InvoiceFlow pro majitele online obchodů: kompletní průvodce fakturací

Fakturace pro velkoobchodní účty, firemní dárkové objednávky, B2B platební podmínky a fakturaci předplatných

Majitelé online obchodů, kteří přecházejí do B2B — velkoobchod prodejcům, hotelům a firemním kupujícím — potřebují fakturační nástroj, který funguje mimo spotřebitelský nákupní proces. Shopify a další platformy zvládají maloobchodní platby. Nezvládají velkoobchodní fakturaci na základě PO, sledování dokladů o dalším prodeji, víceúrovňové platební podmínky ani zálohové struktury firemních dárků. InvoiceFlow tuto mezeru vyplňuje: vyhrazená fakturační vrstva pro B2B stránku vašeho podnikání.

Kdy potřebujete fakturu (nikoli pokladnu)

Maloobchodní zákazníci platí u pokladny — kartou, Apple Pay, PayPal. Faktura není potřeba.

B2B zákazníci potřebují fakturu, protože:

• Jejich nákupní oddělení vydává čísla PO, která musí být na všech fakturách
• Jejich účtárna zpracovává faktury podle platebních podmínek (30, 45 nebo 60 dní)
• Jejich daňový tým vyžaduje na každé faktuře váš právní název firmy a IČO/DIČ
• Neplatí daň z prodeje za produkty, které budou dále prodávat (vyžadován doklad o dalším prodeji)
• Jejich finanční tým potřebuje rozepsané jednotkové ceny pro nákladové účetnictví

Pokud obdržíte velkoobchodní poptávku a pošlete odkaz na objednávku ze Shopify místo řádné faktury, často účet ztratíte, ještě než začne.

Faktury pro velkoobchodní účty

Faktura za velkoobchodní objednávku — [Název účtu] — [Datum]:

Údaje o účtu:

• Zákazník: [Název firmy]
• Č. účtu: [####] (přiřaďte každému velkoobchodnímu účtu jedinečné ID)
• Fakturační adresa: [Adresa]
• Dodací adresa: [Adresa — může se lišit od fakturační]
• Číslo PO: [PO-####]
• Doklad o dalším prodeji: v evidenci | Platnost do: [Datum]

Položky objednávky (každý řádek):

• [Název produktu] — [SKU] | Množství: [N] | Jednotková cena: [velkoobchodní sazba] $ | Celkem: [celkem] $
• [Název produktu] — [SKU] | Množství: [N] | Jednotková cena: [velkoobchodní sazba] $ | Celkem: [celkem] $
• Mezisoučet: [celkem] $
• Doprava: [částka] $
• Daň: 0,00 $ (doklad o dalším prodeji v evidenci — viz doklad č. [####])
• Celkem za objednávku: [celkem] $
• Platební podmínky: [Splatnost 30 / Splatnost 15 / 50% záloha]
• Údaje pro bankovní převod: [Uvedeno]

Poznámka o dokladu o dalším prodeji

Uveďte stav dokladu o dalším prodeji na každé velkoobchodní faktuře. Pokud nový účet svůj doklad ještě nedodal, poznamenejte: „Doklad o dalším prodeji vyžadován před zpracováním — daň z prodeje ve výši [částka] $ bude přidána na fakturu, pokud nebude doručen do [datum].”

Tím vzniká termín, který nové účty podnítí k rychlému zaslání dokladu.

Velkoobchodní cenové úrovně

Většina firem založených na produktech používá stupňovité velkoobchodní ceny podle objemu:

• Maloobchod (přímý prodej koncovému zákazníkovi): Plná cena
• Velkoobchod (ověřený prodejce, minimální množství na SKU): 40–50 % sleva z maloobchodu
• Distribuce (nákupní skupina nebo distributor, velké minimální objednávky): 50–60 % sleva z maloobchodu

Vytvořte v InvoiceFlow samostatnou šablonu faktury pro každou úroveň. Když přijímáte nový účet, přiřaďte jeho úroveň podle jeho minimálních objednávek. Šablona zajistí, že vždy použijete správnou cenu.

Uveďte minima na faktuře: „Velkoobchodní ceny platí pro objednávky [N]+ kusů na SKU. Smíšené objednávky pod minimem účtovány za maloobchodní cenu.”

Faktury za firemní dárkové objednávky

Firemní dárkové objednávky — vánoční dárky, uvítací balíčky pro klienty, ocenění zaměstnanců — jsou jednorázové nebo sezonní objednávky vyžadující zálohu.

Firemní dárková objednávka — [Název společnosti] — [Datum]:

• Objednávka: [Vánoční klientský dárkový program / Ocenění zaměstnanců / Uvítací sada pro klienty]
• Množství: [N] dárkových sad
• Datum expedice: [Odhadované datum]
• Dodání na: [Jedna adresa / více adres — viz přiložený seznam]

Konfigurace (na sadu):

• [Produkt 1] (1 na sadu): jednotková cena [X] $ × [N] = [celkem] $

• [Produkt 2] (1 na sadu): jednotková cena [X] $ × [N] = [celkem] $

• [Produkt 3] (1 na sadu): jednotková cena [X] $ × [N] = [celkem] $

• Vlastní balení a značkové prvky: poplatek za přípravu [X] $ + [Y] $/kus × [N] = [celkem] $

• Mezisoučet za produkty: [celkem] $

• Celkem za vlastní balení: [celkem] $

• Doprava a manipulace: [celkem] $

• Celkem za objednávku: [celkem] $

• Záloha (50 %, splatná při potvrzení objednávky): [záloha] $

• Doplatek (splatný před expedicí): [doplatek] $

• Číslo PO: [PO-####]

Pro odesílání na více adres (např. firemní dárky posílané na 80 různých domácích adres zaměstnanců):

• Přidejte položku: „Doprava na jednotlivé adresy — 80 adres × [sazba] $/adresa = [celkem] $”
• Přiložte seznam adres jako samostatný dokument a odkažte na něj ve faktuře

Faktury za předplatné boxy

Pokud prodáváte předplatné boxy — měsíční nebo čtvrtletní kurátorské zásilky — fakturujte pomocí funkce opakovaných faktur v InvoiceFlow.

Měsíční předplatný box — [Jméno předplatitele] — [Měsíc Rok]:

• Předplatné: [Název boxu] — [Standard / Premium / Deluxe]
• Obsah: [Popis — kurátorský výběr [N] položek]
• Sazba předplatného: [částka] $/měsíc
• Faktura automaticky generována a odeslána [N]. dne každého měsíce | Platba přes platební metodu uvedenou na faktuře
• Přeskočení nebo zrušení: nutná výpověď [N] dní předem

Pro firemní programy předplatného (firma posílající měsíční boxy klientům nebo zaměstnancům):

• Firemní sazba: [sazba] $/box × [N] příjemců = [měsíční celkem] $
• Číslo PO: [PO-####] | Splatnost 15 dní

Platební podmínky podle typu účtu

Poskytnutí splatnosti 30 dní ve výchozím nastavení každému velkoobchodnímu účtu vytváří riziko pohledávek. Strukturujte platební podmínky podle vyzrálosti účtu:

• Nové velkoobchodní účty (první 3 objednávky): 50% záloha + doplatek před expedicí
• Zavedené velkoobchodní účty (3+ objednávky, historie včasných plateb): Splatnost 15 dní
• Dlouhodobé účty (12+ měsíců, konzistentní): Splatnost 30 dní
• Distribuční/nákupní účty: Splatnost 45 dní s podepsanou distributorskou smlouvou
• Firemní dárkové objednávky: 50% záloha + doplatek před expedicí bez ohledu na historii účtu
• Maloobchod/přímý prodej: Okamžitě (platba u pokladny)

Pravidlo prvních tří objednávek je nejdůležitější. Než se účet kvalifikuje na otevřené podmínky, ověřili jste, že platí. Opozdilci se odhalí v prvních třech objednávkách.

Správa dokladů o dalším prodeji

Každý velkoobchodní účet, který uplatňuje osvobození od daně z prodeje, musí poskytnout platný doklad o dalším prodeji. Požadavky:

1. Získejte před první objednávkou: Nezpracovávejte velkoobchodní objednávku bez dokladu v ruce
2. Sledujte data platnosti: Doklady o dalším prodeji mají platnost (obvykle roční). Pole Poznámky v InvoiceFlow může uchovávat datum platnosti; obnovení upozorněte 30 dní předem
3. Požadavky specifické pro jurisdikci: Doklady jsou vydávány místními úřady. Pokud odesíláte do více oblastí, doklad platný v jedné nemusí pokrývat prodej v jiné
4. Uchovávejte bezpečně: Uchovávejte kopie nejméně po dobu vyžadovanou pro daňové kontroly

Na faktuře: „Doklad o dalším prodeji v evidenci — [Doklad č. #####, jurisdikce, datum platnosti]“

Řešení požadavků na minimální objednávku

Velkoobchodní ceny obvykle vyžadují minimální objednané množství (MOQ). Zdokumentujte to na každé faktuře:

• „Velkoobchodní ceny platí pro objednávky splňující MOQ: [N] kusů na SKU”
• „Položky pod MOQ jsou účtovány za maloobchodní cenu: [sazba] $”
• „Smíšené objednávky: velkoobchodní SKU za velkoobchodní sazbu, nekvalifikující se SKU za maloobchodní sazbu”

Když účet objedná pod svými minimy pro danou úroveň, zdokumentujte cenovou úpravu na faktuře, místo abyste cenu tiše měnili. Tím předejdete sporům, když si účty všimnou cenových rozdílů mezi objednávkami.

Používání InvoiceFlow pro B2B fakturaci online obchodu

Samostatné šablony podle úrovně: Vytvořte odlišné šablony pro maloobchodní, velkoobchodní a distribuční ceny. Každá šablona má přednastavené správné jednotkové ceny, platební podmínky a poznámky o osvobození od daně pro danou úroveň.

Pole PO: Vždy potvrďte číslo PO před odesláním jakékoli faktury B2B účtu. Mnoho firemních účtáren nedokáže zpracovat faktury bez platného PO.

Sledování záloh: U firemních dárkových objednávek InvoiceFlow zaznamená 50% zálohu a vygeneruje fakturu na doplatek se správnou zbývající částkou. Obě faktury odkazují na stejné číslo PO.

Poznámky o dokladu o dalším prodeji: Použijte pole Poznámky k zdokumentování čísla dokladu a data platnosti pro každý velkoobchodní účet. Prošlé doklady kontrolujte každé čtvrtletí.

Opakované faktury za předplatné: Nastavte v InvoiceFlow měsíční nebo čtvrtletní fakturaci předplatného pro B2B programy předplatného. Faktura se automaticky generuje a odesílá v den fakturace; kupující platí platební metodou uvedenou na faktuře.

Stáhněte si InvoiceFlow. Vytvořte velkoobchodní šablonu faktury s cenami podle úrovní, polem PO a poznámkou o dokladu o dalším prodeji. Vytvořte firemní dárkovou šablonu s 50% zálohovou strukturou. Velkoobchodní účet, který objednává čtvrtletně, má větší hodnotu než měsíc maloobchodních pokladních prodejů — a začíná to profesionální fakturou.

InvoiceFlow je bezplatná fakturační aplikace pro Android vytvořená pro majitele malých firem. Posílejte profesionální B2B faktury, spravujte velkoobchodní cenové úrovně, sledujte doklady o dalším prodeji a řešte zálohy firemních dárků — vše z vašeho telefonu.