الاستخدام، لا المحتوى السريري. وتضمينها يعالج القلق بشكل استباقي قبل أن تسأل الموارد البشرية.

توثيق الرسوم المتدرّجة والرسوم المخفّضة

الفواتير المتكررة في تطبيق Invoice Flow لمعالج نفسي — كشوف شهرية لعلاج أسبوعي وفوترة علاج عن بُعد بأسعار متدرّجة نصف شهرية
كشف واحد شهريًا بدل فاتورة كل جلسة — الفوترة تبقى خارج الغرفة.

بالنسبة للعملاء ذوي الرسوم المخفّضة، أوثّق الترتيب بوضوح:

اتفاق رسوم مخفّضة — [اسم العميل] — [التاريخ]:

يحمي توثيق الرسوم المخفّضة الطرفين. فإذا اعترض عميل على رسوم لاحقًا، يكون الاتفاق الموقّع هو السجل.

فوترة العلاج الجماعي

تحليلات في تطبيق Invoice Flow لعيادة علاج نفسي — الدخل المُحصّل منذ بداية العام واتجاه الإيرادات الشهري لتقديرات الضرائب ربع السنوية
عام العيادة بالأرقام — التقديرات ربع السنوية لم تعد تخمينًا.

تتطلّب المجموعات فواتير جلسات منفصلة لكل مشارك.

جلسة علاج جماعي — [اسم العميل] — [التاريخ]:

يحصل كل مشارك على فاتورته الخاصة برمز CPT وتشخيصه الخاصين. لا تضع أبدًا عدة مشاركين على فاتورة واحدة — فجلسة كل عميل خدمة قابلة للفوترة منفصلة.

فواتير ورش العمل والتدريب

أقدّم دوريًا ورش عمل للتعليم المستمر (CEU) لأطباء آخرين وتدريبًا في الصحة النفسية للشركات.

فاتورة ورشة عمل — [المؤسسة / الفرد] — [التاريخ]:

ست سنوات من الدفع الخاص

الإيرادات الشهرية الحالية:

بسعر 87$ للجلسة عبر التأمين، كانت هذه الإيرادات ستتطلّب نحو 300 جلسة شهريًا. أنا أعمل نحو 80 ساعة سريرية شهريًا.

نزّل InvoiceFlow. أنشئ قالب جلسة + فاتورة مفصّلة بحقول CPT وICD-10. أضف EIN وملاحظة السرّية إلى قالب الشركات. أنشئ فاتورة مفصّلة عند كل جلسة — فلدى عملائك مزايا خارج الشبكة لا يستفيدون منها.

د. سيمون هارتلي أخصائية اجتماعية سريرية مرخّصة في شيكاغو، إلينوي، لديها عيادة خاصة تخدم عملاء أفرادًا، وحسابات EAP للشركات، والعلاج الجماعي، والإشراف السريري.