Online Mağaza Sahipleri için InvoiceFlow: Eksiksiz Faturalama Rehberi

Toptan hesaplar, kurumsal hediye siparişleri, B2B net koşulları ve abonelik faturalaması için faturalama

B2B’ye geçen online mağaza sahipleri — perakendecilere, otellere ve kurumsal alıcılara toptan satış yapanlar — tüketici ödeme akışının dışında çalışan bir faturalama aracına ihtiyaç duyar. Shopify ve diğer platformlar perakende ödemelerini yönetir. Toptan PO tabanlı faturalamayı, yeniden satış belgesi takibini, çok kademeli net koşulları veya kurumsal hediye kapora yapılarını yönetmezler. InvoiceFlow bu boşluğu doldurur: işletmenizin B2B tarafı için özel bir faturalama katmanı.

Ne Zaman Fatura (Ödeme Sayfası Değil) Gerekir

Perakende müşteriler ödeme sayfasında öder — kredi kartı, Apple Pay, PayPal. Faturaya gerek yoktur.

B2B müşteriler faturaya ihtiyaç duyar çünkü:

• Satın alma departmanları, tüm faturalarda görünmesi gereken PO numaraları düzenler
• Ödemeler (AP) departmanları faturaları net koşullarda işler (30, 45 veya 60 gün)
• Vergi ekipleri her faturada işletmenizin yasal adını ve vergi numarasını ister
• Yeniden satacakları ürünler için satış vergisi ödemezler (yeniden satış belgesi gerekir)
• Finans ekipleri maliyet muhasebesi için kalem bazında birim fiyatlandırmaya ihtiyaç duyar

Bir toptan talebi aldığınızda ve düzgün bir fatura yerine Shopify sipariş bağlantısı gönderirseniz, çoğu zaman hesabı daha başlamadan kaybedersiniz.

Toptan Hesap Faturaları

Toptan Sipariş Faturası — [Hesap Adı] — [Tarih]:

Hesap Bilgileri:

• Müşteri: [İşletme adı]
• Hesap #: [####] (her toptan hesaba benzersiz bir kimlik atayın)
• Fatura adresi: [Adres]
• Sevkiyat adresi: [Adres — fatura adresinden farklı olabilir]
• PO Numarası: [PO-####]
• Yeniden satış belgesi: Dosyada | Son geçerlilik: [Tarih]

Sipariş Kalemleri (her satır):

• [Ürün adı] — [SKU] | Miktar: [N] | Birim fiyatı: [toptan ücret] dolar | Tutar: [toplam] dolar
• [Ürün adı] — [SKU] | Miktar: [N] | Birim fiyatı: [toptan ücret] dolar | Tutar: [toplam] dolar
• Ara toplam: [toplam] dolar
• Nakliye: [tutar] dolar
• Vergi: 0,00 dolar (yeniden satış belgesi dosyada — bkz. belge #[####])
• Sipariş toplamı: [toplam] dolar
• Ödeme Koşulları: [Net-30 / Net-15 / %50 kapora]
• Banka havalesi / EFT bilgileri: [Dahil]

Yeniden Satış Belgesi Notu

Her toptan faturaya yeniden satış belgesi durumunu ekleyin. Yeni bir hesap belgesini henüz sağlamadıysa şunu not edin: “İşleme almadan önce yeniden satış belgesi gerekli — [tarih] tarihine kadar alınmazsa faturaya [tutar] dolar satış vergisi eklenecektir.” (Türkiye bağlamında bu, KDV ve alıcının vergi numarası durumuna karşılık gelir.)

Bu, yeni hesapları belgeyi hızlıca göndermeye teşvik eden bir son tarih oluşturur.

Toptan Fiyat Kademeleri

Çoğu ürün tabanlı işletme, hacme dayalı kademeli toptan fiyatlandırma kullanır:

• Perakende (doğrudan tüketiciye): Tam fiyat
• Toptan (doğrulanmış yeniden satıcı, SKU başına minimum miktar): Perakendeden %40–50 indirim
• Distribütör (satın alma grubu veya distribütör, büyük minimum sipariş): Perakendeden %50–60 indirim

InvoiceFlow’da her kademe için ayrı bir fatura şablonu oluşturun. Yeni bir hesap açtığınızda, sipariş minimumlarına göre kademesini atayın. Şablon, her zaman doğru fiyatlandırmayı kullanmanızı sağlar.

Minimumları faturaya belgeleyin: “Toptan fiyatlandırma, SKU başına [N]+ adetlik siparişler için geçerlidir. Minimumun altındaki karışık siparişler perakende fiyattan faturalandırılır.”

Kurumsal Hediye Siparişi Faturaları

Kurumsal hediye siparişleri — bayram hediyeleri, müşteri karşılama paketleri, çalışan takdiri — kapora gerektiren tek seferlik veya mevsimsel siparişlerdir.

Kurumsal Hediye Siparişi — [Şirket Adı] — [Tarih]:

• Sipariş: [Bayram Müşteri Hediye Programı / Çalışan Takdiri / Müşteri Karşılama Kiti]
• Miktar: [N] hediye seti
• Sevkiyat tarihi: [Tahmini tarih]
• Sevkiyat adresi: [Tek adres / birden fazla adres — ekteki listeye bakınız]

Yapılandırma (set başına):

• [Ürün 1] (set başına 1): birim maliyet [X] dolar × [N] = [toplam] dolar

• [Ürün 2] (set başına 1): birim maliyet [X] dolar × [N] = [toplam] dolar

• [Ürün 3] (set başına 1): birim maliyet [X] dolar × [N] = [toplam] dolar

• Özel paketleme ve markalı öğeler: kurulum ücreti [X] dolar + [Y] dolar/adet × [N] = [toplam] dolar

• Ürün ara toplamı: [toplam] dolar

• Özel paketleme toplamı: [toplam] dolar

• Nakliye ve elleçleme: [toplam] dolar

• Sipariş toplamı: [toplam] dolar

• Kapora (%50, sipariş onayında ödenir): [kapora] dolar

• Bakiye (sevkiyattan önce ödenir): [bakiye] dolar

• PO Numarası: [PO-####]

Çok adresli sevkiyat için (örneğin 80 farklı çalışan ev adresine gönderilen kurumsal hediyeler):

• Bir kalem ekleyin: “Bireysel adres sevkiyatı — 80 adres × [ücret] dolar/adres = [toplam] dolar”
• Adres listesini ayrı bir belge olarak ekleyin ve faturada ona atıfta bulunun

Abonelik Kutusu Faturaları

Abonelik kutuları satıyorsanız — aylık veya üç aylık özenle hazırlanmış sevkiyatlar — InvoiceFlow’un yinelenen fatura özelliği üzerinden faturalandırın.

Aylık Abonelik Kutusu — [Abone Adı] — [Ay Yıl]:

• Abonelik: [Kutu adı] — [Standart / Premium / Deluxe]
• İçerik: [Açıklama — özenle seçilmiş [N] ürün]
• Abonelik ücreti: [tutar] dolar/ay
• Fatura her ayın [N]. günü otomatik olarak oluşturulur ve gönderilir | Faturada gösterilen ödeme bağlantısı/yöntemiyle ödeyin
• Atlama veya iptal: [N] gün önceden bildirim gerekir

Kurumsal abonelik programları için (bir şirketin müşterilere veya çalışanlara aylık kutu göndermesi):

• Kurumsal ücret: [ücret] dolar/kutu × [N] alıcı = [aylık toplam] dolar
• PO Numarası: [PO-####] | Net-15

Hesap Türüne Göre Net Koşullar

Her toptan hesaba varsayılan olarak net-30 sunmak, alacak riski yaratır. Net koşulları hesap olgunluğuna göre yapılandırın:

• Yeni toptan hesaplar (ilk 3 sipariş): %50 kapora + sevkiyattan önce bakiye
• Yerleşik toptan hesaplar (3+ sipariş, zamanında ödeme geçmişi): Net-15
• Uzun vadeli hesaplar (12+ ay, tutarlı): Net-30
• Distribütör/satın alma grubu hesapları: İmzalı distribütör sözleşmesiyle Net-45
• Kurumsal hediye siparişleri: Hesap geçmişine bakılmaksızın %50 kapora + sevkiyattan önce bakiye
• Perakende/DTC: Anında (ödeme sayfasında ödeme)

İlk-üç-sipariş kuralı en önemlisidir. Bir hesap açık koşullara hak kazandığında, ödediklerini doğrulamış olursunuz. Geç ödeyenler kendilerini ilk üç siparişte belli eder.

Yeniden Satış Belgelerini Yönetmek

Satış vergisi muafiyeti talep eden her toptan hesap, geçerli bir yeniden satış belgesi sağlamalıdır. Gereksinimler:

1. İlk siparişten önce toplayın: Belge elinizde olmadan toptan siparişi işleme almayın
2. Son geçerlilik tarihlerini takip edin: Yeniden satış belgeleri sona erer (genellikle yıllık). InvoiceFlow’un Notlar alanı son geçerlilik tarihini saklayabilir; yenilemeyi 30 gün önceden işaretleyin
3. Bölgeye özel gereksinimler: Belgeler resmi makamlarca düzenlenir. Birden fazla bölgeye sevkiyat yapıyorsanız, bir bölgede geçerli olan bir belge başka bir bölgedeki satışları kapsamayabilir
4. Güvenli saklayın: Vergi denetimi amacıyla kopyaları en az 4 yıl saklayın

Faturada: “Yeniden satış belgesi dosyada — [Belge #####, Bölge, Son geçerlilik tarihi]“

Minimum Sipariş Gereksinimlerini Ele Almak

Toptan fiyatlandırma genellikle minimum sipariş miktarları (MOQ) gerektirir. Bunu her faturaya belgeleyin:

• “Toptan fiyatlandırma, MOQ’yu karşılayan siparişler için geçerlidir: SKU başına [N] adet”
• “MOQ altındaki kalemler perakende fiyattan faturalandırılır: [ücret] dolar”
• “Karışık siparişler: toptan SKU’lar toptan ücretten, hak kazanmayan SKU’lar perakende ücretten”

Bir hesap kademe minimumlarının altında sipariş verdiğinde, fiyatı sessizce değiştirmek yerine fiyat ayarlamasını faturaya belgeleyin. Bu, hesaplar siparişler arasındaki fiyat farklarını fark ettiğinde anlaşmazlıkları önler.

Online Mağaza B2B Faturalaması için InvoiceFlow Kullanmak

Kademeye göre ayrı şablonlar: Perakende, toptan ve distribütör fiyatlandırması için ayrı şablonlar oluşturun. Her şablonda, kademeye ait doğru birim fiyatları, net koşulları ve vergi muafiyeti notları önceden yüklüdür.

PO alanları: Bir B2B hesabına herhangi bir fatura göndermeden önce her zaman PO numarasını doğrulayın. Birçok kurumsal AP departmanı, geçerli bir PO olmadan faturaları işleyemez.

Kapora takibi: Kurumsal hediye siparişleri için, InvoiceFlow %50 kaporayı kaydeder ve doğru kalan tutarla bakiye faturasını oluşturur. Her iki fatura da aynı PO numarasına atıfta bulunur.

Yeniden satış belgesi notları: Her toptan hesap için belge numarasını ve son geçerlilik tarihini belgelemek üzere Notlar alanını kullanın. Süresi dolan belgeleri her çeyrekte gözden geçirin.

Yinelenen abonelik faturaları: B2B abonelik programları için InvoiceFlow’da aylık veya üç aylık abonelik faturalamasını ayarlayın. Fatura, faturalama tarihinde otomatik olarak oluşturulur ve gönderilir; alıcı, faturada gösterilen ödeme yöntemiyle öder.

InvoiceFlow’u indirin. Kademe fiyatlandırması, PO alanı ve yeniden satış belgesi notu içeren toptan fatura şablonunuzu oluşturun. %50 kapora yapısıyla kurumsal hediye şablonunuzu oluşturun. Üç ayda bir sipariş veren toptan hesap, bir aylık perakende ödeme satışından daha değerli — ve bu, profesyonel bir faturayla başlıyor.

InvoiceFlow, küçük işletme sahipleri için tasarlanmış ücretsiz bir Android faturalama uygulamasıdır. Profesyonel B2B faturaları gönderin, toptan fiyat kademelerini yönetin, yeniden satış belgelerini takip edin ve kurumsal hediye kaporalarını yönetin — hepsini telefonunuzdan.