InvoiceFlow verkkokauppiaille: täydellinen laskutusopas

Laskutus tukkutileille, yritysten lahjatilauksille, B2B-nettoehdoille ja tilauslaskutukselle

Verkkokauppiaat, jotka siirtyvät B2B-toimintaan — tukkumyyntiin jälleenmyyjille, hotelleille ja yritysostajille — tarvitsevat laskutustyökalun, joka toimii kuluttajien kassavirran ulkopuolella. Shopify ja muut alustat hoitavat vähittäismaksut. Ne eivät hoida tukkumyynnin ostotilauspohjaista laskutusta, jälleenmyyntitodistusten seurantaa, monitasoisia nettoehtoja tai yritysten lahjatilausten ennakkomaksurakenteita. InvoiceFlow täyttää tämän aukon: se on erillinen laskutuskerros liiketoimintasi B2B-puolelle.

Milloin tarvitset laskun (etkä kassaa)

Vähittäisasiakkaat maksavat kassalla — luottokortti, Apple Pay, PayPal. Laskua ei tarvita.

B2B-asiakkaat tarvitsevat laskun, koska:

• Heidän hankintaosastonsa antaa ostotilausnumerot, joiden on näyttävä kaikissa laskuissa
• Heidän ostoreskontransa käsittelee laskut nettoehdoin (30, 45 tai 60 päivää)
• Heidän verotiimi vaatii yrityksesi virallisen nimen ja Y-tunnuksen jokaiseen laskuun
• He eivät maksa arvonlisäveroa tuotteista, jotka he myyvät edelleen (jälleenmyyntitodistus vaaditaan)
• Heidän talousosastonsa tarvitsee eritellyt yksikköhinnat kustannuslaskentaa varten

Jos saat tukkutiedustelun ja lähetät Shopify-tilauslinkin kunnollisen laskun sijaan, menetät usein asiakkuuden ennen kuin se ehtii alkaa.

Tukkutilien laskut

Tukkutilauslasku — [Tilin nimi] — [Päivämäärä]:

Tilin tiedot:

• Asiakas: [Yrityksen nimi]
• Tilinumero: [####] (anna jokaiselle tukkutilille yksilöllinen tunnus)
• Laskutusosoite: [Osoite]
• Toimitusosoite: [Osoite — voi poiketa laskutusosoitteesta]
• Ostotilausnumero: [PO-####]
• Jälleenmyyntitodistus: Arkistoitu | Voimassaolo päättyy: [Päivämäärä]

Tilausrivit (jokainen rivi):

• [Tuotteen nimi] — [SKU] | Määrä: [N] | Yksikköhinta: [tukkuhinta] € | Yhteensä: [summa] €
• [Tuotteen nimi] — [SKU] | Määrä: [N] | Yksikköhinta: [tukkuhinta] € | Yhteensä: [summa] €
• Välisumma: [summa] €
• Toimitus: [summa] €
• Vero: 0,00 € (jälleenmyyntitodistus arkistoitu — katso todistus #[####])
• Tilauksen loppusumma: [summa] €
• Maksuehto: [30 päivää netto / 15 päivää netto / 50 % ennakko]
• Pankkisiirron tiedot: [Sisältyy]

Huomautus jälleenmyyntitodistuksesta

Sisällytä jälleenmyyntitodistuksen tila jokaiseen tukkulaskuun. Jos uusi tili ei ole vielä toimittanut todistustaan, mainitse: “Jälleenmyyntitodistus vaaditaan ennen käsittelyä — arvonlisävero [summa] € lisätään laskuun, ellei todistusta saada [päivämäärään] mennessä.”

Tämä luo määräajan, joka kannustaa uusia tilejä lähettämään todistuksen nopeasti.

Tukkuhinnoittelun tasot

Useimmat tuotepohjaiset yritykset käyttävät volyymiin perustuvaa porrastettua tukkuhinnoittelua:

• Vähittäis (suoraan kuluttajalle): Täysi hinta
• Tukku (varmennettu jälleenmyyjä, vähimmäismäärä per SKU): 40–50 % alennus vähittäishinnasta
• Jakelu (ostoryhmä tai jakelija, suuri vähimmäistilaus): 50–60 % alennus vähittäishinnasta

Rakenna erillinen laskupohja jokaiselle tasolle InvoiceFlow’ssa. Kun otat uuden tilin käyttöön, määritä sen taso tilausmäärien perusteella. Pohja varmistaa, että käytät aina oikeaa hinnoittelua.

Dokumentoi vähimmäismäärät laskuun: “Tukkuhinnoittelu koskee tilauksia, joissa on [N]+ yksikköä per SKU. Vähimmäismäärän alittavat sekatilaukset laskutetaan vähittäishintaan.”

Yritysten lahjatilausten laskut

Yritysten lahjatilaukset — joululahjat, asiakkaiden tervetulopaketit, henkilöstön muistamiset — ovat kertaluontoisia tai kausiluonteisia tilauksia, jotka edellyttävät ennakkomaksua.

Yrityksen lahjatilaus — [Yrityksen nimi] — [Päivämäärä]:

• Tilaus: [Joulun asiakaslahjaohjelma / Henkilöstön muistaminen / Asiakkaan tervetulopaketti]
• Määrä: [N] lahjasettiä
• Toimituspäivä: [Arvioitu päivämäärä]
• Toimitus: [Yksi osoite / useita osoitteita — katso liitteenä oleva luettelo]

Kokoonpano (per setti):

• [Tuote 1] (1 per setti): yksikköhinta [X] € × [N] = [summa] €

• [Tuote 2] (1 per setti): yksikköhinta [X] € × [N] = [summa] €

• [Tuote 3] (1 per setti): yksikköhinta [X] € × [N] = [summa] €

• Mukautettu pakkaus ja brändätyt elementit: aloitusmaksu [X] € + [Y] €/yksikkö × [N] = [summa] €

• Tuotteiden välisumma: [summa] €

• Mukautetun pakkauksen summa: [summa] €

• Toimitus ja käsittely: [summa] €

• Tilauksen loppusumma: [summa] €

• Ennakko (50 %, erääntyy tilausvahvistuksen yhteydessä): [ennakko] €

• Loppuosa (erääntyy ennen toimitusta): [loppuosa] €

• Ostotilausnumero: [PO-####]

Useaan osoitteeseen toimitettaessa (esim. yrityslahjat lähetetään 80 eri työntekijän kotiosoitteeseen):

• Sisällytä rivi: “Toimitus yksittäisiin osoitteisiin — 80 osoitetta × [hinta] €/osoite = [summa] €”
• Liitä osoiteluettelo erillisenä asiakirjana ja viittaa siihen laskussa

Tilauslaatikoiden laskut

Jos myyt tilauslaatikoita — kuukausittaisia tai neljännesvuosittaisia kuratoituja toimituksia — laskuta InvoiceFlow’n toistuvien laskujen toiminnolla.

Kuukausittainen tilauslaatikko — [Tilaajan nimi] — [Kuukausi Vuosi]:

• Tilaus: [Laatikon nimi] — [Standard / Premium / Deluxe]
• Sisältö: [Kuvaus — kuratoitu valikoima [N] tuotetta]
• Tilaushinta: [summa] €/kuukausi
• Lasku luodaan ja lähetetään automaattisesti kunkin kuukauden [N]. päivänä | Maksa laskussa näkyvän maksulinkin/-tavan kautta
• Väliin jättäminen tai peruutus: [N] päivän varoitusaika vaaditaan

Yritysten tilausohjelmille (yritys lähettää kuukausittaisia laatikoita asiakkaille tai työntekijöille):

• Yrityshinta: [hinta] €/laatikko × [N] vastaanottajaa = [kuukausisumma] €
• Ostotilausnumero: [PO-####] | 15 päivää netto

Nettoehdot tilityypin mukaan

Jos myönnät 30 päivän nettoehdot oletuksena jokaiselle tukkutilille, luot saatavariskin. Rakenna nettoehdot tilin kypsyyden mukaan:

• Uudet tukkutilit (kolme ensimmäistä tilausta): 50 % ennakko + loppuosa ennen toimitusta
• Vakiintuneet tukkutilit (3+ tilausta, ajallaan maksettu historia): 15 päivää netto
• Pitkäaikaiset tilit (12+ kuukautta, johdonmukainen): 30 päivää netto
• Jakelu-/ostoryhmätilit: 45 päivää netto allekirjoitetulla jakelusopimuksella
• Yritysten lahjatilaukset: 50 % ennakko + loppuosa ennen toimitusta tilihistoriasta riippumatta
• Vähittäis/DTC: Välitön (kassamaksu)

Kolmen ensimmäisen tilauksen sääntö on tärkein. Siihen mennessä kun tili täyttää avoimien ehtojen edellytykset, olet varmistanut, että he maksavat. Myöhässä maksavat paljastavat itsensä kolmen ensimmäisen tilauksen aikana.

Jälleenmyyntitodistusten hallinta

Jokaisen tukkutilin, joka vaatii arvonlisäverovapautta, on toimitettava voimassa oleva jälleenmyyntitodistus. Vaatimukset:

1. Kerää ennen ensimmäistä tilausta: Älä käsittele tukkutilausta ilman todistusta
2. Seuraa voimassaolopäiviä: Jälleenmyyntitodistukset vanhenevat (tyypillisesti vuosittain). InvoiceFlow’n Muistiinpanot-kenttään voi tallentaa voimassaolopäivän; merkitse uusinta 30 päivää etukäteen
3. Aluekohtaiset vaatimukset: Todistukset ovat viranomaisten myöntämiä. Jos toimitat useille alueille, yhdellä alueella voimassa oleva todistus ei välttämättä kata myyntiä toisella alueella
4. Säilytä turvallisesti: Säilytä kopiot vähintään sen ajan, jonka verotarkastus edellyttää

Laskuun: “Jälleenmyyntitodistus arkistoitu — [Todistus #####, Alue, Voimassaolopäivä]“

Vähimmäistilausmäärien käsittely

Tukkuhinnoittelu edellyttää tyypillisesti vähimmäistilausmääriä (MOQ). Dokumentoi tämä jokaiseen laskuun:

• “Tukkuhinnoittelu koskee tilauksia, jotka täyttävät MOQ:n: [N] yksikköä per SKU”
• “MOQ:n alittavat tuotteet laskutetaan vähittäishintaan: [hinta] €”
• “Sekatilaukset: tukku-SKU:t tukkuhintaan, ehdot täyttämättömät SKU:t vähittäishintaan”

Kun tili tilaa tasonsa vähimmäismäärän alle, dokumentoi hinnoittelun muutos laskuun sen sijaan, että muuttaisit hintaa hiljaisesti. Tämä ehkäisee riitoja, kun tilit huomaavat hintaeroja tilausten välillä.

InvoiceFlow’n käyttö verkkokaupan B2B-laskutuksessa

Erilliset pohjat tasoittain: Rakenna erilliset pohjat vähittäis-, tukku- ja jakeluhinnoittelulle. Jokaisessa pohjassa on oikeat yksikköhinnat, nettoehdot ja verovapautushuomautukset valmiiksi ladattuina tasolle.

Ostotilauskentät: Varmista aina ostotilausnumero ennen laskun lähettämistä B2B-tilille. Monet yritysten ostoreskontrat eivät voi käsitellä laskuja ilman voimassa olevaa ostotilausnumeroa.

Ennakkoseuranta: Yritysten lahjatilauksissa InvoiceFlow kirjaa 50 %:n ennakon ja luo loppulaskun oikealla jäljellä olevalla summalla. Molemmat laskut viittaavat samaan ostotilausnumeroon.

Jälleenmyyntitodistusten huomautukset: Käytä Muistiinpanot-kenttää dokumentoidaksesi todistusnumeron ja voimassaolopäivän jokaiselle tukkutilille. Tarkista vanhenevat todistukset neljännesvuosittain.

Toistuvat tilauslaskut: Määritä kuukausittainen tai neljännesvuosittainen tilauslaskutus InvoiceFlow’ssa B2B-tilausohjelmille. Lasku luodaan ja lähetetään automaattisesti laskutuspäivänä; ostaja maksaa laskussa näkyvällä maksutavalla.

Lataa InvoiceFlow. Rakenna tukkulaskupohja tasohinnoittelulla, ostotilauskentällä ja jälleenmyyntitodistushuomautuksella. Rakenna yritysten lahjapohja 50 %:n ennakkorakenteella. Tukkutili, joka tilaa neljännesvuosittain, on arvokkaampi kuin kuukausi vähittäiskassamyyntiä — ja se alkaa ammattimaisesta laskusta.

InvoiceFlow on ilmainen Android-laskutussovellus, joka on rakennettu pienyrittäjille. Lähetä ammattimaisia B2B-laskuja, hallitse tukkuhinnoittelun tasoja, seuraa jälleenmyyntitodistuksia ja käsittele yritysten lahjaennakoita — kaikki puhelimestasi.